Unter «Einstellungen» → «Sicherheit» siehst du alle Rollen deines Workspace und welche Berechtigungen jede Rolle mitbringt. Als Administrator:in hast du hier einen Lese-Einblick: Du kannst die Rollen und ihre Berechtigungen ansehen. Rollen erstellt, ändert und löscht amaise — auf Anfrage über Customer Success, das jede Änderung vorher freigibt. Selbst festlegen kannst du hier das Upload-Dossier pro Rolle (siehe unten).
Die Rollenübersicht
Die Tabelle listet jede Rolle mit:
einem Status — «Standard» für eine von amaise ausgelieferte Rolle, «Angepasst» für eine geänderte Standardrolle, «Eigene Rolle» für eine workspace-eigene Rolle,
der Anzahl Berechtigungen, die die Rolle umfasst,
der Anzahl Benutzer:innen, die die Rolle innehaben.
Berechtigungen einer Rolle ansehen
Über das Augen-Symbol öffnest du eine Rolle und siehst ihren Berechtigungskatalog, nach Kategorien gruppiert. So prüfst du genau, was eine Rolle darf, bevor du sie einer Person zuweist.
Hinweis: Weil du die Rollen nur einsehen kannst, sind die Felder schreibgeschützt. Möchtest du eine Rolle anpassen oder eine neue Rolle anlegen, wende dich an Customer Success. Nenne den Workspace, die Rolle und welche Berechtigungen hinzukommen oder wegfallen sollen. Customer Success gibt die Änderung frei, danach setzt amaise sie um.
Welche Rolle eine Person hat, verwaltest du in der Benutzerverwaltung (siehe Einstellungen: Benutzer:innen verwalten). Die grundsätzlichen Rollen und ihre Bedeutung erklärt ausserdem die Sicherheits-FAQ zu Rollen und Berechtigungen.
Änderungen an einer Rolle nachvollziehen
Jede Änderung an einer Rolle steht im Audit-Log deines Workspace. Suche dort nach id: gefolgt vom Schlüssel der Rolle, zum Beispiel id:tenant:claims-lead für eine «Eigene Rolle». Du siehst dann, wer die Rolle wann erstellt, geändert oder gelöscht hat und welche Berechtigungen dazugekommen oder weggefallen sind. Bei einer Rolle mit dem Status «Eigene Rolle» siehst du zudem, wie Titel, Beschreibung und Symbol vorher und nachher lauteten; Titel, Beschreibung und Symbol einer Standardrolle stammen von amaise, deshalb werden bei einer Standardrolle nur die Änderungen der Berechtigungen festgehalten. Mit dem Filter «Letzte 2 Jahre» reichst du am weitesten zurück (siehe Audit Log: Zugriffe nachvollziehen).
Upload-Dossier pro Rolle
Direkt unter der Rollenübersicht legst du fest, in welchem Dossier die Uploads einer Rolle landen. Anders als die Rollen selbst änderst du diese Einstellung als Workspace-Admin selbst (Berechtigung «TENANT__U_CONFIG»). Aufgeführt sind die Rollen, die Dateien hochladen dürfen — Standardrollen und eigene Rollen.
Für jede Rolle wählst du:
«Keine Vorgabe (amaise ordnet zu)» — amaise ordnet hochgeladene Dateien selbst einem Dossier zu. So ist jede Rolle eingestellt, solange du nichts änderst.
Ein Dossier als Vorgabe — beim Hochladen ist dieses Dossier vorausgewählt; wer hochlädt, kann ein anderes wählen.
Ein Dossier mit eingeschaltetem «Dossier fest vorgeben» — die Uploads der Rolle landen immer in diesem Dossier. Beim Hochladen ist das Feld «Dossier» schreibgeschützt und zeigt dieses Dossier, mit dem Hinweis «Für deine Rolle festgelegt – nicht wählbar». Den Schalter kannst du erst einschalten, wenn ein Dossier gewählt ist.
Hochgeladene Dateien lassen sich danach weiterhin in ein anderes Dossier verschieben. Die Einstellung gilt für Uploads in amaise; Dateien, die über eine Integration ankommen, sind nicht betroffen.
Gibt es die Rolle oder das Dossier eines Eintrags nicht mehr, markiert amaise den Eintrag mit einem Warnhinweis. Ein Eintrag, dessen Rolle es nicht mehr gibt, wirkt nicht mehr. Gibt es das Dossier nicht mehr, kommt es auf den Schalter an: Mit «Dossier fest vorgeben» lehnt amaise die Uploads der Rolle ab und bittet die hochladende Person, sich an ihre Workspace-Administration zu wenden; ohne den Schalter wählt, wer hochlädt, das Dossier einfach selbst. Entferne den Eintrag oder wähle ein anderes Dossier.
Rolle temporär wechseln
Über das Avatar-Menü oben rechts kannst du unter «Rolle wechseln» vorübergehend eine niedrigere Rolle annehmen und amaise so sehen, wie es diese Rolle sieht. Das hilft beim Testen und beim Support — etwa um nachzuvollziehen, was eine Basic-Benutzer:in in einem Fall sieht. Du kehrst jederzeit wieder zu deiner eigenen Rolle zurück.
Solange du die Rolle gewechselt hast, siehst du alles, was diese Rolle sehen kann — wechselst du etwa von «Technischer Admin» zu «Basic Benutzer», gehören Fallinhalte und Dokumente dazu. In einem produktiven Workspace sind das echte Falldaten, wechsle dort also mit Bedacht. Soll ein produktiver Workspace das gar nicht erlauben, kann amaise den Rollenwechsel für «Technischer Admin» auf Anfrage über Customer Success entfernen.