📎REMARQUE : Cette fonctionnalité n'est pas encore visible et sera disponible à partir du 1er septembre 2026.
Préliminaire
Pour recevoir les factures fournisseurs dans AutoEntry, il est nécessaire de s'inscrire à la plateforme agrée de Sage pour activer la facturation électronique.
Quand un fournisseur transmet sa facture depuis sa plateforme, celle-ci apparaîtra dans la boîte de réception des Achats une fois validée via le réseau.
Réception
Pour accéder aux factures électroniques reçues :
Accédez au dossier Achats, puis cliquez sur Boîte de réception.
Cliquez sur l'onglet Factures électroniques reçues.
Dès réception de la facture, celle-ci apparaîtra comme "Nouvelle" puis "mise à disposition".
Une fois à disposition, l'utilisateur aura la possibilité de
Voir la facture
Télécharger le fichier au format UBL
Prendre en charge pour confirmer bonne réception avant validation
Valider directement
Alternativement Reporter (suspendre) l'achat, Refuser ou Contester la facture.
Options disponibles une fois Prise en charge :
Liste de factures avec les différents statuts au cours du cycle de traitement de la facture électronique d'achat.
Actions disponibles par Statut
Cliquez sur Actions à droite d'une facture et sélectionnez une des options disponibles.
Les options disponibles dans le menu Actions varient en fonction du statut de la facture :
STATUT | ACTIONS | MESSAGE |
Nouvelle |
|
|
Mise à disposition |
|
|
Prendre * en charge
Devrait afficher Prise en charge |
|
|
Validée
|
|
|
Paiement envoyé |
|
|
Paiement reçu par le fournisseur
(actionné par le fournisseur via la PA)
|
|
|
Refusée |
|
|
Reportée |
|
|
En litige
|
|
|
Publiée
|
| * |
Acceptée
(validation interne pour les comptes non intégrés)
|
| * |
📎REMARQUE : Accordez un délai de mise à jour du statut après toute Action effectuée, le temps que l'information soit transmise à la plateforme. Attendez quelques instants, puis actualisez la page.
Détails des Actions
Voir la facture
Cliquez sur le lien dans la colonne numéro de facture pour accéder aux détails.
Alternativement, cliquez sur Action, puis Voir la facture.
Le détail de la facture affiche le document extrait à gauche et le document original à droite.
⚠️AVERTISSEMENT : Veillez à vérifier le numéro de Siret et le contact avant de créer le contact et publier la facture. Si le contact fournisseur n'est pas présent dans AutoEntry, le champ dédié au fournisseur est remplacé par le Siret du destinataire. Des améliorations sont en cours de développement. Consultez le numéro du fournisseur dans le fichier original reçu.
Prendre en charge
Une fois mise à disposition, l'utilisateur aura l'option de Prendre en charge la facture. Cette étape permet de confirmer la réception avant d'approuver ou refuser. L'utilisateur a également la possibilité d'ignorer cette étape pour Valider, Reporter, Contester ou refuser directement.
Valider
Une fois Mise à disposition ou Prise en charge, l'utilisateur aura l'option de Valider.
Cliquez sur Action au niveau de la facture.
Cliquez sur Valider.
Cliquez sur Oui, Valider pour confirmer.
Alternativement, cliquez sur Pas maintenant pour annuler.
Une fois validée, le fournisseur est informé et l'option pour régler apparaît alors.
Règlement
Une fois validée, procédez au règlement auprès de vos services bancaires habituels.
Une fois le règlement effectué :
Cliquez sur Actions > Paiement envoyé.
La fenêtre de confirmation apparaît.
Par cette action, vous signalez à votre fournisseur que vous avez réglé cette facture.
Cliquez sur Paiement envoyé pour confirmer que le règlement a bien été effectué auprès du fournisseur.
Alternativement, cliquez sur Pas maintenant pour annuler cette étape.
Une fois la facture marquée comme réglée :
Le statut affichera Paiement envoyé.
Le fournisseur est informé. Une fois que celui-ci confirme l'encaissement de son côté, le statut changera automatiquement comme Paiement reçu par le fournisseur.
