Olgu sul vaja, et tuhanded kliendid kinnitaksid uuendatud tingimused või sajad töötajad allkirjastaksid uue töötajate käsiraamatu – hulgiloomine pakub selleks lihtsat lahendust.
Et paremini mõista, kuidas mallist dokumente hulgina luua, vaatame läbi näite, kus genereeritakse palju töölepingute lisasid, mis saadetakse tulevastele töötajatele allkirjastamiseks.
Protsess koosneb kolmest sammust:
Dokumentide hulgiloomine
Samm 1 - Dokumendi malli ettevalmistus
Kõigepealt tuleb ettevalmistada dokumendi mall, mida saab teha kas MS Wordis või Google docis. Kasuta kindlasti docx formaati. Vanemad doc formaadid ei ole toetatud.
Väljad, mis soovitakse automaatselt täita, tuleb märkida dünaamiliste väljadena kasutades {{topeltkõveraid_sulgusid}}.
Mallide ettevalmistamise kohta saad rohkem lugeda siit: Agrellos mallide loomine.
Kui see samm on tehtud, võid liikuda järgmise juurde.
Samm 2 - Valmista ette Excel
Järgmiseks valmistame ette Exceli faili, kus on kirjas kõik andmed, mis dokumenti lisatakse.
Meie näite puhul, kus teeme töö lepingu muudatusi peab iga töötaja jaoks peab olema eraldi rida ning iga dünaamilise välja jaoks eraldi veerg.
Tabel peab kindlasti sisaldama kas konkreetse töötaja e-posti aadressi, kellele allkirjastamise kutse saadetakse.
Pane tähele, et Exceli faili nimes ei tohi olla tühikuid.
Laadi alla exceli mall
Et teha eelnev samm lihtsamaks, saad pärast malli üleslaadimist Agrellosse alla laadida eelnevalt koostatud Exceli malli.
Nii võid olla kindel, et ükski väli pole puudu ja andmed sobitatakse automaatselt, kui alustad dokumentide loomise protsessi.
Samm 3 - Dokumentide mass loomine
Nüüd oled valmis kasutama hulgiloomise funktsiooni, et luua korraga mitu dokumenti.
Malli vaates klõpsa nupul „Kasuta malli“ ja vali „Loo dokumendid hulgina“.
Seejärel vali lõplik failiformaat, mis sobib sinu riigi või ärivajadustega.
Avaneb hulgiloomise viisard.
Laadi oma excel üles
Vali Exceli oma excel ja laa
Märkus: süsteem lubab importida kuni 1000 rida ühest failist, kuid ühe partiiga saab luua maksimaalselt 100 dokumenti.
Samm 4 - seosta exceli ja malli väljad
Nüüd pead määrama, millisest Exceli veerust leiab süsteem allkirjastajate e-posti aadressid. Kui kasutad eelnevalt loodud malli, peaks kõik sobituma automaatselt, kuid vajadusel saad seoseid muuta.
Vali õige(d) veerg(ud) ja klõpsa „Jätka“.
Kontrolli väljade seoseid ja vajadusel muuda
Selles etapis seostad malli andmeväljad Exceli veergudega. Kui kasutasid eelnevalt alla laaditud Exceli malli, on seosed enamasti juba automaatselt tehtud, kuid saad neid soovi korral muuta.
Siin näeme, milline näeb protsess välja pärast lõpetamist.
Kui oled valmis, Klõpsa jätka.
Viimases etapis määrame iga dokumendi dünaamilise nime. Dünaamiline dokumendinimi koosneb malli nimest + ühest andmeveerust. Näiteks: „Töötaja käitumiskoodeks – Jarmo Tuisk“.
Soovi korral võid lisada Excelisse eraldi veeru dokumendinime jaoks.
Selle jaoks lisa Exceli tabelisse veerg nimega näiteks „document name“, nagu allolevas näites.
Seejärel vali hulgiloomise viisardis dokumendinime seadistamisel oma dokumendinime veerg.
Kui see on tehtud, klõpsa „Loo dokumendid“.
Sõltuvalt Exceli ridade arvust võib dokumentide loomine võtta paar sekundit kuni paar minutit. Kui dokumendid kohe ei ilmu, oota veidi ja värskenda kausta vaadet.
Viimane samm - kontrolli dokumendid üle ja saada allkirjastamisele
Kõik dokumendid luuakse olekusse „valmistamisel allkirjastamiseks“, nii et saad need enne välja saatmist rahulikult üle vaadata. Korraga välja saatmiseks võid kasutada hulgi saatmise funktsiooni. Selleks muuda dokumendid aktiivseks ja vajuta Saada nuppu.
Pärast saatmist saad allkirjastamise kulgu ja dokumentide valmimist jälgida oma dokumendikausta Progress-vaates.