Mit unserem neuen Tool im Menü "RECHNUNGEN" innerhalb jeder Reservierungsmaske ist das Generieren bzw. Herunterladen von Rechnungen nun ein Kinderspiel. Wir zeigen Ihnen, wie es geht:

Sobald eine Buchung generiert wird, erzeugt unsere Software eine Proformarechnung (Folio) - aus diesem Grund steht auch im unteren Bereich der Hinweis, dass diese Rechnung noch nicht die endgültige MwSt-pflichtige Rechnung ist:

Diese Proformarechnung können Sie je nach Bedarf bearbeiten und anpassen:

In der oberen Leiste der Bearbeitungsmaske stehen Ihnen nützliche Funktionen zur Verfügung:

Diese Funktionen können Sie anklicken, sobald Sie mit der Bearbeitung der Rechnungsdaten fertig sind (die Funktionen "Verschieben" und "%Rabatt hinzufügen" werden nur aktiviert, sobald Sie das Kästchen neben den angezeigten Rechnungspositionen angeklickt haben.
Unterhalb dieser Menüleiste werden automatisch sämtliche Reservierungsdaten angezeigt:

  1. die Gästedaten inklusive Adresse - wenn diese Daten von den Portalen erfasst wurden sowie
  2. die Rechnungsnummer, welche automatisch von unserer Software vergeben wird. Diese kann jedoch auch individuell definiert werden:

3. Die Sprache der Rechnung ist abhängig von der gewählten Sprache im "Gästenamen". Die Sprache können Sie wie folgt anpassen:

  • Klicken Sie bitte auf den Stift neben dem Namen; dann erscheint folgender Hinweis und nach dem Anklicken erscheint eine Menüauswahl:
  • Wählen Sie "Kunden bearbeiten"
  • In der geöffneten Bearbeitungsmaske wählen Sie die deutsche Sprache aus, indem Sie auf English und dann auf  "Deutsch" anklicken:

4. Mit dem Stift können Sie diese Angaben anpassen und dann speichern, d.h. solange Sie die Rechnung noch bearbeiten (weil Sie eventuell Zusatzleistungen berechnen müssen), sehen Sie auf der rechten Seite nur ein Datum. Dieses Datum ist nicht das Rechnungs-, sondern das Buchungsdatum, was auch in erster Linie maßgebend für den Buchungsvorgang ist.

5. Sobald Sie aber eine steuerrelevante Rechnung erstellen, wird zusätzlich das Rechnungsdatum (als "Steuerdatum") angezeigt. Dieses Rechnungsdatum bezieht sich immer auf den Tag der Rechnungserstellung, welchen Sie über den Stift optional ändern können:


6. Die zimmer- und tarifspezifschen Angaben mit Aufschlüsselung pro Tag und Steuerart - je nach Steuerartkonfiguration (im Menü "Steuer"):

Wenn Sie auf die Kästchen neben den Rechnungspositionen klicken, können Sie diese zusätzlich mit den Funktionen "Verschieben" und "%Rabatt hinzufügen" bearbeiten:

Falls Sie eine zusätzliche Steuerart hinzufügen möchten, dann besteht die Möglichkeit dies zu tun (einfach auf den + klicken):

Beide Funktionen werden dann mit einer blauen Farbe angezeigt:

Das ist eine komfortable und praktische Vorgehensweise, wenn Sie zum Beispiel innerhalb einer Gruppenbuchung schnell und flexibel separate Rechnungen pro Gast / Zimmer erstellen möchten (dabei verschieben Sie die ausgewählte Position in eine neue Proformarechnung) oder der ausgewählten Rechnungsposition einen Rabatt zuordnen möchten.

Bei Bedarf können Sie weitere Positionen mit Extra-Dienstleistungen aufnehmen, falls Ihr Gast diese während seines Aufenthaltes verzehrt hat.

Wenn Sie die Zahlung durchführen möchten, brauchen Sie nur auf den dafür vorgesehenen Link "Zahlung durchführen" zu klicken:

Nun gibt es zwei Wege, wie die Zahlung erfolgen kann:
a) über die Maske, in der Sie die Kreditkartendaten mit Ihrem Passwort abfragen können (wenn Sie keine automatisierte Zahlungsabwicklung beauftragt haben):

oder
b) über die automatisierte Zahlungsabwicklung, wenn Sie mit einem Dienstleister wie z.B. Stripe zusammenarbeiten. In diesem Fall erscheint folgende Maske:

 Wenn Sie auf "OPTIONEN" klicken, öffnet sich folgendes Auswahlmenü, welches vom beauftragten  Zahlungsdienstleister (Payment-Gateway) gesteuert wird:

Am oben genannten Beispiel sehen Sie, wie die durchgeführten Zahlungstransaktionen angezeigt werden.

Auf der Rechnung sind diese Angaben ebenfalls sichtbar:

Diese Proformarechnungen können Sie drucken oder als PDF verfassen, sodass Sie - bevor Sie die finale Rechnung erstellen - eine letzten Check machen können.
Wenn Sie mit allen Konfigurationen fertig sind, können Sie die Rechnung erstellen, indem Sie auf den Link "Rechnung erstellen" klicken.

Hinweis:
Die Angaben im Footer mit Ihrer Adresse, Bankverbindung etc. können Sie einmalig im Menü "Rechnung" eingeben:

Bitte unter Standardnotizen die Daten untereinander eingeben:

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