Mit den Aktenexporten kannst du ausgewählte Falldokumente zusammenstellen, exportieren und sicher mit externen Parteien teilen.

Was macht der Aktenexport?

Der Aktenexport erstellt ein zusammengestelltes PDF-Dokument aus ausgewählten Falldokumenten. Du kannst es herunterladen oder direkt sicher mit Empfänger:innen teilen.

Export starten

Öffne einen Fall
Klicke auf das Export-Symbol in der linken Navigationsleiste
Gib den Namen der Empfängerin oder des Empfängers im Textfeld ein und bestätige mit der Senden-Schaltfläche

Vorlage auswählen

Wenn Vorlagen konfiguriert sind, erscheint zuerst eine Vorlagenauswahl. Wähle eine vorgefertigte Vorlage, die automatisch die passenden Dokumente zusammenstellt. Der Standard Aktenexport ist die freie Option ohne Vorlage, bei der du die Dokumente manuell zusammenstellst.

Einstellungen konfigurieren

Die Einstellungen sind auf zwei Bereiche aufgeteilt:

Zahnrad-Symbol (Konfiguration):

Deckblatt / Inhaltsverzeichnis — Deckblatt und Inhaltsverzeichnis ein- oder ausschalten
Seitennummerierung — Fortlaufende Nummerierung aktivieren
Dateiname-Format — Format des exportierten Dateinamens festlegen

Sortier-Menü:

Dokumenttyp-Gruppierung — Bestimme, wie Dokumente gruppiert werden
Überschriften — Manuelle oder automatische Kapitelüberschriften

Dokumente hinzufügen

Ziehe einzelne Dokumente per Drag-and-Drop in den Exportbereich
Ziehe einen Dokumenttyp, um alle zugehörigen Dokumente auf einmal hinzuzufügen (die Anleitung im UI lautet "Ziehe Dokumenttypen hierher")
Öffne das "..."-Menü und wähle "Alle sichtbaren Dokumente hinzufügen", um sämtliche Dokumente der aktuellen Ansicht hinzuzufügen

Export erstellen

Optional: Klicke auf Vorschau erstellen, um das Ergebnis vorab zu prüfen
Klicke auf Aktenexport erstellen — der Export wird generiert

Export herunterladen

Nach der Erstellung kannst du den Export über den Download-Button direkt herunterladen.

Export teilen

Das Teilen per Link erfordert das Feature-Flag ENABLE_EXPORT_SHARING und ist nicht in jedem Workspace verfügbar.

Dir stehen zwei sichere Wege zum Teilen zur Verfügung:

Per E-Mail — Gib die E-Mail-Adresse ein. Die Empfängerin oder der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Einmal-Code (OTP). Nach Eingabe des Codes kann der Export eingesehen werden — das PDF wird nicht direkt per E-Mail versendet.
Per Link — Aktiviere "Aktenexport sicher per Link teilen" und teile den generierten Link zusammen mit dem Passwort.