Malgré le fait qu’un contrat soit déjà approuvé, vous devrez probablement apporter des modifications à la facture (par exemple, des changements d'horaire, ajouter ou supprimer des extras, etc.)

Afin de modifier un contrat approuvé, vous devrez créer une nouvelle version de celui-ci. SmartRec enregistre les mises à jour apportées à un contrat approuvé. Elles sont ensuite reflétées dans le compte de facturation du client.

1. Que se passe-t-il lorsqu'un contract est approuvé ?

La modification d’un contrat de l’état Brouillon à l’état Approuvé se fait dans le Panneau de contrôle du contrat. Lorsqu’un contrat est approuvé, voici ce qui se produit :

  • L’état actuel du contrat indique Approuvé.

  • Lorsqu’une réservation de plateau est incluse, elle apparaît dans le calendrier du plateau.

  • Une facture est créée dans le compte de facturation du client.

La seule façon d’apporter des modifications à un contrat approuvé est de le remettre à l’état Brouillon. Une nouvelle « version » du contrat sera créée. Vous pourrez faire le suivi du nombre de fois qu’un contrat a été modifié en vérifiant le numéro de la version dans la section Informations générales.

Dans le cas où vous devriez supprimer un contrat approuvé, il ne pourra qu’être archivé.


2. Apportez des modifications à un contrat approuvé

Lorsqu’un contrat est approuvé, il est officiellement facturé au client. Si vous devez ajouter ou supprimer des éléments facturables plus tard, créez simplement une nouvelle version du contrat. Vous aurez alors la possibilité d’apporter les modifications nécessaires qui seront par la suite reflétées dans le contrat officiel ainsi que dans la facturation du client.

Voici comment le faire :

  • Cliquez sur le nom du contrat existant. Dans le panneau de contrôle, sélectionnez « Créer une nouvelle version ».

  • L’état du contrat changera à Brouillon et le numéro de version augmentera de 1.

  • Vous pouvez apporter des modifications aux plateaux, aux extras ou aux frais. N’hésitez pas à modifier la section Notes, s’il y a lieu.

  • Pour enregistrer les changements, cliquez sur « Changer à En attente d’approbation », puis sur « Changer à approuvé » dans le panneau de contrôle.

  • Si aucune modification n’est requise, cliquez sur « Supprimer le brouillon ». Le contrat restera inchangé et redésignera l’état Approuvé de la version précédente.

  • SmartRec vous permet de créer autant de brouillons de contrat que nécessaire. Vous pouvez faire le suivi des modifications (c’est-à-dire des versions) apportées à un contrat spécifique en cliquant sur « Afficher le journal » dans le panneau de contrôle.

👉 Lorsque vous créez un nouveau brouillon, vous ne serez pas en mesure de modifier la section Notes à moins que vous ajoutiez ou supprimiez des éléments facturables de votre contrat. Vous ne pouvez pas modifier un contrat approuvé si vous souhaitez modifier uniquement les notes et/ou les commentaires administratifs.


3. Que se passe-t-il après qu'une nouvelle version est approuvée ?

Une fois la nouvelle version du contrat approuvée, tous les domaines applicables (contrat, plateaux et facturation du client) sont mis à jour tant pour l’organisation que pour le client.

👉 Dans l’onglet Contrat, le numéro de version est mis à jour :

  • Dans l’exemple ci-dessous, il existe deux contrats distincts. Nous pouvons constater que le « Contrat de démonstration » a été mis à jour une seule fois après avoir été approuvé, car il indique v2. Le « Contrat de fête » n’a pas été modifié depuis sa première approbation (v1).

👉 Dans la facturation du client, une nouvelle facture est ajoutée pour les changements qui ont eu lieu :

  • Dans l’exemple ci-dessus, la première version approuvée du contrat (v1) affichait un montant total de 120 $

  • Par la suite, le client a fait une demande d’extras dans le contrat. L’administrateur est retourné dans le contrat approuvé, a cliqué sur « Créer une nouvelle version » et a ajouté 20 $ d’extras au contrat. Une fois terminé, l’administrateur a changé l’état du contrat de Brouillon à Approuvé, finalisant ainsi la deuxième version (v2).

Une fois la deuxième version du contrat (v2) approuvée, une nouvelle facture a été créée pour les 20 $ qui ont été ajoutés au total initial du contrat.

Que vous ajoutiez ou supprimiez des éléments facturables d’un contrat, une nouvelle facture ou un nouveau crédit est créé pour refléter les modifications lors de l’approbation de la nouvelle version du contrat. La facture originale du contrat n’est pas modifiée. Assurez-vous de concilier toute facture supplémentaire ou tout élément de crédit avec la facture originale.

