La collaboration dans amaise te propose deux façons de travailler avec d’autres personnes :
Demande directe (chat) — Pose une question rapide à un·e collègue ou une personne externe via le chat. (Voir « Collaboration : poser une question à un·e collègue ou une personne externe »)
Demande formelle à un prestataire externe — Envoie une demande structurée à un prestataire externe. (Cet article)
Pour des questions plus complexes, tu peux envoyer une demande formelle à un prestataire externe (par exemple un bureau d’expertise). Ces demandes suivent un processus structuré avec attribution, réponse et vérification.
Créer une nouvelle demande formelle
Ouvre un cas et clique sur l’icône Collaboration dans la barre de navigation
Clique sur Ouvrir une nouvelle demande
Sélectionne le type Formelle
Choisir le destinataire
Sélectionne le prestataire externe à qui la demande doit être adressée. Tu verras les prestataires externes disponibles dans la liste des destinataires.
Formuler la demande
Saisis un objet qui résume la demande
Rédige ta question dans le champ de texte — tu peux lier un document directement dans ton message via l’icône document dans le champ
Optionnel : Joindre des fichiers — ajoute des fichiers supplémentaires
Marquer la demande comme urgente
Via le menu à trois points à côté de la demande, tu peux marquer la demande comme urgente. Le destinataire verra alors que ta demande est prioritaire.
Ouvrir la demande
Clique sur Ouvrir la demande. La demande sera envoyée au prestataire externe.
Le processus formel
Une demande formelle suit les étapes suivantes :
Brouillon → Tu crées la demande
Non attribuée → L’administrateur·rice chez le prestataire externe attribue la demande à un·e expert·e
En cours → L’expert·e travaille sur la réponse
Vérification → L’administrateur·rice vérifie la réponse
Terminée → Tu reçois la réponse et peux la consulter
Annuler la demande
Si tu souhaites retirer une demande, clique sur le menu à trois points à côté de la demande et choisis Annuler la demande. La demande sera retirée et le prestataire externe en sera informé.
Consulter la réponse
💡 Tu recevras automatiquement une notification par e-mail dès que la demande sera terminée et répondue.
Une fois la demande terminée, tu verras :
La réponse de l’expert·e — en texte et/ou fichiers joints
L’historique de la demande — toutes les étapes et changements de statut
Clore la demande
Quand tu es satisfait·e de la réponse, tu peux archiver la demande.