Yrittäjällä on lakisääteinen velvollisuus huolehtia yrityksen kirjanpitoon kaikki sen toimintaa koskevat kuitit ja muut tositteet. Erityisesti yritystoiminnan alkuvaiheessa uudet yrittäjät kyselevät kirjanpitäjiltään paljon kuitteihin liittyviä kysymyksiä. Tässä artikkelissa vastaamme niistä yleisimpiin.

Kuitti on asiakirja, joka todentaa maksutapahtuman. Kuitti on todistus siitä, että kuitilla mainittu palvelu tai tuote on myyty ostajalle ja maksu on saatu kortilla, käteisellä tai niihin rinnastettavalla maksutavalla.

Kirjanpitoon tehtävien kirjausten on lain mukaan perustuttava päivättyihin ja järjestelmällisesti numeroituihin tai vastaavalla tavalla yksilöityihin tositteisiin.

Pelkkä tiliotteella näkyvä maksu ei kelpaa todisteeksi kirjanpitoon, vaan tapahtuma pitää todentaa tarkemmat tiedot sisältävällä tositteella.

Jos tuotteita tai palveluita ostetaan laskulla, tositteeksi kirjanpitoon riittää pelkkä lasku, kunhan siltä löytyy kaikki lain vaatimat laskumerkinnät. Laskumerkintävaatimuksia koskevat tiedot löytyvät arvonlisäverolaista.

Kuitin sisältämistä tiedoista on säädetty laissa, joka koskee kuitintarjoamisvelvollisuutta käteiskaupassa. Kuitin pitää sisältää:

Tunnistenumero tarkoittaa käytännössä kuitissa näkyvää juoksevaa numeroa, joka yksilöi tositteen. Juoksevan numeroinnin tarkoitus on varmistaa, ettei maksuja ole jäänyt välissä kirjaamatta.

Välillä kuiteissa saattaa esiintyä pelkkiä tuotekoodeja, jotka eivät selkeästi kerro, mitä tosiasiassa on ostettu. Myös juhlamokat ja pullapitkot ovat kirjanpitoon kelpaava kulu vasta siinä vaiheessa, kun täsmennät kyseisten tarjottavien tulevan liikeneuvotteluihin. Ostetusta palvelusta tai tuotteesta riippuen kuitin tietoja voi siis välillä olla syytä täydentää. Kirjanpitäjän on tiedettävä, millä tavalla kuitti liittyy yrityksen liiketoimintaan.

Hyvin laadittu kuitti on selkeä, informatiivinen ja se täyttää kaikki laissa asetetut vaatimukset. Esimerkkikuvan kuitista löydät Verohallinnon verkkosivuilta.

Kirjanpitoon ei tarvita alkuperäistä paperikuittia. Esimerkiksi pdf-muotoinen kuitti tai kuitista napattu valokuva riittää kirjanpitokelpoiseksi kuitiksi. Sähköisessä muodossa oleva kuitti ei voi haalistua tai hukkua yhtä helposti kuin paperinen kuitti. Procountor Solo ohjelmistoon sähköiseen muotoon talletetut kuitit säilyvät ohjelmassa hyvinä vuodesta toiseen.

Puhekielessä termillä sähköinen kuitti voidaan viitata mihin tahansa sähköisessä muodossa olevaan kuittiin – esimerkiksi sähköpostitse saapuvaan pdf-kuittiin tai kuitista otettuun valokuvakopioon.

Kaikkein pisimmälle viety sähköinen kuitti on niin sanottu eKuitti eli digitaalinen kuitti. eKuitti tarkoittaa kuittia, jonka data siirtyy rakenteisessa muodossa automaattisesti järjestelmästä toiseen. Kortilla maksaessasi kuittidata siirtyy automaattisesti sovellukseen, eikä kuittia tarvitse erikseen tulostaa, kuvata tai välittää eteenpäin sähköpostista.

