À quoi sert le traitement des rapprochements
Avest rapproche en continu chaque bien en vente des acquéreurs de votre fichier dont le projet correspond. Le traitement des rapprochements vous permet de passer du rapprochement passif à l'action : décider quels acquéreurs contacter, par quel canal, garder une trace de ce que vous avez proposé et à quelle date, et suivre l'avancement de chaque demande.
Deux entrées existent pour le même mécanisme :
Depuis une fiche mandat/vente (onglet Rappro.) : vous traitez les acquéreurs rapprochés d'un bien donné.
Depuis le Fichier acquéreurs : vous reliez le tableau à un mandat pour retrouver et filtrer tous les acquéreurs liés à ce bien.
Ouvrir l'onglet Rappro. dans une fiche mandat/vente
Ouvrez une fiche mandat/vente. Dans le bandeau d'onglets de la fiche, cliquez sur Rappro.
Le badge de l'onglet (nouveaux acquéreurs à traiter)
L'onglet Rappro. affiche un badge compteur. Au survol, une infobulle indique le nombre de nouveaux acquéreurs rapprochés sur ce bien.
Bon à savoir : ce badge ne compte que les nouveaux rapprochements, c'est-à-dire les acquéreurs proposés automatiquement que vous n'avez pas encore traités. Les acquéreurs déjà proposés ou déjà classés sans suite ne sont pas comptés : le badge reflète donc ce qu'il vous reste à traiter.
Comprendre les 3 sections : Nouveaux, Proposés, Sans suite
L'onglet Rappro. organise les acquéreurs en trois sections.
Ce que contient chaque section
Nouveaux rapprochements : les acquéreurs rapprochés automatiquement avec le bien, mais que vous n'avez pas encore traités. C'est votre file de travail.
Rapprochements proposés : les acquéreurs à qui vous avez déjà proposé ce bien. Le canal et la date de la proposition s'affichent sur la ligne.
Rapprochements sans suite : les acquéreurs que vous avez écartés pour ce bien. Cette section reste consultable et l'action est réversible.
Chaque section affiche un compteur, et une liste vide affiche un message dédié : « Aucun rapprochement pour ce bien », « Aucun rapprochement proposé » ou « Aucun rapprochement en sans suite ».
L'accordéon (une section ouverte à la fois)
Les trois sections fonctionnent en accordéon : une seule est ouverte à la fois. À l'ouverture de l'onglet, c'est la section Nouveaux rapprochements qui est dépliée. Ouvrir une autre section referme automatiquement la précédente.
À noter : chaque section dispose aussi d'un bouton en forme d'œil pour masquer les noms des acquéreurs (utile si vous partagez votre écran).
Le score de rapprochement
Chaque acquéreur porte un score de rapprochement sur 10, matérialisé par un badge « étoile + note » à droite de sa ligne. Ce score combine la pertinence du profil de l'acquéreur et la correspondance de ses critères avec le bien (prix, surface, pièces, éléments essentiels).
Lecture du score et code couleur (0 à 10)
Le badge est coloré selon le niveau de correspondance. Cliquez dessus (ou sur le bouton d'information de la section) pour ouvrir la fenêtre « Comprendre les rapprochements », qui rappelle la grille de lecture :
Score | Correspondance |
8 à 10 | Excellente correspondance |
5 à 7 | Bonne correspondance |
Moins de 5 | Correspondance partielle |
À noter : si les critères de recherche d'un acquéreur ont changé et qu'il n'est plus rapproché du bien, son badge de score peut ne plus apparaître, même s'il figure encore en Proposé ou en Sans suite.
Le tri par pertinence
Dans chaque section, les acquéreurs sont triés par score décroissant : les profils les plus pertinents remontent en haut de liste. Dans les sections Proposés et Sans suite, les acquéreurs de même score sont départagés par la date de la dernière proposition.
Sélectionner un ou plusieurs acquéreurs
Pour agir, cochez d'abord les acquéreurs concernés.
Case sur la ligne : cliquez n'importe où sur la ligne d'un acquéreur pour le sélectionner.
Tout sélectionner : la case en haut de la section coche tous les acquéreurs de la liste.
Sélection d'une plage : maintenez la touche Maj et cliquez pour sélectionner d'un coup tous les acquéreurs entre deux lignes.
Important : la sélection est propre à chaque section. Si vous ouvrez une autre section, la sélection en cours est vidée. Vous ne pouvez donc pas mélanger dans une même action des acquéreurs de deux sections différentes.
La barre d'actions
Dès qu'au moins un acquéreur est coché, une barre d'actions flottante apparaît en bas de l'écran. Elle indique le nombre d'acquéreurs sélectionnés et propose trois actions, plus une croix pour annuler la sélection.
Proposer par email / SMS / téléphone
Cliquez sur Proposer par... puis choisissez le canal :
Proposer par email ou Proposer par SMS : la fenêtre de rédaction du message s'ouvre, pré-remplie avec les acquéreurs sélectionnés comme destinataires. Vous finalisez et envoyez.
Proposer par téléphone : un dialogue de confirmation s'affiche (avec l'adresse du bien). Cette option enregistre simplement le fait que vous avez proposé le bien par téléphone ; aucun message n'est envoyé.
Ce qui se passe après une proposition
Une fois la proposition validée :
L'acquéreur bascule de Nouveaux rapprochements vers Rapprochements proposés.
Un badge de proposition s'affiche sur sa ligne : l'icône du canal (Email, SMS ou Tél.) et la date. Si plusieurs propositions ont eu lieu, un « Historique des propositions » les liste.
Un message de confirmation apparaît et la sélection est vidée.
