Alla on kuvattu kirjanpitoaineiston lakisääteinen vähimmäissäilytysaika.
Tositteet – 6 vuotta
Tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto tarkoittaa käytännössä kirjanpidon pohjalta laadittuja viranomaisilmoituksia, kuten arvonlisävero- ja tuloveroilmoitukset.
Tilinpäätös, kirjaukset, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista – 10 vuotta
Tilinpäätös, kirjanpidot (eli tehdyt kirjaukset aika- ja asiajärjestyksessä), tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Kannattaa muistaa, että nämä ovat vain vähimmäissäilytysaikoja. Esimerkiksi eräät EU-tuet edellyttävät pidempää säilytystä. Työlainsäädäntöön puolestaan sisältyy velvoite antaa työtodistus 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä.
Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen ilmoitettava Kaupparekisteriin, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.