Toutes les collections
Webinaires
Résumé post-webinaire - La facturation du client (diffusé le 22 septembre 2021)
Résumé post-webinaire - La facturation du client (diffusé le 22 septembre 2021)

L’enregistrement est maintenant disponible avec des réponses aux questions concernant la facturation de vos clients.

Samantha Postlethwaite avatar
Écrit par Samantha Postlethwaite
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Vous n’avez pas pu assister au webinaire ou vous désirez un récapitulatif de celui-ci ? Ne cherchez pas plus loin ! Visionnez l’enregistrement ci-dessous ou déroulez au bas de la page pour un Q&R complet. Nous avons inclus des horodatages vidéo pour vous aider à retrouver chaque point abordé.

  • Agenda (1:21)

  • Le sous-onglet facturation du client (1:57)

  • Le bouton Opérations (3:26)

  • Ajouter un filtre (10:23)

  • Trier et rechercher (10:57)

  • À quel endroit pouvons-nous consulter les webinaires précédents ? (11:47)

  • Lors de l’annulation de la facture, mon client m’a demandé d’obtenir un crédit. Puis il a changé d’avis demandant désormais un remboursement. Comment effectuer l’ajustement ? (12:25)

  • Revenus et recettes (13:29)

  • Si un client a un solde de 100 $ sur son compte, comment devrais-je procéder pour ramener son solde à 0 $ ? (18:51)

  • Solde actuel et solde prévu (20:19)

  • Pouvons-nous transférer un crédit vers un autre compte client ? (24:29)

  • Concernant les paiements à venir, est-ce possible de recevoir une notification dans le cas que le paiement échoue ? (25:25)

  • Le sous-onglet Paiement à venir (27:20)

  • Le sous-onglet Achats (29:34)

  • Pour quelles raisons peut-il avoir un solde attendu dans un compte ? (30:50)

  • J’ai créé une note de crédit par accident, comment puis-je l’annuler ? (32:43)

  • Un parent s’est inscrit lui-même plutôt que son enfant à une activité. Comment réparer cette erreur ? (34:18)

  • J’essaie de remplacer une activité, mais la nouvelle activité n’apparaît pas en option. Quoi faire ? (35:57)

  • Comment appliquer un crédit pour un prochain versement ? (36:24)

  • Comment rembourser sans annuler une facture (37:37)

  • Le client n’a pas reçu de remboursement, mais celui-ci n’a pas échoué (38:45)

  • Comment modifier la date de fin de l’abonnement d’un client (39:39)

  • Les paiements en ligne groupés en moins de 24 heures (40:12)

  • Est-ce possible d’annuler un paiement par chèque électronique avant sa réception ? (41:02)

  • Comment séparer les paiements par versements entre deux parents ? (42:30)

  • Remerciements et comment accéder à la base de connaissances (43:50)

Foire aux questions

Pouvons-nous recevoir des notifications par courriel lorsqu’un paiement échoue ?

Il existe deux façons de rester au courant des transactions échouées. Dans les deux cas, l’administrateur doit posséder la permission « Paiement échoué » (dans la section Clients) pour recevoir des notifications d’échec de paiement.

🏦 Le Centre d’action de paiement (pour les cartes de crédit) vous permet de réessayer ou de rejeter tout échec de versements, d’abonnements ou de remboursements par carte de crédit en ligne qui ont échoué.

🔔 Le sous-onglet Compte > Notifications est disponible en activant l’appli des Notifications. Vous pouvez recevoir une notification par courriel en cas d’échec d’un chèque électronique, d’un versement, d’un abonnement ou d’un remboursement par carte de crédit en ligne.

De plus, vous pouvez ajouter votre courriel dans le champ de Notifications à partir du via le sous-onglet Compte > Options pour recevoir :

  • Confirmations d’achats

  • Confirmations de paiement

  • Confirmations de paiement par versements avec chèques électroniques (non par cartes de crédit)

  • Confirmations d’annulation

  • Les paiements prévus qui échouent. Cliquez ici pour plus d’informations.

Les clients peuvent-ils effectuer un achat en boutique sans effectuer de paiement ?

Certaines organisations préfèrent envoyer aux clients leurs options de paiement par courriel (après un achat), plutôt que d’exiger le paiement à la caisse.

Il est possible (mais non recommandé) pour les clients de passer à la caisse sans payer en activant l’option « Paiement hors-ligne » à partir du sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements, puis en activant la même option dans la configuration de l’activité ou de l’article en question.

Une autre option serait de lier votre article à un plan de versement qui oblige les clients à fournir leurs informations de paiement pour configurer les paiements planifiés, mais n’exige pas nécessairement un paiement au moment de l’achat.

Puis-je annuler un chèque électronique ?

Vous ne pouvez pas annuler un paiement par chèque électronique une fois qu’il a été envoyé, et le traitement du paiement peut prendre jusqu’à 10 jours.

Puis-je me retirer en tant que membre du compte ? Comment créer mon propre compte ?

Un compte utilisateur Amilia est créé à l’aide d’une adresse courriel. Vous ne pouvez pas créer un 2e compte utilisateur avec le même courriel. Le propriétaire de l’adresse courriel devient le responsable du compte. Seuls les responsables de compte peuvent ajouter ou supprimer des membres de compte. Il/elle ne peut pas se retirer de son propre compte.

Vous pouvez vous connecter ou créer un nouveau compte utilisateur lorsque vous êtes sur la page de la boutique de l’organisation, ou directement à partir du page web www.amilia.com. Vous devez valider votre compte après avoir reçu un courriel de confirmation.