Accountor Go-palvelussa kuitit toimitetaan kirjanpitoon Procountor Solo-ohjelmistolla. Säntillisyys ja aikamääreissä pysyminen on tärkeää, jotta kirjanpitäjä pystyy tekemään ajoissa kirjanpidon ja muodostamaan arvonlisäveroilmoitukset Verohallinnolle. Näin vältytään turhilta myöhästymismaksuilta.

Hukkuneet kuitit myös maksavat yritykselle rahaa, jos esimerkiksi pieniä käteiskuitteja jää hukuksiin ja sen takia kirjanpidon ulkopuolelle. Kadonneet kuitit tai kuiteista puuttuvat merkinnät aiheuttavat lisätyötä sekä kirjanpitäjälle että yrittäjälle.

Ei ole lainkaan harvinaista, että välillä yrityksen kuitteja jää kadoksiin tai maksuautomaatti tarjoaa lukukelvottoman kuitin. Yleensä myyjäliike pystyy onneksi pyydettäessä toimittamaan kopion kuitista.

Kirjanpitolaissa todetaan, että kirjanpitoon tehtyjen kirjausten on ”perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman”.

Jos ulkopuolisen antamaa tositetta – eli tässä tapauksessa kuittia – ei kuitenkaan ole saatavilla, kirjaus tulee lain mukaan todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatimalla ja asianmukaisesti varmennetulla tositteella.

Tällaisessa tilanteessa yrittäjän on itse annettava kirjanpitäjälle kirjallinen selvitys, josta ilmenevät muun muassa seuraavat asiat:

Kuitinantovelvollisuus on määritelty laissa. Se tarkoittaa, että elinkeinonharjoittajien on tarjottava palvelun tai tavaran ostajalle maksutapahtumasta todisteeksi kuitti, jos ostos maksetaan käteisellä rahalla, kortilla tai esimerkiksi lounas- tai liikuntasetelillä.

Vuonna 2014 voimaan tulleen lain tarkoituksena on torjua harmaata taloutta eli käytännössä sitä, ettei verotettavia tuloja jäisi kirjaamatta kirjanpitoon.

Kuitti voi olla sähköinen tai paperinen, ja se voidaan tarvittaessa kirjoittaa myös käsin. Kaikki tämän artikkelin alussa mainitut pakolliset tiedot on sisällytettävä kuitille.

Kuitintarjoamisvelvollisuus on kuitenkin rajattu siten, että laki ei koske:

Lakia myös sovelletaan vain sellaiseen liiketoimintaan, jonka tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa.

Asiakkaan ei tarvitse ottaa kuittia vastaan, mutta yrittäjän on toki merkittävä kaikki tapahtumat kirjanpitoon – halusi asiakas kuitin tai ei. Jos asiakas ei halua kuittia, sitä ei ole pakko tulostaa.

Kuitintarjoamisvelvollisuuden laiminlyönnistä voi saada seuraamismaksun, jonka määrä vaihtelee 300 eurosta 1000 euroon.

Verohallinnon verkkosivuilta voit lukea lisätietoa yleisimmistä kuitinantovelvollisuuteen liittyvistä kysymyksistä.

Maksupäätteessä oleva vika tai kassakoneen temppuilu ei poista yrittäjän kuitintarjoamisvelvollisuutta. Kuitin kirjoittaminen on mahdollista myös käsin, ja piirongin kätköistä löytyvä paperinen kuittivihko voikin olla yrittäjälle hyvä hätävara.

Kenties vielä näppärämpi työkalu on sähköisessä muodossa oleva ilmainen kuittipohja, josta löydät esimerkin Isoltan verkkosivuilta. Kuittipohjan avulla luodun kuitin voi tulostaa tai lähettää asiakkaan sähköpostiin.

Valmis kuittipohja voi olla hyödyllinen myös yksityishenkilölle, joka myy yritykselle käytetyn tavaran, kuten kannettavan tietokoneen. Yritys tarvitsee ostosta kuitin, jotta se voi merkitä hankinnan kirjanpitoon vähennyskelpoiseksi kuluksi.

Kuittiin tulee merkitä myyjän ja ostajan tiedot sekä tieto siitä, mitä on myyty, milloin ja millä hinnalla.