Pidä mielessä kirkkaana liiketoimintasi yritysmuoto. Tämä vaikuttaa suuresti kululajin valintaan mm. yhtiöstä nostettavien varojen nostotilanteissa. Toiminimiyrittäjä voi nostaa yrityksestään rahaa yksityisnostoina, kun taas osakeyhtiössä kaikki siirrot tulee suorittaa palkanmaksuna, kulukorvauksena tai osingonnostona. Procountor Solon kululajivalikossa on valmiiksi näkyvillä vain oman yhtiömuotosi kululajit, joten valinta on helppoa.

Yrityksen toimiala vaikuttaa merkittävästi siihen, miten kululajit valitaan kirjanpidossa. Jokaisella toimialalla on omat erityispiirteensä ja kulujen valinta kirjanpidossa heijastelee näitä piirteitä. Esimerkiksi valmistusteollisuudessa keskeisiä kuluja voivat olla raaka-aineet, työvoimakustannukset ja tuotantokustannukset, kun taas palvelualoilla painopiste voi olla enemmän henkilöstökuluissa ja markkinointikuluissa.

Esimerkiksi polttoainekulujen kirjaamisessa yrityksen toimialalla on suuri merkitys. Tässä kolme esimerkkiä siitä, miten yrityksen toimiala voi vaikuttaa kululajin valintaan. Kaikki esimerkit ovat yritysmuodoltaan osakeyhtiöitä.

Oikean kululajin valintaan vaikuttavat myös verottajan määräykset ja säädökset.

Esimerkiksi kotimaasta ostetulle internet-markkinointipalvelulle valitaan kululajiksi internetmainonta, mutta jos palvelu tilataan ulkomailta EU-alueen sisältä, oikea valinta löytyykin Ostojen valikosta; hankinnat muista EU-maista. Verottaja seuraa tavaroiden ja palvelujen liikkumista EU:n sisällä ja hankinnat tulee ilmoittaa kuukausittaisilla alv-ilmoituksilla.

Toimialakohtaiset verolainsäädännöt voivat vaikuttaa siihen, miten tietyt kulut kirjataan ja raportoidaan verotusta varten. Esimerkiksi tutkimus- ja kehityskustannuksilla voi olla erilaiset veroseuraukset eri toimialoilla.

Kululajin valinnalla voidaan määritellä, kuinka tarkasti halutaan seurata yrityksen kulurakennetta. Solossa on automaattisesti yhtiömuotosi mukaiset peruskululajit. Halutessasi seurata jotain kululajia tarkemmin, voit pyytää kirjanpitäjääsi perustamaan lisää kululajeja tarpeidesi mukaisesti. Jos esimerkiksi taksialan yrittäjänä haluat seurata tuloslaskelmallasi erikseen polttoainekuluja ja kaluston pesukuluja, näille voidaan perustaa erilliset ostojen kululajit

(uusien kululajien lisäämisestä veloitetaan niiden lisäämiseen kuluvan ajan mukaan lisäpalveluhinnaston mukainen veloitus. Muutaman uuden kululajin lisääminen vie aikaa arviolta 15 minuuttia)

Kululajien valinnalla vaikutetaan yrityksen raportointiin ja esim. todellista kate-tuottolaskelmaa ei voida laatia, mikäli tuloslaskelman materiaaliaalit ja tarvikkeet-otsakkeen alle kuuluvat kulut kirjataankin liiketoiminnan muihin kuluihin.

Kulujen tarkka ryhmittely voi olla tärkeää liiketoiminnan ymmärtämisen kannalta, mutta ei lainkaan välttämätöntä. Kaikki kulut vähentävät aina yrityksen tulosta ja maksettavan veron määrää. Lopullisen lopputuloksen kannalta ei haittaa, vaikka kaikki kulut kirjattaisiin yhden ja saman kululajin alle. Silloin yrityksen johdon on vaikea saada tarvittavaa tietoa päätöksentekonsa tueksi. Tarkka kulujen erittely auttaa paremmin hahmottaa yrityksen toimintaa.