Como criar um documento

Criamos um guia passo a passo para ensinar você a criar o seu primeiro documento e conhecer os principais recursos do Autentique enquanto isso:

1. Primeiros Passos

Acesse a página de documentos no painel e clique em Novo documento no canto superior esquerdo.
Selecione o arquivo para assinatura: faça o upload do seu computador clicando em Selecionar arquivo ou utilize um modelo criado no nosso editor de texto.
Caso você também queira assinar o documento, clique em + Me adicionar à lista; sua assinatura será realizada logo após concluir a criação do documento.
No card do signatário, defina o método de envio (WhatsApp, email, SMS ou link de assinatura) conforme a conveniência do destinatário.
Insira o dado de contato dos destinatários, como email ou número de telefone, conforme o método de envio escolhido. Ao inserir as informações de cada um, novos campos serão disponibilizados automaticamente, sem limite para o número de signatários.
Após configurar o documento e adicionar os signatários, clique em Avançar para prosseguir para a próxima etapa.

Nessa etapa você ainda pode:

Atribuir papéis aos signatários

Na plataforma Autentique, cada signatário pode desempenhar um papel específico no processo de assinatura digital, conforme a necessidade do documento. As funções disponíveis incluem:

Assinar: papel padrão em que o signatário declara aceitar os termos do documento e o assina.
Aprovar: permite que o signatário aprove o conteúdo do documento sem ser parte integrante, como no caso de um gerente que precisa aprovar contratos.
Reconhecer: utilizado para atestar ciência sobre o conteúdo ou situação descrita no documento.
Assinar como testemunha: destinado a quem atuará como testemunha civil no documento.
Acusar recebimento: funciona como um aviso de recebimento digital, confirmando que o destinatário recebeu o documento, sem integrá-lo como parte.
Endossar em preto: aplicável a duplicatas mercantis, transferindo a titularidade para uma pessoa nomeada.
Endossar em branco: similar ao endosso em preto, porém sem nomeação específica do novo titular.

Para escolher o papel de cada signatário basta clicar no ícone indicado:

Determinar a ordem de assinatura do documento

O envio sem ordem de assinatura permite que todos os signatários recebam o documento simultaneamente, agilizando o processo, já que não há necessidade de sequência nas assinaturas.

Por outro lado, o envio com ordem de assinatura organiza as assinaturas de forma sequencial, enviando o documento para o próximo signatário apenas após a conclusão do anterior, ideal para situações que exigem hierarquia ou maior controle.

A escolha dessa opção se dá na criação do documento:

Escolher o método de assinatura

A assinatura eletrônica avançada assegura a autenticidade e integridade do documento sem exigir um certificado digital da ICP-Brasil, sendo amplamente aplicada em contratos e acordos entre particulares.

Já a assinatura eletrônica qualificada requer um certificado digital emitido por uma AC credenciada na ICP-Brasil, sendo indispensável em situações como transferências de bens imóveis e atos normativos.

Por padrão, o Autentique utiliza-se a assinatura avançada, mas é possível selecionar a qualificada ativando o toggle correspondente:

Para mais informações sobre as modalidades de assinatura consulte o artigo: Assinatura eletrônica avançada ou qualificada: entenda as diferenças

Validações adicionais de segurança

Ao criar um documento na plataforma Autentique, você pode acessar opções avançadas para incluir validações adicionais às assinaturas. Clique em “Exibir mais opções” no card do signatário para configurar as seguintes funcionalidades:

Exigir validação por SMS: Solicite que o signatário valide sua identidade por meio de um código enviado via SMS. Você pode pré-preencher o número de telefone ou permitir que o signatário o informe durante a assinatura.
Exigir documento com foto: Solicite que o signatário anexe um documento de identificação com foto e realize uma prova de vida. As modalidades disponíveis são:
1. Aprovação manual: O signatário envia um documento com foto e uma selfie; você ou um membro da sua organização aprovará ou rejeitará manualmente os materiais enviados.
2. Documento com foto: O signatário anexa imagens da frente e do verso de um documento de identificação, capturadas via smartphone ou computador. A validação será feita automaticamente.
3. Documento, selfie e prova de vida: O signatário fornece um documento com foto, tira uma selfie e realiza uma prova de vida. O sistema compara automaticamente a foto do documento com a selfie para verificar a correspondência.
4. Biometria SERPRO: O signatário tira uma selfie, que é validada pelo SERPRO para verificar a correspondência com registros oficiais do governo brasileiro.
Definir CPF do signatário: Exija que o signatário informe um CPF específico durante a assinatura. Ao preencher o CPF nesta opção, você assegura que o documento só poderá ser assinado se o signatário fornecer o mesmo número de CPF cadastrado na criação do documento.

Escolher a jurisdição e o idioma

A jurisdição define a área geográfica ou legal onde o documento terá validade. Essa configuração também ativa a opção de assinatura sem a necessidade de CPF. Assim, quem não tiver CPF poderá assinar o documento normalmente.

A funcionalidade de idioma serve para escolher a versão do template de e-mail que será enviada. Os templates estão disponíveis em português e inglês. Se você selecionar inglês, o signatário receberá o e-mail nesse idioma.

Mesclar documento

A opção de Mesclar Arquivo no Autentique permite incluir mais de um documento no mesmo envio durante a criação.

Após selecionar um documento, clique em Mesclar arquivo.
Selecione Adicionar mais arquivos e escolha os documentos que deseja unir.

Ao mesclar arquivos, eles se tornam um único documento, sem possibilidade de separação após o envio. Caso precise que os arquivos permaneçam separados, envie-os individualmente para assinatura.

Editar signatário após o envio do documento

Você pode editar os signatários após o envio do documento, desde que ainda não tenham assinado.

Se esquecer de alguém ou inserir alguma informação incorreta, é possível adicionar ou excluir signatários que ainda não assinaram.

Adicionar um signatário

Acesse o documento que deseja adicionar o signatário, clique em opções > alterar > adicionar signatário.

Uma tela será exibida para você configurar o novo signatário, permitindo escolher se o envio será feito por e-mail, WhatsApp ou SMS.

Excluir signatários

Se o signatário ainda não tiver assinado, você pode removê-lo.

Para isso, acesse o documento, clique nos três pontinhos no card do signatário que deseja remover e selecione remover signatário.

2. Posicionando assinaturas

Posicione as assinaturas e outros campos desejados dos signatários no local de sua escolha dentro do documento:
Após posicionado, clique em avançar.

Como repetir campos em várias páginas

Se precisar posicionar a assinatura em várias páginas no mesmo documento, clique no ícone de cópia em azul:
Ao clicar, aparecerá uma nova janela com as opções disponíveis. Escolha a desejada:

Como posicionar uma assinatura após o envio do documento

Se você esquecer ou posicionar algo no local errado e perceber após o envio do documento, não se preocupe, é possível corrigir.

Para isso, acesse o documento, clique em opções > alterar > alterar campos.

Pronto, você será direcionado novamente para a tela de posição de assinaturas.

Se você não posicionar a representação visual de uma assinatura em um documento, isso não compromete sua validade. Contudo, no card do signatário, será exibida a tag: Assinatura invisível

3. Etapa final

Na etapa final, é possível:

Editar o nome do documento.
Personalizar a mensagem que será enviada aos signatários.
Definir a pasta onde o documento será arquivado.

Para concluir, clique em Enviar para assinatura no canto inferior esquerdo da tela.

Para mais detalhes sobre as opções disponíveis nesta tela, consulte nosso tópico de configurações adicionais para compreender o funcionamento de cada recurso.