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Un contrat ne peut être modifié qu'en version brouillon. Si la signature électronique est en cours, qu'il est en attente d'approbation ou déja facturé, vous pouvez le remettre en etat de brouillon à partir du panneau Actions si vous devez modifier le nom du contrat, les réservations, les extras, les frais supplémentaires ou les notes.
Consultez notre FAQ pour en savoir plus sur la façon de modifier un contrat ou cliquez ici pour plus d’informations sur la création et l’approbation de contrats.
Foire aux questions
Quelles sont les permissions nécessaires pour modifier un contrat ?
🔑 Les administrateurs ont accès à la modification des contrats en fonction de leurs permissions de Plateaux :
Voir les plateaux (obligatoire) : visualiser les plateaux ainsi que les réservations en ligne.
Voir les contrats de location (obligatoire) : visualiser les contrats.
Gérer les contrats de location (obligatoire) : créer et modifier les contrats.
Gérer les réservations (obligatoire) : créer et modifier les réservations dans le calendrier.
Autoriser les réservations en conflit d’horaire (facultatif) : créez des réservations, même si elles sont en conflit avec des réservations existantes.
Autoriser les réservations avec un conflit d’horaire entre périodes tampons (facultatif) : créez des réservations, même si elles sont en conflit avec les périodes de tampons existantes.
👉 Une permission de Clients appelée « Facturation client » est nécessaire pour afficher la page de facturation d’un client dans l’onglet Clients.
Qu'est-ce qu'une version de contrat ?
Lorsque vous créez un contrat pour la première fois, il sera nommé Version 1 (v1). Si vous deviez approuver le contrat, puis le rétablir à « Brouillon », il sera nommé Version 2 (v2)..
Chaque fois que vous cliquez sur « Créer un nouveau brouillon » dans un contrat approuvé, l’état revient au brouillon et le numéro de version augmente de 1.
Créez autant de versions que nécessaire. Cliquez sur « Afficher l'historique » dans le panneau Actions pour voir toutes les modifications apportées au contrat.
Dans l’exemple ci-dessous, il existe deux contrats distincts. Nous pouvons constater que le « Contrat de démonstration » a été mis à jour une seule fois par rapport aux items facturables après avoir été approuvé, car il indique (v2). Le « Contrat de fête » n’a pas été modifié depuis sa première approbation (v1).
Comment modifier une seule occurrence de réservation ?
Vous pouvez le faire de deux manières à partir du tableau des Plateaux du contrat :
Cliquez sur une occurrence de réservation pour accéder au calendrier du plateau, puis modifiez « Cet événement » pour modifier tout détail dans les onglets Horaire ou Tarification. Sachez que si vous modifiez le calendrier de « Tous les événements » de la série, ces modifications entraineront la suppression de toutes les modifications que vous avez déjà apportées aux événements uniques de la série.
Pour modifier manuellement le prix d’une seule occurrence ou pour supprimer complètement l’occurrence, apportez vos modifications directement dans le tableau.
Sachez que si vous accédez au calendrier du plateau pour modifier l’occurrence de réservation, cela écrasera les modifications manuelles que vous avez apportées dans le tableau (vous voudrez peut-être réserver des modifications comme celle-ci pour la fin).
Qu’arrive-t-il si toutes les occurrences de réservation d’une série sont modifiées ?
Lorsqu’une réservation de plateau comporte plus d’un événement (c’est-à-dire une occurrence), nous l’appelons une série. Si un plateau est réservé tous les lundis pendant 3 semaines, c’est dire qu’il y a 3 événements dans la série.
Lorsque vous modifiez tous les événements d’une série, cela signifie que les modifications apportées au lieu, à la récurrence, à la date de début et de fin, aux tampons, au personnel lié ou à la tarification affecteront chaque occurrence de la série.
Si vous choisissez de modifier un seul événement d’une série, mais que vous modifiez ensuite tous les événements de la même série, cela effacera les modifications que vous avez apportées à l’événement unique. Il est préférable de modifier d’abord tous les événements de la série, puis de modifier les événements individuels par la suite.
Puis-je modifier un contrat après son envoi pour la signature électronique ?
Oui. Si la première version du contrat est envoyée et que vous passez en brouillon avant que le client n'ait pu signer, il disparaît de l'historique du client dans l'onglet Documents de son compte personnel. Lisez cet article pour en savoir plus.
Supposons que le contrat a été approuvé, mais qu'une nouvelle version est créée pour apporter des modifications. Le contrat apparaît toujours comme approuvé dans l'historique du client, mais une fois que la nouvelle version est envoyée pour signature électronique, le statut de la version précédente indique « Obsolète » dans l'historique du client.
Si un contrat a été approuvé puis annulé, le statut dans l'historique du client apparaît comme annulé.
Qu’arrive-t-il lorsqu’une nouvelle version de contrat est modifiée puis approuvée ?
Avez vous approuvé un contrat et maintenant vous avez besoin de créer une nouvelle version? Lorsque vous revenez au brouillon et aurez terminez avec vos changements, vous pouvez « Demander la signature électronique » pour envoyer la nouvelle version au compte personnel du client pour sa signature électronique, ou vous pouvez « Mettre en attente » et par la suite « Approuver et facturer » pour approuver le contrat immédiatement et mettre à jour la facturation du client. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
📜 Le contrat et le numéro de version sont mis à jour.
📒 Dans la facturation du client, la facture originale du contrat n’est pas modifiée. Cependant, une facture supplémentaire est créée si des items facturables ont été ajoutés au contrat. De même, si des items facturables ont été supprimés, une note de crédit est émis pour le montant à créditer.
🏢 Si une réservation de plateau est modifiée dans le contrat, elle est mise à jour dans le calendrier du plateau.
💾 Qu'un contrat soit envoyé au client pour sa signature électronique ou approuvé manuellement, une copie de l'accord est répertoriée dans l'onglet Documents du compte personnel du client, tant qu'un gabarit de signature électronique a été utilisé.
Que se passe-t-il dans la facturation du client lorsqu’un contrat est modifié puis approuvé ?
Ce n’est que lorsque vous approuvez la nouvelle version du contrat qu’une nouvelle facture ou note de crédit est créée dans la facturation du client (en fonction des modifications apportées). L’administrateur doit concilier manuellement les nouvelles transactions.
Si des articles facturables sont ajoutés
Une nouvelle facture est émise pour le montant supplémentaire. Par exemple, Mika réserve un salon pour une fête d’anniversaire d’un montant de 500 $. Le contrat est approuvé, mais Mika décide alors de louer une chaine stéréo pour la soirée. Une nouvelle version du contrat est créée avec une location d’équipement d’un montant de 100 $. Dès que cette nouvelle version du contrat est approuvée, une facture est créée pour les 100 $ supplémentaires.
Si les articles facturables sont supprimés
Une note de crédit sera émise pour la différence. Par exemple, Mika décide qu’elle apportera sa propre chaine stéréo et qu’elle n’a pas besoin d’en louer une. Une nouvelle version sera créée et la location d’équipement d’une valeur de 100 $ sera supprimée. Dès que cette nouvelle version du contrat est approuvée, une note de crédit sera créée dans le compte de Mika pour les 100 $.
Voici un autre exemple…
Ci-dessous, un contrat approuvé (v1) est revenu au brouillon. Dans la nouvelle version (v2), l’administrateur a supprimé 2 événements (c’est-à-dire des occurrences) du contrat (v1), ce qui a créé une note de crédit de 86,23 $. Ensuite, l’administrateur a ajouté de nouveaux éléments facturables au contrat (v2) et les a approuvés, ce qui a créé une facture supplémentaire de 431,14 $.
Que faire si un contrat est remis à l’état de brouillon, mais qu’aucune modification ne doit être apportée ?
Vous pouvez « Supprimer le brouillon ». Le contrat et le numéro de version resteront inchangés.
Le personnel est-il alerté lorsque je modifie une réservation d’un contrat ?
Le personnel peut consulter son horaire à jour dans l’application Amilia. Aucune notification n’est envoyée au personnel affecté lorsque des modifications sont apportées à une réservation de contrat (ou à toute réservation d’installation).
Puis-je modifier les notes dans un contrat approuvé ?
Lorsque vous créez un nouveau brouillon, vous ne pouvez modifier la section des Notes que si vous ajoutez ou supprimez des items facturables de votre contrat. Vous ne pouvez pas modifier un contrat approuvé si vous cherchez simplement à modifier les notes.
Cependant, vous pouvez modifier les notes d'administration à tout moment. Si le contrat est approuvé, cliquez simplement dans le champ Notes d'administration et commencez à taper. Pour enregistrer, cliquez en dehors du champ.
* Dernière mise à jour en juin 2023
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