Si vous ne parvenez pas à créer un compte utilisateur, veuillez nous contacter à support@amilia.com.

Quelle est la façon la plus simple de modifier une réservation de plateau ?

La manière d’apporter des modifications à une réservation de plateau peut varier :

  • Si une réservation de plateau en ligne d’un client doit être modifiée, vous devez annuler la facture originale et effectuer une autre réservation en ligne.

  • Si une réservation avec une facture doit être modifiée, vous devez annuler la facture originale et effectuer une autre réservation à partir du calendrier.

  • Si une réservation sans facture doit être modifiée, cliquez simplement sur l’événement dans le calendrier et sur Éditer l’événement.

  • Si un contrat de location approuvé doit être modifié, vous pouvez apporter des modifications au contrat en créant un nouveau brouillon.

Des versements peuvent-ils être mis en place pour coïncider avec un nombre d’occurrences de cours ?

Les versements peuvent être établis à intervalles réguliers hebdomadaires/mensuels, ou à des dates spécifiques. Votre meilleur pari serait de configurer des plans de versement par activité et de configurer chaque versement en fonction du calendrier de l’activité.

Vous ne pouvez pas définir automatiquement des versements en fonction du nombre d’occurrences d’activité.

Puis-je créer des méthodes de paiement personnalisées (par exemple, un financement externe) ?

Vous voudrez peut-être consulter la fonctionnalité des Bourses (en version bêta), qui donne aux organisations la possibilité de gérer le soutien financier de sources extérieures, y compris l’attribution de bourses aux participants pour payer les activités admissibles.

La facturation des activités peut-elle être calculée au prorata pour les inscriptions tardives ?

Vous avez la possibilité de facturer une activité à un client au prorata lorsqu’une date de début et de fin est spécifiée dans le calendrier de l’activité d’une session.

J’ai remboursé une facture en utilisant le mauvais mode de paiement. Comment régler cette situation ?

Si vous avez remboursé en utilisant un mode de paiement hors-ligne, vous pouvez annuler le remboursement et réessayer. Si vous avez accidentellement remboursé une carte de crédit en ligne, il n’est pas possible de l’annuler.

Un paiement peut-il être effectué par quelqu’un qui n’est pas membre du compte ?

Les paiements peuvent être effectués avec une carte de crédit ou un chèque électronique appartenant à toute personne, cependant le reçu de paiement est au nom du responsable du compte.

Si un client est inscrit à un abonnement, est-il tenu de payer tous les mois ?

Par défaut, les abonnements sont facturés et débités mensuellement sur le moyen de paiement enregistré du client.

Vous pouvez modifier ou suspendre un montant d’abonnement pour chaque client dans l’onglet Abonnements.

Comment mettre en place des chèques postdatés pour payer une facture ?

Dans la facturation du client, utilisez le menu Opérations ou ouvrez la facture et cliquez Effectuer un paiement.

Saisissez un montant et cliquez sur « Effectuer le paiement en plusieurs versements » pour configurer les paiements postdatés.

Comment rembourser un crédit ?

En supposant que le client a un solde créditeur sur son compte, cliquez sur le menu Opérations et sélectionnez Enregistrer un remboursement.

Sélectionnez la note de crédit et le mode de paiement à utiliser pour le remboursement.

J’ai une facture sur laquelle il est recommandé de supprimer les conciliations précédentes et d’en créer de nouvelles. Est-ce un processus compliqué ?

La marche à suivre est simple. Ouvrez la facture et cliquez sur Conciliations. Cliquez sur l’icône de la poubelle pour supprimer la ou les conciliations existantes. Pour créer une nouvelle conciliation, cliquez sur les items disponibles dans le menu.

Vous pouvez également choisir d’utiliser le menu d’Opérations > Concilier le compte qui concilie automatiquement les factures avec les paiements, donc l’item de facture/paiement le plus ancien à l’item de facture/paiement le plus récent.

Comment transférer un client d’une activité à une autre ?

Vous pouvez effectuer un remplacement lorsque les deux activités partagent les mêmes formulaires en cliquant sur l’icône plus sur le côté droit de la facture, en sélectionnant Remplacement et en choisissant l’activité appropriée.

Puis-je envoyer une facture par courriel qui inclut un lien pour créer un compte Amilia ?

Un participant doit déjà être responsable ou membre d’un compte afin de lui créer une facture dans Amilia.

Si vous avez créé le compte pour eux, vous pouvez leur envoyer un courriel d’activation à partir du sous-onglet Clients > Comptes en cliquant sur Opérations > Envoyer des demandes d’activation.

Existe-t-il un moyen de modifier les paiements hors ligne pour changer les commentaires de l’administrateur ?

Il n’est pas possible de modifier les paiements. Si nécessaire, vous pouvez annuler un paiement hors ligne et en créer un autre pour mettre à jour les détails.

Le coût d’inscription à mon activité a changé après avoir reçu une inscription. J’ai donc créé une facture contenant la balance à ce client. Dois-je comprendre que la personne doit aller dans son compte, payer la facture et que celle-ci sera conciliée automatiquement sans impact sur l’activité ?

Oui, c’est exact ! Les clients verront les factures non payées dans leur compte et peuvent aller les payer. Lorsque le paiement est fait, le système fait la conciliation automatiquement. Une petite suggestion : soyez spécifique avec la description de votre facture supplémentaire pour clarifier vos rapports financiers.

Pouvez-vous mettre une date pour l’âge minimum requis et une date différente pour l’âge maximum requis pour une activité ?

Une seule date peut être appliquée pour les deux.

Vous pourriez aussi être intéressé par:

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?