👉 Lorsqu’une réservation de plateau est modifiée, le calendrier du plateau est mis à jour :

  • Dans l’exemple ci-dessous, nous voyons à quoi ressemble un contrat dans un calendrier en fonction des différents états. Nous constatons aussi que le contrat approuvé n’a été modifié non pas une fois (v2) ni deux (v3), mais trois fois (v4) depuis sa première approbation (v1).

À l’état de Brouillon

À l’état d’Attente d’approbation

Et finalement, lorsque le contrat est approuvé


Foire aux questions

1. Quels sont les différents états d’un contrat ?

Brouillon : un contrat indique l’état Brouillon lorsqu’il est créé pour la première fois ou lorsqu’il est en cours de modification (il n’est pas encore passé à l’état En attente d’approbation).

En attente d’approbation : un brouillon est en attente de l’approbation du client. Si nécessaire, vous pouvez envoyer le contrat en attente au client par courriel.

Approuvé : La version du contrat a été approuvée par le client et facturée.

Annulé : un contrat approuvé qui a été annulé. Les contrats à l’état Brouillon ou En attente d’approbation ne peuvent pas être annulés.

2. Que se passe-t-il si un contrat est approuvé, puis que des modifications sont apportées ?

Cela dépend si des éléments sont ajoutés ou supprimés du contrat approuvé.

Si des éléments sont ajoutés

Une nouvelle facture est émise pour le montant supplémentaire. Par exemple, Mika réserve un salon pour une fête d’anniversaire au montant de 500 $. Le contrat est approuvé, mais Mika décide alors de louer une chaine stéréo pour la soirée. Une nouvelle version du contrat est créée avec une location d’équipement au montant de 100 $. Dès que cette nouvelle version du contrat est approuvée, une facture est créée pour les 100 $ supplémentaires.

Si des éléments sont supprimés

Une note de crédit sera émise pour la différence. Par exemple, Mika décide qu’elle apportera sa propre chaine stéréo et qu’elle n’a pas besoin d’en louer une. Une nouvelle version sera créée et la location d’équipement d’une valeur de 100 $ sera supprimée. Dès que cette nouvelle version du contrat est approuvée, une note de crédit sera créée dans le compte de Mika pour les 100 $.

3. Que se passe-t-il si un plateau lié à un contrat est fermé ?

Si un contrat comporte une seule réservation et que l’établissement est fermé le jour de cette réservation, le système annulera le contrat. Si un contrat comporte des réservations récurrentes et que l’établissement est fermé à lors de l’une de ces récurrences, le système créera et approuvera automatiquement une nouvelle version du contrat dans laquelle il supprimera la réservation en question et émettra une note de crédit au client pour cette journée.

4. À quoi faut-il s’attendre lors de la modification d’un contrat comportant une seule occurrence par rapport à une réservation récurrente ?

i) Si vous modifiez un contrat approuvé ayant une seule occurrence :

Après avoir changé le contrat à l’état Brouillon, vous pourrez modifier la réservation du plateau existante, ajouter une nouvelle réservation de plateau ou apporter des modifications aux extras et aux frais. Les modifications que vous apportez seront reflétées dans le calendrier du plateau. Si une modification est apportée au montant total du contrat, elles seront reflétées dans la facturation du client.

N’oubliez pas que vous n’êtes pas en mesure de modifier la section Notes d’un contrat approuvé à moins d’y ajouter ou d’y supprimer un élément facturable. Vous ne pouvez pas rétablir un contrat approuvé à l’état Brouillon pour y modifier uniquement les notes.

ii) Si vous modifiez un contrat approuvé avec plusieurs occurrences :

Un contrat qui a plusieurs occurrences signifie que la réservation se répète plusieurs fois. Par exemple, un client peut réserver une salle tous les lundis et mardis pendant plusieurs semaines ou mois. Vous aurez la possibilité d’apporter des modifications à chaque occurrence individuelle :

  • Ci-dessous, le contrat comprend une réservation du Gymnase Amilia, pour une heure tous les jeudis.

  • Cliquez sur +Réserver un plateau si vous souhaitez ajouter une réservation supplémentaire. Cliquez sur le nom d’une occurrence pour accéder à la réservation dans le calendrier du plateau, et apportez des modifications à l’heure ou à la durée de l’occurrence. Vous pouvez cliquer sur Supprimer pour retirer une occurrence précise.

  • S’il y a trop d’occurrences à gérer, il est dans votre intérêt d’annuler le contrat et d’en créer un nouveau.

  • Les extras consistent en des frais autonomes sur le contrat et n’ont pas besoin d’être gérés par occurrence.

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