Como criar um documento

Este guia passo a passo foi desenvolvido para auxiliar você na criação do seu primeiro documento, além de apresentar os principais recursos do Autentique de forma simples e objetiva.

1. Primeiros Passos

Acesse a página de documentos no painel e clique em Novo documento no canto superior esquerdo.
Selecione o arquivo para assinatura: você pode clicar em "Selecionar arquivo" e fazer upload de um documento do seu computador ou celular, importar diretamente do Google Drive ou escolher um modelo já criado no editor de texto do Autentique.
Caso também precise assinar o documento, clique em + Me adicionar à lista; Após a finalização, a assinatura poderá ser realizada na mesma página.
No card do signatário, defina o método de envio (WhatsApp, e-mail, SMS ou link de assinatura) de acordo com a preferência das partes.
Insira o dado de contato dos signatários, sendo e-mail ou número de telefone, conforme o método de envio selecionado. Ao inserir as informações de cada um, novos campos serão disponibilizados automaticamente, sem limite para o número de signatários.
Após configurar o documento e adicionar os signatários, clique em Avançar para prosseguir para a próxima etapa.

Nessa etapa você ainda pode:

Atribuir papéis aos signatários

No Autentique, cada signatário pode desempenhar um papel específico no processo de assinatura digital, conforme a necessidade do documento. As funções disponíveis incluem:

Assinar: etapa padrão na qual o signatário declara estar de acordo com os termos do documento e realiza a assinatura.
Aprovar: permite que o signatário aprove o conteúdo do documento sem precisar integrá-lo formalmente, como no caso de um gerente responsável por autorizar contratos, por exemplo.
Reconhecer: utilizado para atestar a ciência do signatário sobre o conteúdo ou a situação descrita no documento.
Testemunhar: destinado ao signatário atuará como testemunha civil no documento.
Acusar recebimento: funciona como um aviso de recebimento digital, confirmando que o destinatário recebeu o documento, sem integrá-lo formalmente como parte.
Endossar em preto: é aplicável a títulos de créditos, como duplicatas mercantis por exemplo, onde é transferida a titularidade para uma pessoa nomeada no documento.
Endossar em branco: similar ao endosso em preto, porém sem nomeação específica do novo titular.

Para escolher o papel de cada signatário basta clicar no ícone indicado:

Determinar a ordem de assinatura do documento

Ao configurar o envio do documento, você pode escolher se as assinaturas ocorrerão de forma sequencial ou sem uma ordem definida, de acordo com a necessidade do processo.

Envio sem ordem de assinatura: permite que todos os signatários recebam o documento ao mesmo tempo, possibilitando que as assinaturas sejam realizadas de forma paralela. Essa opção torna o processo mais ágil, pois não exige uma sequência específica entre os signatários.

Envio com ordem de assinatura: organiza o fluxo de assinaturas de forma sequencial. Nesse formato, o documento é encaminhado ao próximo signatário somente após a assinatura do anterior, sendo ideal para casos que exigem hierarquia, validações intermediárias ou maior controle sobre o processo.

A escolha dessa opção se dá na criação do documento:

Escolher o método de assinatura

A assinatura eletrônica sem certificado digital garante a autenticidade e a integridade do documento, dispensando o uso de certificado ICP-Brasil, sendo amplamente utilizada em contratos e acordos entre particulares.

A assinatura eletrônica qualificada exige o uso de certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil, sendo obrigatória em operações como a transferência de bens imóveis e a prática de atos normativos.

Por padrão, o Autentique adota a assinatura sem certificado digital, sendo possível optar pela assinatura qualificada por meio da ativação do toggle correspondente.

Para mais informações sobre as modalidades de assinatura consulte o artigo: Assinatura sem certificado e com certificado digital

Validações adicionais de segurança

Ao criar um documento no Autentique, você pode acessar opções avançadas para incluir validações adicionais às assinaturas. Clique em “Exibir mais opções” no card do signatário para configurar as seguintes funcionalidades:

