🎓 Apprenez à configurer vos formulaires en 20 minutes sur Amilia University !

Comment ça fonctionne 

1.  Configuration de vos formulaires

2. Personnalisez avec des questions supplémentaires
   - Lier une question supplémentaire à un formulaire

3. Compilez et / ou modifiez les réponses de vos clients


1. Configuration de vos formulaires 

Comme les questions désirées ne seront pas nécessairement les mêmes pour chacune de vos activités et / ou affiliations, vous pouvez en créer autant de formulaires que désiré!

À partir du sous-onglet Compte > Formulaires, vous remarquerez ces formulaires:

  • Formulaire d'adulte: Destiné aux participants de 18 ans ou plus.

  • Formulaire d'enfant: Destiné aux participants de moins de 18 ans.

  • Formulaire pour personnel:  Ce formulaire est disponible uniquement lorsque vous utilisez la fonction de recrutement de personnel. Il est destiné au personnel postulant à un emploi dans votre organisation. 

Si votre organisation ne requiert qu'un seul formulaire pour les adultes et enfants, modifiez simplement les noms des formulaires par défaut et personnalisez les questions en cliquant sur Modifier à droite de chaque formulaire.

Cliquez sur + Nouveau Formulaire si vous avez besoin de plusieurs formulaires selon l'activité et / ou l'affiliation.

Lorsque vous modifiez ou créez un formulaire:

  • Renommez les formulaires si désirés, dans la section Nom.

  • Choisissez si le formulaire sera présenté au client à chaque achat pour modifications, ou seulement au premier achat relié, en cochant Oui ou Non. Si vous choisissez Non, vous devez alors choisir la fréquence à laquelle le client doit remplir ce formulaire.

  • N'oubliez pas de Sauvegarder

👉 Vous ne pouvez pas supprimer un formulaire. Si vous ne souhaitez plus l'utiliser, supprimez-le du programme et / ou de l'affiliation à laquelle il est associé.

Chaque question a 4 types d’offerts :

  • Caché: Cette question ne sera pas visible pour vos clients lors de l’inscription

  • Visible: Cette question sera visible pour vos clients mais ne sera pas obligatoire.

  • Visible Obligatoire: Les clients seront obligés d’y répondre afin de pouvoir poursuivre l’inscription.

  • Visible Obligatoire/Admin optionnel: La question sera obligatoire pour vos clients, mais les administrateurs de votre organisation seront en mesure de passer par-dessus.

  • Si vous avez plusieurs formulaires avec la même question, vos clients ne verront ni ne répondront à la même question plus d’une fois.


 

2. Personnalisez avec des questions supplémentaires 

Afin de personnaliser vos formulaires selon vos besoins, vous pouvez créer des questions supplémentaires qui seront ajoutées aux questions visibles lors de l’inscription.

À cet effet, cliquez sur Questions supplémentaires. À partir de cet onglet, vous pouvez créer, modifier et / ou supprimer des questions supplémentaires existantes.

👉 En passant, si vous sélectionnez le type de réponse Téléverser un fichier, les clients ne peuvent télécharger que des fichiers de 20MB ou moins.

  • Pour créer une nouvelle question, cliquez sur + Nouvelle question supplémentaire

  • Nom : Le nom de cette question, pour l’usage de vos administrateurs.

  • Type de réponse : La forme que prendra la question. Par exemple, un choix de réponses, un menu déroulant, un champ libre, etc.

  • Libellé : Le nom de la question tel qu’il apparaîtra pour vos clients.

  • Validation : Visible, obligatoire ou admin optionnel.

  • Position du libellé : À quel endroit par rapport au réponse le libellé devra-t-il être placé.

  • Cliquez sur Sauvegarder.  

Toutes les questions supplémentaires que vous créez seront ajoutées à la liste visible dans le sous-onglet Compte > Formulaires > Questions supplémentaires. N'hésitez pas à modifier à tout moment. Vous ne pouvez pas supprimez une question supplémentaire à laquelle un client à répondu. Supprimez simplement la question supplémentaire du formulaire d'inscription si vous n'avez plus besoin que les clients répondent. 


❓ Lier une question supplémentaire à un formulaire 

Cliquez sur le nom du formulaire désiré. Dans le bas complètement du formulaire, cliquez sur l'icône bleu '+ Question'

  • Choisissez la question à ajouter dans le menu déroulant.

  • Le choix Ajouter sert à vous transporter directement à la création d’une nouvelle question.

  • L’ordre de présentation des questions supplémentaires  dans le formulaire peut être changé en utilisant les flèches bleues vers le haut et le bas.

  • Vous pouvez retirer une question d’un formulaire en utilisant l'icône de la poubelle sur la droite de cette question. À noter que la question sera toujours disponible à partir du sous onglet Questions supplémentaires.



3. Compiler et / ou modifier les réponses de vos clients

Les réponses relatives à vos formulaires se trouveront dans le compte de vos clients sous Clients, dans leur section Membres du compte. Il vous sera alors possible de les mettre à jour à cet endroit. Vous pouvez utiliser le menu déroulant 'Formulaires' afin de visionner seulement les questions des formulaires actifs ou encore Tous les formulaires.

Si un client est enregistré dans une activité, les administrateurs peuvent également accéder aux informations de leur formulaire à partir du sous-onglet  Activités > Inscriptions et par la suite exporter les informations en cliquant sur le menu Opérations.  Ces réponses peuvent être ajoutées aux rapports Liste de présence ainsi que Liste des participants / activités etc.

Vos clients seront également en mesure de modifier ces informations à partir de leur compte d'utilisateur, sous l’onglet Membres.



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