amaise organizza automaticamente i documenti nel tuo caso. Qui scopri come funzionano i diversi sistemi di organizzazione.
Dossier
Nei dossier del caso vengono mostrate diverse copie dei documenti. Il tuo dossier personale e quello di un’assicurazione esterna per lo stesso caso possono essere visualizzati in dossier separati.
Fascicoli propri — Documenti appartenenti ai tuoi fascicoli assicurativi
Fascicoli esterni — Documenti di terze parti o assicurazioni esterne
Riconosciuti da amaise — L’IA assegna automaticamente il file a un dossier
Al caricamento, amaise assegna automaticamente ogni documento a un dossier. Puoi modificare l’assegnazione in qualsiasi momento spostando i documenti in un altro dossier. Se sposti un documento per errore, Annulla nella notifica ripristina subito l’assegnazione precedente.
💡 L’assegnazione al dossier determina in quale struttura del fascicolo viene mostrato il documento. Un documento appartiene sempre a un solo dossier.
Tipi di documento
I documenti vengono classificati automaticamente e mostrati in un albero gerarchico per facilitare una navigazione rapida e semplice.
Classificazione automatica — amaise riconosce automaticamente il tipo di documento (ad es. referto medico, corrispondenza, fattura)
Struttura gerarchica — I tipi di documento sono raggruppati in categorie (ad es. Medico, Amministrativo, Corrispondenza)
Numero per tipo — Accanto a ogni tipo di documento viene mostrato il numero di documenti associati
Clicca su un tipo di documento nella barra laterale per visualizzare solo i documenti di quel tipo.
Duplicati
amaise riconosce automaticamente i duplicati all’interno di un caso. I duplicati rilevati vengono nascosti e associati al documento originale corrispondente. Tramite la voce Con duplicati nella barra laterale puoi mostrare i duplicati nascosti.
Duplicati riconosciuti — Documenti per cui amaise ha rilevato un’elevata corrispondenza con un altro documento. Vengono nascosti automaticamente e allegati all’originale.
Possibili duplicati — Candidati per cui amaise ha rilevato una certa somiglianza, ma che devi ancora verificare.
Contrassegnare manualmente un documento come duplicato
Puoi anche contrassegnare tu stesso i documenti come duplicati:
Clicca sul menu a tre punti a destra del documento.
Seleziona Contrassegna duplicati di questo documento.
Seleziona tutti i documenti che hai riconosciuto come duplicati.
Conferma la selezione in alto nella lista dei documenti. Dopo la conferma hai ancora un breve momento per annullare il contrassegno tramite Annulla.
Verificare i duplicati
Apri un documento con duplicati riconosciuti o possibili per vedere le schede Duplicati riconosciuti e Possibili duplicati. Nella verifica puoi:
Confrontare affiancati originale e duplicato
Rimuovere lo stato di duplicato da un documento se non è un vero duplicato
Riassegnare il documento originale se è stato contrassegnato quello sbagliato
Passando con il mouse su una voce duplicato, hai tre opzioni:
Contrassegna come originale — Il duplicato diventa il nuovo documento originale.
Confronta — Apre la vista di confronto tra originale e duplicato.
Non duplicato — Rimuove il contrassegno di duplicato se non è un vero duplicato.
Nella vista di confronto tutte le differenze riconosciute sono evidenziate a colori, così puoi valutare rapidamente se si tratta davvero di un duplicato.
📷 Qui arriverà presto uno screenshot.
Etichette manuali
Crea etichette personalizzate per raggruppare o contrassegnare i documenti individualmente:
Creare etichette — Clicca sul simbolo più nell’area etichette della barra laterale. Serve un’autorizzazione specifica — non tutti gli utenti possono creare etichette.
Assegnare etichette — Trascina un documento su un’etichetta nella barra laterale oppure usa il menu etichette nella riga del documento. L’aggiunta o la rimozione di un’etichetta può essere annullata subito tramite Annulla nella notifica.
Filtrare per etichette — Clicca su un’etichetta nella barra laterale per mostrare solo i documenti contrassegnati.
Anche i preferiti personali di altri utenti vengono mostrati nella panoramica delle etichette.
Cestino
I documenti eliminati finiscono nel cestino. La possibilità di recuperare un documento dipende da come è stato eliminato.
Eliminare un documento — Passa il mouse su un documento e clicca sull’icona del cestino, oppure trascina il documento nel cestino nella barra laterale.
Visualizzare il cestino — Clicca sulla voce Cestino nella barra laterale per vedere tutti i documenti eliminati.
Ripristinare — Un documento che hai eliminato tu può essere recuperato in qualsiasi momento tramite Ripristina.
Documenti che non possono essere ripristinati
📷 Qui arriverà presto uno screenshot.
Alcuni documenti nel cestino non possono essere ripristinati: quando non è stato eliminato il singolo documento, ma il suo file di origine sottostante. Poiché il file da cui proviene il documento non esiste più, amaise non può recuperarlo. Questi documenti sono contrassegnati da un’icona di avviso e Ripristina è disattivato. Una nota ti indica il motivo:
Eliminato dal caso — qualcuno ha rimosso il file di origine dal caso nel gestore file. Come funziona lo leggi nell’articolo Panoramica dei casi: gestire i casi.
Eliminato nel sistema di origine — quando un caso viene importato automaticamente da un altro sistema, il file può essere stato eliminato lì. Anche in questo caso i documenti associati restano definitivamente nel cestino.
💡 Se pensi di voler recuperare un singolo documento in seguito, elimina quel documento specifico — non l’intero file di origine. Solo i documenti che hai eliminato tu possono essere ripristinati.