Moni uusi yrittäjä joutuu aika ajoin pohtimaan oman kirjanpitäjänsä kanssa edustuskulujen vähennysoikeuteen liittyviä seikkoja.
Onkin erittäin tärkeää, että yrittäjänä tiedät, mitkä asiat lasketaan vähennyskelpoisiksi neuvottelu- tai markkinointikuluiksi ja mitkä puolestaan ovat edustuskuluja, joista saa tuloverotuksessa vähentää puolet.
Viimeisen vajaan kymmenen vuoden aikana edustuskuluja koskevaa sääntelyä on aina silloin tällöin muutettu, mutta miltä tilanne näyttää vuonna 2023?
Alla on käyty lyhyesti läpi tärkeimmät aiheeseen liittyvät perusasiat.
Mitä edustuskulut ovat kirjanpidossa?
Napataan alkuun pitkähkö rimpsu viranomaiskieltä:
Edustusmenoina pidetään Verohallinnon ohjeen mukaan asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin vastaaviin elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja, joilla pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen taikka muutoin toiminnan edistämiseen. Edustusmenot kohdistuvat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin.
Edustuskuluja ovat siis kulut, joita yritykselle aiheutuu asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden syöttämisestä, juottamisesta tai viihdyttämisestä tarkoituksena edistää liikekumppanuutta ja -suhdetta.
Edustusmenoista saa tuloverotuksessa vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäveron vähennysoikeutta edustuskuluilla ei kuitenkaan ole.
Edustustilaisuus vai markkinointitilaisuus?
Markkinointitilaisuudet ovat lähtökohtaisesti avoimia tilaisuuksia, eikä yritys ole rajannut ennalta osallistujajoukkoa. Tyypillisin esimerkki lienee messut.
Edustustilaisuudet puolestaan ovat yleensä firman puolesta ennalta rajattuja ja tilaisuuteen on kutsuttu valikoitu joukko ihmisiä.
Jos tilaisuudessa on tarjolla myös alkoholia, katsoo verottaja hyvin suurella todennäköisyydellä, että kyseessä on edustustilaisuus ja täydet vähennykset jäävät tällöin saamatta.
Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi. Poikkeus voi kuitenkin syntyä sellaisessa harvinaisessa tilanteessa, jossa yritys jakaa mainoslahjana omaa alkoholituotettaan ja myös muut mainoslahjaksi tulkitsemisen edellytykset täyttyvät.
Rajanvetoa markkinointi- ja edustustilaisuuksien välillä on puitu seikkaperäisemmin Verohallinnon ohjeistuksessa.