Exigir validação por SMS: Solicite a validação de identidade do signatário por meio de um código enviado via SMS. O número de telefone pode ser informado previamente ou inserido pelo próprio signatário no momento da assinatura.
Exigir documento com foto: Ative a opção para que o signatário anexe uma selfie ou documento de identificação com foto e realize uma prova de vida. As modalidades disponíveis são:
1. Aprovação manual: O signatário deve anexar um documento de identificação com foto e tirar uma selfie. O criador ou um membro da organização com a permissão necessária, poderá aprovar ou rejeitar os documentos e selfie enviados.
2. Documento com foto: O signatário deve anexar um documento de identificação com foto e tirar uma selfie, a selfie será comparada automaticamente com a foto do documento, aprovando a assinatura automaticamente caso se trate da mesma pessoa.
3. Documento, selfie e prova de vida: Inclui envio de documento de identificação com foto, uma selfie e realização de prova de vida. O sistema compara automaticamente a foto do documento com a selfie para verificar a semelhança.
4. Biometria SERPRO: O signatário tira uma selfie pelo computador ou smartphone, essa será validada pelo SERPRO, verificando a semelhança com fotos registradas pelo governo brasileiro.
5. Documento com foto e facematch: O signatário precisa capturar a frente e o verso de um documento de identificação com foto (como RG, CPF, CNH, passaporte, CTPS ou carteiras profissionais) e, posteriormente, registrar uma selfie em tempo real. O sistema realiza a comparação automática entre o rosto exibido no documento e a fotografia enviada, gerando um índice de similaridade que indica o nível de correspondência entre as imagens.
Definir CPF do signatário: Exija que o signatário informe um CPF específico no momento da assinatura. Ao definir o CPF nessa opção, o documento somente poderá ser assinado se o número informado corresponder ao CPF cadastrado durante a criação do documento.

Escolher a jurisdição e o idioma

A jurisdição define o território geográfico ou o contexto legal em que o documento terá validade. Ao configurar uma jurisdição diferente do Brasil, a assinatura passa a não exigir CPF, permitindo que pessoas que não possuem esse documento, por exemplo, um signatário residente em outro país, possam assinar o documento normalmente.

A funcionalidade de idioma permite escolher a versão do template de e-mail que será enviada ao signatário. Atualmente, os templates estão disponíveis em português, inglês e espanhol.

Mesclar documento

A opção Mesclar Arquivo do Autentique permite adicionar e unificar mais de um documento em um único envio durante a etapa de criação.

Após selecionar um documento, clique em Mesclar arquivo.
Selecione Adicionar mais arquivos e escolha os documentos que deseja incluir na mesclagem.

Atenção: Ao mesclar arquivos, eles passam a compor um único documento, não sendo possível separá-los após o envio. Caso seja necessário mantê-los independentes, recomenda-se realizar o envio de cada arquivo individualmente para assinatura.

Editar signatário após o envio do documento

É possível editar os signatários após o envio do documento, desde que a assinatura ainda não tenha sido realizada. Nessa etapa, você pode adicionar ou remover signatários que ainda não assinaram, bem como corrigir informações inseridas incorretamente.

Adicionar um signatário

Acesse o documento que deseja adicionar o signatário, clique em opções > alterar > adicionar signatário.

Uma tela será exibida para a configuração do novo signatário, permitindo definir o método de envio da solicitação de assinatura (e-mail, WhatsApp, SMS ou link) além de selecionar, se desejado, opções adicionais de validação de segurança.

Excluir signatários

Se o signatário ainda não tiver assinado o documento, você poderá removê-lo.

Para isso, acesse o documento, clique nos três pontos no card do signatário que deseja remover e selecione remover signatário.

2. Posicionando assinaturas

Posicione as assinaturas e demais campos dos signatários nos locais desejados dentro do documento.
Após posicionado, clique em avançar.

Como repetir campos em várias páginas

Caso necessário, é possível posicionar a assinatura em várias páginas no mesmo documento, basta clicar no ícone de cópia em azul:
Ao clicar, aparecerá uma nova janela com as opções disponíveis. Escolha a desejada:

Como posicionar uma assinatura após o envio do documento

Caso algum campo seja esquecido ou posicionado incorretamente e isso seja identificado após o envio do documento, é possível realizar a correção.

Para isso, acesse o documento, clique em opções > alterar > alterar campos.

Caso não sejam posicionadas as assinaturas, a ausência da representação visual delas no documento não compromete sua validade. Nesses casos, no card do signatário será exibida a identificação Assinatura invisível.

3. Etapa final

Na etapa final, é possível:

Editar o nome do documento.
Personalizar a mensagem que será enviada aos signatários.
Definir a pasta onde o documento será arquivado.

Para concluir, clique em Enviar para assinatura no canto inferior esquerdo da tela.

Para mais detalhes sobre as opções disponíveis nesta tela, consulte o tópico Configurações adicionais e conheça o funcionamento de cada recurso.