INTRODUCTION
Activation
L'onglet Téléchargée (Téléchargements) apparaît dans la boîte de réception du dossier Ventes une fois l'option Facturation électronique activée. Cet onglet permet de séparer la gestion de l'extraction dans AutoEntry d'une part et les factures envoyées aux clients d'autres part.
📎REMARQUE : Si l'option n'est pas activée, les documents extraits apparaissent directement dans la boîte de réception.
Accès
Accédez à la page d'accueil de l'entreprise.
Accédez au dossier Ventes, puis Boite de réception.
L'onglet
Téléchargées'affiche automatiquement avec la liste des factures disponibles après extraction.
Aperçu
L'onglet Téléchargée permet de :
Visualiser la facture et vérifier l'extraction avant l'envoi au client
Rejeter ou déplacer la facture si ajoutée par erreur
Envoyer la facture électronique au client via la Plateforme Agrée
Publier et Archiver une facture sans l'envoyer au client
FONCTIONNALITES
Visualisation et vérification de la facture
Cliquez sur le lien dans la colonne numéro de facture pour accéder aux détails.
Alternativement, cliquez sur Action, puis Voir la facture.
Le détail de la facture affiche le document extrait à gauche et le document original à droite.
Vérifiez l'extraction des données (Montants, TVA, Siret, Numéro de TVA etc) avant l'envoi au client et traitement.
Si besoin, consultez les triangles d'avertissement.
📎REMARQUE : Les avertissements concernant les catégories et codes n'impacteront pas l'envoi au client. Ces champs sont interne à AutoEntry. Les catégories devront cependant être remplies avant la publication vers Génération Expert.
Rejets
Dans le cas d'erreur de téléchargement dans AutoEntry, il est possible rejeter la facture et de la déplacer vers l'onglet Rejets.
📎REMARQUE : Ne pas confondre le rejet lors de l'extraction et le refus d'un client après l'envoi de la facture.
Déplacer
Déplacez le document vers un autre dossier si ajouté dans le mauvais dossier par erreur.
Envoi de la facture électronique
L'option pour envoyer la facture sera disponible depuis la liste ou depuis la facture, à condition que le contact ait un numéro de Siret.
Pour plus d'information, consultez envoyer une facture électronique de vente.
Publier / Accepter (optionnel)
Pour publier ou traiter la facture sans l'envoyer, sélectionnez les catégories comptables et publiez vers Génération Expert. Alternativement, dans le cas de comptes non intégrés, cliquez sur Accepter pour valider la facture.
📎REMARQUE : Une fois publiée ou acceptée, il ne sera plus possible d'envoyer la facture électronique. L'option pour publier sera disponible après l'envoi depuis l'onglet Factures électroniques. Cette option est disponible dans cet onglet si l'envoi n'est pas nécessaire.
Archiver (optionnel)
Archivez le document directement depuis l'onglet Téléchargée si par exemple l'envoi au client n'est pas nécessaire.
📎REMARQUE : Une fois archivée, il ne sera plus possible d'envoyer la facture électronique. Par contre, l'option pour archiver sera disponible après l'envoi sous format électronique.
OPTIONS ET MENUS
Pour accéder aux options, cliquez sur Action à droite d'une facture et sélectionnez une des options disponibles. Alternativement, cliquez sur le lien dans la colonne numéro de facture pour accéder aux détails et options.
Bouton Action
Le bouton Action est disponible au niveau de chaque facture :
Voir la facture
Liste
Il est possible de sélectionner le Compte du client et différentes catégories directement depuis la liste. Alternativement, ouvrez le détail de chaque facture pour voir toutes les informations.
Bouton Actions : Sélection multiple
Le bouton Actions dans la barre de menu principale permet de Rejeter, archiver et publier/accepter plusieurs factures à la fois. Il permet également de Déplacer les documents vers un autre dossier.
Cochez les factures sur la gauche pour les sélectionner et choisissez une option depuis Actions.
📎REMARQUE : l'option Déplacer n'est disponible que depuis le bouton Actions principal. Cette option n'est pas disponible dans le menu au niveau des factures.
La facture sera déplacée en dehors de l'onglet Téléchargée après les actions suivantes :
Déplacer > vers le dossier sélectionné (Achats, Ventes, Dépenses)
Rejeter > vers l'onglet Rejets
Archiver > vers l'onglet Archives
Envoyer sous forme de facture électronique > onglet Factures électroniques envoyées
OPTIONS PAR STATUT (TABLEAU RECAPITULATIF)
Les options varient en fonction du statut de la facture :
Onglet Téléchargée (>Téléchargements)
STATUT | ACTIONS | MESSAGE dans la facture |
Prête
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| La facture est prête pour examen et approbation. |
Acceptée (comptes non intégrés) |
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Publiée |
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