In dit artikel behandelen we het toevoegen van het rooster (de beschikbaarheid) per medewerker. We zoomen in op standaard werktijden, extra werkdagen, ziekte dagen en vakantie dagen. Tevens geven we aan hoe de beschikbaarheid zichtbaar wordt in de agenda en de online afspraken widget. Ook laten we zien waar je een overzicht van de roosters van jouw team kunt bekijken. Onderaan het artikel kun je een video terugvinden voor het instellen van de beschikbaarheid.

Waar kan ik het rooster instellen?

De beschikbaarheid van de medewerkers kan terug worden gevonden onder Profiel > Beschikbaarheid > tabje Roosters. Via dit scherm kun je per medewerker de volgende acties uitvoeren:

  1. Rooster (standaard beschikbaarheid en pauzes) instellen

  2. Extra werkdagen en uren instellen

  3. Vakantie dagen opvoeren

  4. Ziekte dagen opvoeren

Rooster instellen

De standaard werktijden en pauzes vallen onder een herhaal rooster, dat elke week terug komt in de agenda. Bij het instellen van het rooster dien je een startdatum van het rooster in te stellen. Per dag kun je aangeven wat de start- en eindtijd van het werken op een dag is. Tevens kun je per dag een standaard pauze toevoegen. Deze wordt direct zichtbaar in de agenda en is verschuifbaar (en kleiner te maken) in de agenda. Als laatst kun je nog aangeven of dit rooster voor iedere week geldt, of dat de medewerker om de week werkt (selecteer dan even of oneven).

Extra werkdagen

Extra werkdagen geef je per dag op. Dit zijn extra dagen naast het standaard rooster. Denk hierbij aan een extra werkdag in verband met de feestdagen. Per extra werkdag kun je ook een pauze opvoeren die direct zichtbaar is in de agenda.

Vakantie dagen opvoeren

Bij beschikbaarheid kan je ook de vakantie dagen van een medewerker opvoeren. Dit kunnen verschillende type vakantie dagen zijn. Alleen de optie "Vakantie" gaat van de vakantie uren af van een medewerker. De overige opties (Lange termijn afwezig, CAO feestdag etc.) zijn voor de administratie van de medewerker.

Let op! Het opvoeren van beschikbare vakantie uren per medewerker kan worden gedaan bij "rollen" in de software.

Ziekte dagen opvoeren

De laatste actie die gedaan kan worden in het beschikbaarheid overzicht is het opvoeren van ziekte dagen. Dit zijn de dagen dat een medewerker ziek is. Per ziekte dag kan je een reden toevoegen. Deze worden getoond in het uren overzicht.

Hoe worden de uren berekend in beschikbaarheid?

De vakantie en ziekte dagen worden berekend op basis van de start- en einddatum. Dit wordt afgezet tegen de uren dat een medewerker beschikbaar is. Wanneer die niet beschikbaar is worden deze uren niet toegerekend aan opgenomen vakantie en/of ziekte uren.

Hoe wordt de beschikbaarheid getoond in de agenda en de online afspraken widget?

  • Agenda: beschikbaarheid is het witte gedeelte van de agenda. Wanneer een medewerker een dag niet werkt wordt die niet getoond op die specifieke dag. Niet-beschikbaar is het grijze gedeelte van de agenda. Vakantie en ziekte dagen worden getoond door een grijs blok in de agenda. De reden, zoals "Vakantie" wordt getoond in de agenda.

  • Online afspraken widget: de beschikbaarheid uit de agenda wordt overgenomen voor de verschillende tijdsloten dat een medewerker beschikbaar is in de online afspraken widget. Is een medewerker niet beschikbaar (geen beschikbaarheid en/of geblokt vanwege pauze, vakantie en/of ziekte) dan wordt er voor die momenten geen tijdsloten getoond in de widget.

Team-pagina

Onder Account > Beschikbaarheid > Tabje Roosteroverzicht kun je een overzicht vinden van het rooster van alle medewerkers. Via de filters bovenin het overzicht kun je de salon selecteren en voor welke week jij het overzicht wilt uitdraaien. Nu kun je per dag in één overzicht het rooster van jouw medewerkers zien.

Schermafbeelding_2021-05-14_om_09.51.16.png

Tutorial beschikbaarheid instellen

Heb je het antwoord gevonden?