Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä asioita sinun tulee huomioida kululajin valinnassa Accountor Go -palvelussa.
Kirjanpidon avulla varmistetaan yrityksen talouden selkeys ja läpinäkyvyys. Jotta lopputulos on edellä mainitun kaltainen, on oikean kululajin valinta tärkeää. Kun käsittelet Procountor Solon tiliotetapahtumia tai lisäät ohjelmaan kuitteja, valitsemasi kululaji antaa suuntaa siitä, mille tilille tapahtuman kirjaukset ohjautuvat kirjanpidossa. Oikean kululajin valinta on useimmiten helppoa, mutta uudelle ja toisinaan kokeneemmallekin yrittäjälle saattaa tulla vastaan tapahtumia, joissa kululaji valinta on vaikeaa.
Seuraavassa muutamia pääperiaatteita, jotka vaikuttavat valintaan.
Liiketoiminnan luonne ja yhtiömuoto
Pidä mielessä kirkkaana liiketoimintasi yritysmuoto. Tämä vaikuttaa suuresti kululajin valintaan mm. yhtiöstä nostettavien varojen nostotilanteissa. Toiminimiyrittäjä voi nostaa yrityksestään rahaa yksityisnostoina, kun taas osakeyhtiössä kaikki siirrot tulee suorittaa palkanmaksuna, kulukorvauksena tai osingonnostona. Procountor Solon kululajivalikossa on valmiiksi näkyvillä vain oman yhtiömuotosi kululajit, joten valinta on helppoa.
Yrityksen toimiala
Yrityksen toimiala vaikuttaa merkittävästi siihen, miten kululajit valitaan kirjanpidossa. Jokaisella toimialalla on omat erityispiirteensä ja kulujen valinta kirjanpidossa heijastelee näitä piirteitä. Esimerkiksi valmistusteollisuudessa keskeisiä kuluja voivat olla raaka-aineet, työvoimakustannukset ja tuotantokustannukset, kun taas palvelualoilla painopiste voi olla enemmän henkilöstökuluissa ja markkinointikuluissa.
Esimerkiksi polttoainekulujen kirjaamisessa yrityksen toimialalla on suuri merkitys. Tässä kolme esimerkkiä siitä, miten yrityksen toimiala voi vaikuttaa kululajin valintaan.
Kuljetusalan yritys / yrityksen auto
yrityksen työntekijä ajaa päätoimisesti betonia tehtaalta työmaille
yritys käyttää polttoainetta toimintansa ''raaka-aineena'
kulut ovat yhtiön toiminnan kannalta olennaisia
kululajiksi valitaan
ostot 24 %, joka löytyy kululajivalikon päävalikon 'osto, tuonti ulkomailta tai alihankinta' alta
Markkinointialan yritys / yrityksen auto
Toimitusjohtaja käy satunnaisesti tapaamassa asiakkaitaan yrityksen autolla
Hän suorittaa auton tankkauksen yrityksen pankkikortilla
Ostotapahtuman kululajiksi valitaan
polttoaineet, joka löytyy ajoneuvokulut valikon alta. Lisätiedoksi lisätään käytetyn auton rekisterinumero.
Markkinointialan yritys / oma auto
toimitusjohtaja käy satunnaisesti tapaamassa asiakkaitaan, ajaa matkat omalla autollaan
Toimitusjohtaja tankkaa auton omakustanteisesti omalla rahallaan
korvaus omalla autolla ajetuista kilometreistä veloitetaan yritykseltä kilometrikorvauksina ajettujen kilometrien mukaan (ajopäiväkirjan mukaisesti)
Kilometrikorvaukset maksatetaan Solon palkat -osiossa yleensä palkanmaksun yhteydessä
Maksu tiliöityy automaattisesti oikein ja ohjelma suorittaa myös kilometrikorvauksista vaadittavan tulorekisteri-ilmoituksen
Veromääräykset
Oikean kululajin valintaan vaikuttavat myös verottajan määräykset ja säädökset.
Esimerkiksi kotimaasta ostetulle internet-markkinointipalvelulle valitaan kululajiksi internetmainonta, mutta jos palvelu tilataan ulkomailta EU-alueen sisältä, oikea valinta löytyykin Ostojen valikosta; hankinnat muista EU-maista. Verottaja seuraa tavaroiden ja palvelujen liikkumista EU:n sisällä ja hankinnat tulee ilmoittaa kuukausittaisilla alv-ilmoituksilla.
