Leuk dat je gaat starten met Aimy!
In dit artikel een stappenplan om te starten. Na het lezen van dit artikel kun je medewerkers aanmaken, beschikbaarheid opgeven, behandelingen toevoegen en afspraken plannen. Onderaan het artikel vind je een video-tutorial om succesvol te starten.
Stap 1: Voer medewerkers op
Medewerkers kun je opvoeren door naar Account > Profiel te gaan en onder het tabje “Medewerkers” op de "medewerker toevoegen" te klikken. Naam en e-mailadres zijn verplichte velden voor het instellen van medewerkers.
Stap 2: Voer een categorie op
Categorieën dien je op te voeren om in de volgende stap services (ook wel behandelingen) aan te kunnen maken. Categorieën kun je toevoegen door naar Account > Profiel te gaan en onder het tabje “Services” een categorie toe te voegen. Vul hier vervolgens de naam in van de categorie die je wilt hebben.
Stap 3: Services (ook wel behandelingen instellen)
De services zul je gaan gebruiken, wanneer je in de agenda afspraken gaat toevoegen. Het instellen van services doe je via Account > Profiel. Onder het tabje “Services” voeg je een service toe. Voor het opvoeren van een service zijn de volgende gegevens nodig:
Naam service
Prijs service (incl. BTW)
BTW percentage
Tijd service
Inwerktijd van de service (ook wel pose tijd genoemd)
Categorie waar de service onder valt
Kleur van de afspraak in de agenda (alleen wanneer kleuren per service aanstaan - zie artikel bepaal kleur afspraken in de agenda)
Stap 4: Beschikbaarheid instellen
De laatste stap voordat je aan de slag kunt met de agenda, is het instellen van de beschikbaarheid. Hier geef je tijden op waarin afspraken geboekt kunnen worden (o.a. via online widget, whatsapp of handmatig in de agenda). Beschikbaarheid kun je terug vinden onder Account > Beschikbaarheid. En vervolgens ga je naar het tabje "Roosters".
Hier kun je, via de Actie-knop per medewerker standaard beschikbaarheid (komt in een vast patroon voor) invoeren of extra werkdagen of -uren (komt incidenteel voor) aangeven.
Standaard beschikbaarheid: dit is het vaste rooster van de medewerker. Deze heeft een startdatum (ingangsdatum rooster) en geen einddatum. Per dag kan de beschikbaarheid worden ingesteld. Ook heb je de mogelijkheid om pauzes toe te voegen. Die komen vervolgens direct in de agenda (en zijn verschuifbaar).
Ook extra werkdagen kunnen worden opgevoerd bij beschikbaarheid. Dit zijn bepaalde dagen die een medewerker buiten het vaste rooster om werkt.
Stap 5: aan de slag met de agenda
Na het opvoeren van de gegevens in stap 1 t/m 4 kun je aan de slag met de agenda. Een afspraak kan worden aangemaakt door in de agenda op een dag te klikken en onder het tabje "Afspraak" een afspraak in te vullen.