amaise organisiert die Dokumente in deinem Fall automatisch. Hier erfährst du, wie die verschiedenen Ordnungssysteme funktionieren.
Dossiers
In den Falldossiers werden verschiedene Kopien der Dokumente angezeigt. Dein eigenes Dossier und das Dossier einer Fremdversicherung zum selben Fall werden gegebenenfalls in getrennten Falldossiers angezeigt.
Eigene Akten — Dokumente, die zu deinen eigenen Versicherungsunterlagen gehören
Fremdakten — Dokumente von Drittparteien oder Fremdversicherungen
Von amaise erkannt — Die KI ordnet die Datei automatisch einem Dossier zu
Du kannst das Dossier beim Upload oder nachträglich ändern, indem du Dokumente in ein anderes Dossier verschiebst.
💡 Die Dossier-Zuordnung bestimmt, in welcher Aktenstruktur das Dokument angezeigt wird. Ein Dokument gehört immer genau einem Dossier an.
Dokumenttypen
Dokumente werden automatisch klassifiziert und in einem hierarchischen Baum angezeigt, um eine schnelle und einfache Navigation zu ermöglichen.
Automatische Klassifizierung — amaise erkennt den Dokumenttyp (z. B. Arztbericht, Korrespondenz, Rechnung) automatisch
Hierarchische Struktur — Dokumenttypen sind in Kategorien gruppiert (z. B. Medizinisch, Administrativ, Korrespondenz)
Anzahl pro Typ — Neben jedem Dokumenttyp wird die Anzahl der zugehörigen Dokumente angezeigt
Klicke auf einen Dokumenttyp in der Seitenleiste, um nur Dokumente dieses Typs anzuzeigen.
Duplikate
amaise erkennt automatisch Duplikate innerhalb eines Falls. Erkannte Duplikate werden ausgeblendet und dem jeweiligen Originaldokument zugeordnet. Über den Eintrag Mit Duplikaten in der Seitenleiste kannst du die ausgeblendeten Duplikate einblenden.
Erkannte Duplikate — Dokumente, bei denen amaise eine hohe Übereinstimmung mit einem anderen Dokument festgestellt hat. Sie werden automatisch ausgeblendet und dem Original angehängt.
Mögliche Duplikate — Kandidaten, bei denen amaise eine gewisse Ähnlichkeit erkennt, die aber noch von dir überprüft werden müssen.
Dokument manuell als Duplikat markieren
Du kannst Dokumente auch selbst als Duplikat kennzeichnen:
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Dokument.
Wähle Duplikate dieses Dokuments markieren.
Wähle alle Dokumente aus, die du als Duplikate erkannt hast.
Bestätige deine Auswahl oben in der Dokumentenliste.
Duplikate überprüfen
Öffne ein Dokument mit erkannten oder möglichen Duplikaten, um die zugehörigen Tabs Erkannte Duplikate und Mögliche Duplikate zu sehen. In der Überprüfung kannst du:
Original und Duplikat nebeneinander vergleichen
Den Duplikat-Status eines Dokuments aufheben, falls es sich nicht um ein echtes Duplikat handelt
Das Originaldokument neu zuweisen, wenn das falsche Dokument als Original markiert wurde
Wenn du mit der Maus über einen Duplikat-Eintrag fährst, stehen dir drei Optionen zur Verfügung:
Als Original markieren — Das Duplikat wird zum neuen Originaldokument.
Vergleichen — Öffnet die Vergleichsansicht zwischen Original und Duplikat.
Kein Duplikat — Hebt die Duplikatsmarkierung auf, falls es sich nicht um ein echtes Duplikat handelt.
In der Vergleichsansicht werden alle erkannten Unterschiede farblich hervorgehoben, sodass du schnell beurteilen kannst, ob es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt.
Manuelle Labels
Erstelle eigene Labels, um Dokumente individuell zu gruppieren oder zu markieren:
Labels erstellen — Klicke auf das Plus-Symbol im Labels-Bereich der Seitenleiste. Dafür ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich — nicht alle Benutzer:innen können Labels erstellen.
Labels zuweisen — Ziehe ein Dokument per Drag-and-Drop auf ein Label in der Seitenleiste, oder verwende das Labels-Menü in der Dokumentzeile.
Labels filtern — Klicke auf ein Label in der Seitenleiste, um nur markierte Dokumente anzuzeigen.
Die persönlichen Favoriten anderer Benutzer:innen werden ebenfalls in der Label-Übersicht angezeigt.
Papierkorb
Gelöschte Dokumente werden in den Papierkorb verschoben und können von dort wiederhergestellt werden:
Dokument löschen — Über das Kontextmenü eines Dokuments oder per Drag-and-Drop auf den Papierkorb in der Seitenleiste
Papierkorb anzeigen — Klicke auf den Papierkorb-Eintrag in der Seitenleiste
Wiederherstellen — Gelöschte Dokumente können aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden