Als Mitglied eines Externen Dienstleisters erhältst du Anfragen von Fallverantwortlichen. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Anfragen empfängst, bearbeitest und beantwortest.
Anfragen beim Externen Dienstleister
Sicht der Administrator:in
Als Administrator:in des Externen Dienstleisters bist du dafür verantwortlich, eingehende Anfragen zu verwalten:
Eingehende Anfragen sehen — Neue Anfragen erscheinen in der Anfrageübersicht im Bereich «Experte zuteilen» mit dem Status «Nicht zugewiesen»
Expert:in zuweisen — Weise die Anfrage einer Expert:in in deinem Team zu
Überblick behalten — Sieh den Status aller Anfragen bei deinem Externen Dienstleister
Sicht der Expert:in
Als Expert:in siehst du die dir zugewiesenen Anfragen:
Zugewiesene Anfragen — Alle Anfragen, die dir zugewiesen wurden, erscheinen in deiner Übersicht
Falldokumente einsehen — Du hast Zugriff auf die Dokumente, die dir für die Anfrage freigegeben wurden. Bis wann dein Zugriff dauert, steht in der E-Mail, mit der du zur Anfrage hinzugefügt wirst, und auf deiner eigenen Karte unter Empfänger:innen
Gemeinsame direkte Anfragen — Eine direkte Anfrage ohne Administrator:in kann dich zusammen mit weiteren Personen nennen. Alle lesen denselben Chat, und du wirst über jede neue Nachricht benachrichtigt. Nennt dich jemand mit @, ist dein Name in der Nachricht hervorgehoben — sehen können sie trotzdem alle Beteiligten. Die E-Mail zu einer neuen Nachricht nennt alle Personen der Anfrage.
Aus einer Anfrage entfernt — Entfernt dich die Absender:in oder eine Workspace-Administrator:in, erfährst du, dass du aus der Anfrage entfernt wurdest, und der Zugriff, den dir diese Anfrage gewährt hat, endet — ausser eine andere offene Anfrage nennt dich noch. Zugriff, den du anderweitig erhalten hast, bleibt bestehen. Die Anfrage erscheint danach nicht mehr in deiner Übersicht.
Eine Anfrage beantworten
Öffne die zugewiesene Anfrage
Lies die Frage und sichte die freigegebenen Dokumente
Formuliere deine Antwort im Textfeld
Optional: «Dateien anhängen» — Füge Gutachten oder andere Dokumente hinzu
Klicke auf «Antwort senden» — Die Antwort wird zur Überprüfung an die Administrator:in gesendet
Nennt eine direkte Anfrage mehrere Personen, schliesst die erste Antwort sie für alle ab. Bis dahin steht in der Anfrage Warten auf die Antwort von Anna oder Beat. Beim Senden liest du den Hinweis Deine Antwort schliesst die Anfrage für alle Empfänger:innen ab; war jemand schneller, meldet amaise Eine andere Person war schneller: ihre Antwort steht jetzt in der Anfrage — dein eigener Text bleibt erhalten, und du kannst ihn als Nachricht senden. Bearbeiten kann die Antwort danach nur, wer sie geschrieben hat; erst wenn diese Person nicht mehr Empfänger:in ist, übernimmt das die fragende Person oder eine Workspace-Administrator:in.
Überprüfung und Freigabe (Administrator:in)
Nach der Beantwortung durch die Expert:in überprüft die Administrator:in die Antwort:
Antwort prüfen — Lies die Antwort und die angehängten Dateien
Anpassungen vornehmen — Falls nötig, Änderungen an der Antwort vornehmen
«Antwort freigeben» — Die Antwort wird an die anfragende Person zurückgesendet
Interner Chat
Für die interne Abstimmung zwischen Administrator:in und Expert:in steht ein interner Chat zur Verfügung. Dieser ist nur für dich und die Mitarbeitenden deines Externen Dienstleisters sichtbar — die anfragende Person sieht diese Nachrichten nicht.
Anfrageübersicht
In der Anfrageübersicht (erreichbar über die linke Navigationsleiste) siehst du alle Anfragen an dich oder deinen Externen Dienstleister:
Als Expert:in — Deine Anfragen erscheinen in den Bereichen «Offene Anfragen» und «Erledigte»
Als Administrator:in — Die Anfragen sind nach anstehender Aufgabe gruppiert: «Experte zuteilen», «Zu überprüfen», «Zugang beantragen» und «Erledigte»
Suche — Über das Suchfeld findest du Anfragen nach Betreff oder Fall
💡 Ist dein Zugriff auf einen Fall abgelaufen, klicke bei der Anfrage auf «Zugang beantragen» — die fallverantwortliche Person wird benachrichtigt.