Was ist ein Flow?
Ein Flow oder auch Workflow ist ein automatisierter Prozess, der von einem bestimmten Auslöser (Trigger) gestartet wird und dann eine oder mehrere Aktionen ausführt. Flows helfen Ihnen dabei, repetitive Aufgaben zu minimieren, die Effizienz zu steigern und die Fehlerquote zu senken.
Wie funktioniert ein Flow?
Auslöser (Trigger): Ein Auslöser ist ein Ereignis, das den Workflow startet. Zum Beispiel kann das Hinzufügen einer neuen Zeile zu einen Grid ein Auslöser für einen Flow sein.
Aktion: Eine Aktion ist das, was als Reaktion auf den Auslöser passiert. Zum Beispiel könnte die Aktion das Senden einer E-Mail an ein Teammitglied sein.
Wie erstelle ich einen Workflow?
Zuerst öffnen Sie den Space in dem Sie einen Flow erstellen möchten.
In der linken Seitenleiste finden Sie den Reiter Flows. Anschließend klicken Sie auf Flow erstellen
Nun fügen Sie einen Auslöser (Trigger) per Click zu Ihrem Flow hinzu.
Je nach Trigger können verscheiden Einstellungen vorgenommen werden. Klicken Sie doppelt auf den Auslöser um die Einstellung zu öffnen. Für den Trigger 'Neuer Eintrag per Formular' wählen Sie das Grid und eine Formular aus. Anschließend Speichen Sie den Trigger.
Nachdem Sie Ihren Trigger eingerichtet haben, müssen Sie eine "Aktion" auswählen. Dies ist das, was passiert, wenn der Trigger ausgelöst wird. In diesem Fall, soll eine E-Mail gesendet werden, wenn ein neuer Eintrag per Formular erstellt wurde.
Fügen Sie die Aktion "E-Mail" hinzu und verbinden Sie Trigger und Aktion miteinander.
In den Einstellungen zur E-Mail Aktion Sie angeben, an wen die E-Mail gesendet werden soll, den Betreff und den Inhalt der E-Mail und andere Einstellungen.
Verwenden sie als Absender Name keine E-Mail Adresse. Hier verwenden sie beispielsweise Ihren Namen oder auch den Namen Ihrer Automation.
Nun klicken Sie auf Flow testen.
🙌 Ihre erster Flow funktioniert und ist aktiv 🙌