Il est alors possible de publier (ou accepter si le compte n'est pas intégré) puis archiver la facture. Cela est possible même si le fournisseur n'a pas encore confirmé l'encaissement.
Refus
Cliquez sur Refuser.
La fenêtre suivante apparaît.
Sélectionnez ou ajoutez manuellement le motif du refus :
Taux de TVA erroné
Montant total erroné
Erreur de calcul de la facture
Mention légale manquante
Facture en doublon
Erreur de destinataire
Transaction inconnue
Emetteur inconnu
contrat terminé
Double facture
numéro de commande incorrect ou manquant
Adresse de facturation électronique erronée
Cliquez sur Confirmez le refus pour valider et informer le fournisseur.
⚠️AVERTISSEMENT : Une fois refusée, il n'est plus possible de revenir en arrière.
Alternativement, cliquez sur Non revenir en arrière pour annuler cette étape.
Une fois refusée, archivez la facture.
📎REMARQUE : L'option pour publier et comptabiliser la facture n'est pas disponible pour les factures refusées.
Reporter
Sélectionnez cette Action pour suspendre l'achat sans toutefois refuser la facture. Il est possible de valider la facture et de la régler plus tard.
Voulez-vous reporter le traitement ?
Le traitement de la facture a été reporté
Le traitement des factures peut être reporté en l’absence de documents justificatifs.
Toutes les demandes d’informations et leur traitement se poursuivent en dehors d’AutoEntry - Confirmer
Une fois Reportée, les actions pour Prendre en charge, Valider, Contester ou Refuser restent disponible.
Contester
Pour contester une facture :
Cliquez sur Action > Contester la facture.
La fenêtre suivant apparaît.
Indiquez le Motif du litige et la Résolution attendue :
Avoir
Facture corrective
Cliquez sur Contester la facture pour confirmer.
Alternativement, cliquez sur Annuler pour annuler cette étape.
Une fois contestée, Le statut de la facture sera marqué "En litige".
Communiquez avec le fournisseur pour en discuter.
Pour consulter le motif et la résolution une fois en litige, visualisez la facture et cliquez sur En savoir plus.
Une fois résolu, sélectionnez l'action appropriée pour Prendre en charge, Valider ou Refuser. Les actions sont disponibles depuis la fenêtre de la facture ou depuis la liste des factures.
Étapes suivantes
Une fois le cycle de facturation électronique achevé, il est nécessaire de finir le traitement de la facture au sein de AutoEntry. (Tâches à définir et partager entre le cabinet et le client).
📎REMARQUE : Selon les préférences de l'utilisateur, il est possible de publier les factures avant ou après l'archivage.
Traitement et publication
Une fois le règlement effectué (Paiement envoyé), l'option pour Accepter (comptes non intégrés) ou publier (comptes synchronisés avec Génération Expert) est disponible.
Pour publier, il est nécessaire de codifier tous les champs requis.
Sélectionnez les catégories, codes de TVA et journaux appropriés.
📌ASTUCE : Configurez les codes par défaut à utiliser. Il est possible d'automatiser les catégories en fonction de la sélection du fournisseur.
Une fois les champs remplis, cliquez sur Publier pour envoyer la facture dans Génération Expert (GE).
La facture affichera deux statuts, l'un indiquant le règlement envoyé et reçu via la PA, et l'autre statut indiquant le statut de publication via GE. (ou Accepté en interne).
Archive
Une fois la facture réglée et / ou publiée, déplacez-la dans le dossier Archives. Cela permet de vider la Boîte de réception et de ne conserver que les factures à traiter.
📌ASTUCE : Il est possible d'archiver avant ou après la publication.
L'archivage avant la publication permet de vider la boîte de réception une fois le cycle de facturation électronique achevé. Le client du cabinet traitera les factures depuis la boîte de réception et le cabinet la codification et publication vers GE depuis le dossier Archives.
📎REMARQUE : Il est possible de configurer le compte pour archiver les factures automatiquement. Cette option n'est possible que lorsque celles-ci sont publiées.
Consultez l'Index sur la Facturation électronique.