Toimialakohtaiset verolainsäädännöt voivat vaikuttaa siihen, miten tietyt kulut kirjataan ja raportoidaan verotusta varten. Esimerkiksi tutkimus- ja kehityskustannuksilla voi olla erilaiset veroseuraukset eri toimialoilla.
Raportoinnin tarve
Kululajin valinnalla voidaan määritellä, kuinka tarkasti halutaan seurata yrityksen kulurakennetta. Solossa on automaattisesti yhtiömuotosi mukaiset peruskululajit. Halutessasi seurata jotain kululajia tarkemmin, voit pyytää kirjanpitäjääsi perustamaan lisää kululajeja tarpeidesi mukaisesti. Jos esimerkiksi taksialan yrittäjänä haluat seurata tuloslaskelmallasi erikseen polttoainekuluja ja kaluston pesukuluja, näille voidaan perustaa erilliset ostojen kululajit
OSTOT / polttoaineet
OSTOT / autojen pesukulut
(uusien kululajien lisäämisestä veloitetaan niiden lisäämiseen kuluvan ajan mukaan lisäpalveluhinnaston mukainen veloitus. Muutaman uuden kululajin lisääminen vie aikaa arviolta 15 minuuttia)
Kululajien valinnalla vaikutetaan yrityksen raportointiin ja esim. todellista kate-tuottolaskelmaa ei voida laatia, mikäli tuloslaskelman materiaaliaalit ja tarvikkeet-otsakkeen alle kuuluvat kulut kirjataankin liiketoiminnan muihin kuluihin.
Kulujen tarkka ryhmittely voi olla tärkeää liiketoiminnan ymmärtämisen kannalta, mutta ei lainkaan välttämätöntä. Kaikki kulut vähentävät aina yrityksen tulosta ja maksettavan veron määrää. Lopullisen lopputuloksen kannalta ei haittaa, vaikka kaikki kulut kirjattaisiin yhden ja saman kululajin alle. Silloin yrityksen johdon on vaikea saada tarvittavaa tietoa päätöksentekonsa tueksi. Tarkka kulujen erittely auttaa paremmin hahmottaa yrityksen toimintaa.
Procountor Solon kululajivalikko
Procountor Solossa kululajit on jaoteltu pääotsikoiden alle, jotta oikean kululajin valinta olisi helpompaa. Kululajien päävalikosta aukeaa tarkempi kululajivalikko.
Samanlaisille kuluille valitaan aina sama kululaji.
Jos olet epävarma kululajin valinnassa, älä epäröi kysyä apua. Mitään katastrofaalista ei tapahdu, vaikka valitsisit väärän kululajin. Voit myös kirjoittaa kommenttikenttään lisätietoja, miksi päädyit valitsemaan ko. kululajin. Sinulla on aina paras tietämys, mihin hankintojasi yritystoiminnassasi käytetään. Kirjanpitäjä voi tarjota arvokasta asiantuntemusta ja auttaa sinua, mikäli haluat tarkastella yrityksesi kulurakennetta tarkemmin. Ammattilainen voi myös auttaa sinua ymmärtämään verolainsäädännön monimutkaisuuksia, joihin myös kululajin valinta voi vaikuttaa.
Edustus-, kokous-, myynti- vai markkinointikulu?
Näiden kulujen oikea kirjaus on yksi haasteellisimmista vaiheista ja niihin tarvitaan usein myös lisäselvityksiä, jotta kirjanpitäjä osaa ne oikein tulkita. Kululajin valinnalla on olennainen osuus kulun alv- ja verokäsittelyyn. Valintaan vaikuttaa tilaisuuden/hankinnan luonne ja tarkoitus sekä kulujen luonne ja osallistujat. Lue näistä kuluista ja niiden vaikutuksista yrityksesi verotukseen lisää verottajan sivuilta Markkinointi- ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa - vero.fi.
Mitä jos valitsin väärän kululajin?
Ei hätää, kirjanpitäjäsi käy koko kirjanpitoaineistosi läpi ja tarkastaa valintasi. Mikäli toistuvasti käytät jollekin ostotyypille väärää kululajia, hän opastaa sinua jatkossa valitsemaan oikein.
Liiketoimintasi kasvaa ja raportointi tarpeet muuttuvat ajan myötä. Seuraa jatkuvasti kirjanpitotiliesi toimivuutta raportointitarpeeseesi. Ole valmis päivittämään kirjanpitoasi vastaamaan liiketoimintasi kehitystä, jotta saat kirjanpidosta parhaan mahdollisen avun liiketoimintasi seuraamiseen.
Olemme apunasi mielellämme, mikäli sinulle heräsi kysyttävää.