Qu’est-ce que la pioche ?
La pioche regroupe les fiches qui ne sont plus attribuées à un négociateur en particulier.
Lorsqu’une fiche est en pioche, elle peut être récupérée par un autre membre de l’agence afin d’être traitée rapidement. Ce fonctionnement permet d’éviter qu’un prospect reste trop longtemps sans action.
Pourquoi une fiche part-elle automatiquement en pioche ?
Une fiche prospect à l'étape "Nouveau" part automatiquement en pioche lorsqu’elle n’a pas été traitée dans le délai prévu.
Concrètement, si le négociateur assigné à la fiche n’effectue pas l’action attendue dans le temps imparti, la fiche est désattribuée puis remise dans la pioche.
L’objectif est de s’assurer que les nouveaux prospects soient pris en charge rapidement, même si le négociateur initialement assigné n’a pas pu les traiter.
À quel moment les fiches partent-elles en pioche ?
Les départs en pioche ne se font pas en temps réel.
Ils sont regroupés une fois par jour, en soirée, en dehors des heures de travail habituelles.
Cela permet d’éviter qu’une fiche change d’attribution ou d’étape pendant qu’un négociateur est en train de la consulter ou de la traiter.
👉 Si une fiche part en pioche le soir, il ne s’agit donc pas d’un dysfonctionnement : c’est le fonctionnement prévu.
Comment comprendre le délai paramétré ?
Le délai de départ en pioche doit être lu en jours.
Par exemple :
Délai paramétré | Comportement attendu |
1 jour | La fiche peut partir en pioche le soir suivant sa création, si elle n’a pas été traitée |
2 jours | La fiche peut partir en pioche le surlendemain soir, si elle n’a pas été traitée |
3 jours | La fiche peut partir en pioche le 3e soir, si elle n’a pas été traitée |
Tant que le délai n’est pas atteint, la fiche reste attribuée au négociateur.
Une fois le délai atteint, elle partira en pioche lors du prochain traitement automatique du soir.
Quel délai choisir ?
Si vous souhaitez laisser au négociateur le temps de traiter la fiche pendant sa journée de travail, nous vous recommandons de paramétrer le délai sur 1 jour.
Ainsi, la fiche reste attribuée pendant la journée de sa création et ne pourra repartir en pioche que le soir suivant, si aucune action attendue n’a été réalisée.
Le départ en pioche en soirée est volontaire. Il permet d’éviter que des fiches changent d’attribution en pleine journée, ce qui pourrait créer de la confusion pour les équipes.
Pour un fonctionnement plus lisible, nous vous conseillons donc de raisonner en journées entières plutôt qu’en heures.
Questions fréquentes
Mes fiches partent en pioche le soir, est-ce normal ?
👉 Oui. Les départs en pioche sont traités automatiquement en soirée.
Une fiche peut-elle partir exactement à l’heure où le délai est atteint ?
👉 Non. Le départ ne se fait pas à la minute près. Il est pris en compte lors du prochain traitement automatique du soir.
Je veux que mes négociateurs aient toute la journée pour traiter leurs fiches. Quel délai choisir ?
👉 Nous vous recommandons de choisir un délai de 1 jour.
Pourquoi mon délai en heures ne donne pas le résultat attendu ?
👉 Parce que les départs sont traités une fois par jour, le soir. Pour un comportement plus prévisible, privilégiez un délai exprimé en jours.