Henvendelser fra leietakere kan være alt fra små forespørsler til større saker som krever oppfølging. For å gjøre håndteringen enklere, har vi samlet alle henvendelser på ett sted – i Autility.
Hva er en henvendelse?
En henvendelse kan være:
En forespørsel om mer strøing på parkeringsplassen.
En melding om at temperaturen på kontoret må justeres.
Et spørsmål om når avfallshåndtering eller vedlikehold gjennomføres.
Alt som tidligere ble meldt inn via e-post, telefon eller meldinger, kan nå registreres som en henvendelse i systemet. Det gjør at du slipper å håndtere dette i flere kanaler, og får en samlet oversikt.
Hvordan fungerer det?
1. Opprettelse av henvendelser:
Leietaker: Sender en e-post som automatisk legges inn som en henvendelse i systemet. Hver henvendelse får:
En tittel og beskrivelse.
Hvem som har sendt inn henvendelsen.
Lokasjon i bygget som saken gjelder.
Mulighet til å legge ved bilder eller dokumenter.
Kommentarer som loggføres underveis.
Du: Kan også opprette henvendelser manuelt, for eksempel basert på telefonhenvendelser:
Åpne Autility.
Trykk på "Henvendelser" under "Drift", og velg Opprett.
Legg inn informasjonen du har om henvendelsen og hvem det gjelde, sånn at du kan følge opp saken.
2. Hvem mottar henvendelsen?
Du mottar og håndterer alle henvendelser. Avhengig av saken, kan du delegere oppgaver videre til andre, som driftspersonell eller innleide tjenester.
Hvordan kommunisere videre med leietaker?
Åpne Autility.
Trykk på "Henvendelser" under "Drift".
Velg en henvendelse fra listen, og bla ned til kommentarene.
Velg Svar, og mottaker vil oppdateres til den som sendte henvendelsen. Nå sender du svar direkte tilbake.
Hvordan diskutere saken internt?
Åpne Autility.
Trykk på "Henvendelser" under "Drift".
Velg en henvendelse fra listen, og bla ned til kommentarene.
Velg Kommentar, og du vil se at det ikke er oppført en mottaker. Nå kan du legge inn egne kommentarer på henvendelsen, uten å sende de til leietaker.
3. Statusoppfølging:
Henvendelsene følger en enkel statusflyt:
To Do: Når henvendelsen er registrert.
Pågår: Når tiltak eller oppgaver er iverksatt.
Fullført: Når saken er løst og lukket.
Hvorfor bruke Autility til henvendelser?
Ved å samle alle henvendelser på ett sted, slipper du som forvalter å holde oversikt over e-poster, telefoner og løse notater. I Autility kan du:
Kommunisere direkte med leietaker via kommentarer i henvendelsen.
Dokumentere all dialog og tilhørende informasjon.
Opprette oppgaver eller avvik direkte fra en henvendelse, for eksempel for driftsteknikere som skal utføre tiltak.
Prioritere saker og tildele ansvar til riktig person.
Eksempel:
En leietaker melder inn et ønske om bedre strøing på parkeringsplassen via e-post. Henvendelsen blir automatisk registrert i Autility. Du legger til en kort beskrivelse, bilder av parkeringsplassen, og oppretter en oppgave som tildeles driftsteknikeren med ansvar for området.
Når strøingen er gjennomført, markerer driftsteknikeren oppgaven som fullført og legger ved nødvendig dokumentasjon. Du kan deretter lukke henvendelsen og enkelt kommunisere tilbake til leietaker at saken er løst.