En tant que membre d’un prestataire externe, tu reçois des demandes de la part des responsables de cas. Cet article t’explique comment recevoir, traiter et répondre à ces demandes.
Les demandes chez le prestataire externe
Vue de l’administrateur·trice
En tant qu’administrateur·trice du prestataire externe, tu es responsable de la gestion des demandes entrantes :
Voir les demandes entrantes — Les nouvelles demandes apparaissent dans l’aperçu des demandes, dans la section « Affecter un expert », avec le statut « Non attribué »
Attribuer un·e expert·e — Assigne la demande à un·e expert·e de ton équipe
Garder une vue d’ensemble — Consulte le statut de toutes les demandes chez ton prestataire externe
Vue de l’expert·e
En tant qu’expert·e, tu vois les demandes qui te sont attribuées :
Demandes attribuées — Toutes les demandes qui te sont assignées apparaissent dans ton aperçu
Consulter les documents du cas — Tu as accès aux documents qui t’ont été partagés pour la demande. La date de fin de ton accès figure dans l’e-mail qui t’ajoute à la demande et sur ta propre carte sous Destinataires
Demandes directes partagées — Une demande directe sans administrateur·trice peut te nommer avec d’autres personnes. Toutes lisent le même chat, et tu es notifié·e de chaque nouveau message. Si quelqu’un te nomme avec @, ton nom est mis en évidence dans le message — toutes les personnes de la demande peuvent néanmoins le voir. L’e-mail d’un nouveau message nomme toutes les personnes de la demande.
Retiré·e d’une demande — Si la personne qui a envoyé la demande ou une administratrice ou un administrateur de l’espace de travail te retire, tu es informé·e que tu as été retiré·e de la demande et l’accès que cette demande t’a accordé prend fin — sauf si une autre demande ouverte te nomme encore. Un accès reçu autrement est conservé. La demande n’apparaît alors plus dans ton aperçu.
Répondre à une demande
Ouvre la demande qui t’a été attribuée
Lis la question et consulte les documents partagés
Rédige ta réponse dans le champ de texte
Optionnel : « Attacher des fichiers » — Ajoute des expertises ou d’autres documents
Clique sur « Envoyer la réponse » — La réponse est envoyée à l’administrateur·trice pour validation
Si une demande directe nomme plusieurs personnes, la première réponse la clôt pour toutes. Jusque-là, la demande indique En attente de la réponse de Anna ou Ben. Au moment d’envoyer, tu lis l’indication Ta réponse clôt la demande pour tous les destinataires ; si quelqu’un a été plus rapide, amaise te signale Une autre personne a répondu avant toi : sa réponse figure maintenant dans la demande — ton propre texte est conservé et tu peux l’envoyer comme message. Ensuite, seule la personne qui a rédigé la réponse peut la modifier ; ce n’est qu’une fois qu’elle n’est plus destinataire que cela revient à la personne qui a posé la demande ou à un administrateur ou une administratrice de l’espace de travail.
Validation et publication (administrateur·trice)
Après la réponse de l’expert·e, l’administrateur·trice vérifie la réponse :
Vérifier la réponse — Lis la réponse et les fichiers joints
Faire des ajustements — Modifie la réponse si nécessaire
« Partager la réponse » — La réponse est renvoyée à la personne qui a fait la demande
Chat interne
Un chat interne est disponible pour la coordination entre l’administrateur·trice et l’expert·e. Il est visible uniquement par toi et le personnel de ton prestataire externe — la personne qui a fait la demande ne voit pas ces messages.
Aperçu des demandes
Dans l’aperçu des demandes (accessible via la barre de navigation à gauche), tu vois toutes les demandes adressées à toi ou à ton prestataire externe :
En tant qu’expert·e — Tes demandes apparaissent dans les sections « Demandes ouvertes » et « Complétées »
En tant qu’administrateur·trice — Les demandes sont groupées par tâche en attente : « Affecter un expert », « À revoir », « Demander l’accès » et « Complétées »
Recherche — Utilise le champ de recherche pour trouver des demandes par sujet ou par cas
💡 Si ton accès à un cas a expiré, clique sur « Demander l’accès » sur la demande — la personne responsable du cas sera notifiée.