Envoyer en suivi des visites
Pour faire entrer directement un acquéreur dans le suivi des demandes, cochez-le puis cliquez sur Envoyer en suivi des visites et choisissez l'étape (par exemple En cours de planif., Visite planifiée, Intérêt / Négociation…). Si l'étape choisie nécessite des informations complémentaires (une visite, une offre), un assistant s'ouvre pour les renseigner. Un message confirme le déplacement.
Classer sans suite (et le rendre réversible)
Pour écarter un ou plusieurs acquéreurs pour ce bien, cochez-les puis cliquez sur Classer sans suite. Un dialogue de confirmation rappelle que l'action est réversible depuis la section « Rapprochements sans suite ». Les acquéreurs basculent alors dans cette section.
À noter : le bouton Classer sans suite n'apparaît pas lorsque vous êtes déjà dans la section Sans suite.
Pour ramener un acquéreur en file de travail, survolez sa ligne dans la section Sans suite et utilisez l'action Remettre en nouveaux rapprochements.
Ajouter manuellement un acquéreur (part en Proposé)
Si un acquéreur n'a pas été rapproché automatiquement mais que vous savez qu'il est intéressé, vous pouvez le relier manuellement au bien.
Dans la section Rapprochements proposés (ou Rapprochements sans suite), cliquez sur le bouton + (infobulle « Ajouter un acquéreur »).
Dans la fenêtre « Ajouter un acquéreur au rapprochement », recherchez la fiche par nom ou par identifiant (« Sélectionnez un acquéreur pour le rapprocher manuellement de ce bien. »).
Cliquez sur Ajouter.
L'acquéreur apparaît directement dans Rapprochements proposés.
Voir dans le fichier acquéreurs (élargir la recherche)
Dans l'en-tête de la section Nouveaux rapprochements, le bouton en forme de flèche « Voir dans le fichier acquéreurs » ouvre le Fichier acquéreurs dans un nouvel onglet, déjà filtré sur ce bien : sous-filtre Nouveau rapprochement, colonne Score affichée et tri par score décroissant. Pratique pour affiner votre recherche avec l'ensemble des filtres du fichier.
Cas d'usage : baisse de prix, re-solliciter les Sans suite
Après une baisse de prix, les acquéreurs autrefois écartés pour raison de budget redeviennent souvent pertinents.
Dans l'onglet Rappro., ouvrez la section Rapprochements sans suite.
Cochez les acquéreurs à re-solliciter.
Utilisez Proposer par... (email, SMS ou téléphone) : la proposition est recréée et l'acquéreur repasse en Rapprochements proposés.
Depuis cette section, Proposer par... et Envoyer en suivi des visites restent disponibles ; seul Classer sans suite est masqué (l'acquéreur y est déjà).
Le fichier acquéreurs relié à un mandat
Le Fichier acquéreurs permet de travailler les rapprochements sous forme de tableau, avec toute la puissance de tri et de filtre.
Le filtre « Mandat de vente »
Dans le panneau de filtres, ajoutez le filtre Mandat de vente puis choisissez le bien (par nom de vendeur ou adresse). Le tableau se restreint alors aux acquéreurs liés à ce bien, et un bandeau « Filtrer par rapport à une vente » rappelle le mandat concerné, avec les liens Ouvrir le mandat dans un nouvel onglet et Retirer le filtre mandat.
Le sous-filtre par étape (Nouveau rapprochement / Proposés et visites)
Une fois un mandat sélectionné, un sous-filtre par étape apparaît :
Rapprochements à traiter : la case Nouveau rapprochement (« Acquéreur rapproché automatiquement avec le bien, mais pas encore traité »).
Rapprochements proposés et visites : toutes les étapes d'avancement (proposé, visite, négociation, offre, sans suite…).
Ces deux ensembles s'excluent : vous ciblez soit ce qu'il reste à traiter, soit ce qui est déjà engagé.
La colonne Score et le tri par score
Quand un mandat est filtré, le tableau ajoute les colonnes Score, Étape Rappro. / Visite, Visite le et Offre. Le tri bascule automatiquement par score décroissant. Le menu Trier par propose alors, en tête, un groupe de tri dédié (Score, Étape Rappro./Visite, Visite le, Offre). Une ligne sans proposition affiche le badge Nouveau rapprochement dans la colonne d'étape.
À noter : ces colonnes et le tri par score n'apparaissent que lorsqu'un mandat de vente est filtré.
Depuis ce tableau, la barre d'actions (après sélection) propose Proposer un bien (« Proposer ce bien », par email, SMS ou téléphone), Suivi des visites et Copier les adresses email. Le bien concerné est pré-rempli à partir du mandat filtré.
Retrouver tous les acquéreurs passés sur un bien
C'est l'usage clé du filtre par mandat : retrouver d'un coup d'œil tous les acquéreurs liés à un bien, quel que soit leur stade. Idéal en cas de rétractation, de remise en vente, de retour à faire au vendeur ou de baisse de prix. Filtrez par mandat, choisissez l'étape voulue, triez par score, et sélectionnez les profils à re-contacter.
Prérequis et bonnes pratiques
Une annonce publiée pour proposer par email ou SMS. Ces deux canaux exigent au moins une annonce publiée pour le bien. Sinon, un message vous invite à publier avant de proposer : « Ce bien n'a pas d'annonce publiée. Publiez l'annonce avant de la proposer par SMS. » ou « Aucun des biens sélectionnés n'a d'annonce publiée. Publiez au moins une annonce avant de la proposer par email. » La proposition par téléphone (qui ne fait qu'enregistrer l'échange) n'a pas cette contrainte.
La qualité du fichier fait la qualité du rapprochement. Plus les critères de recherche de vos acquéreurs sont renseignés (budget, surface, pièces, secteur, essentiels), plus les scores sont pertinents.
Utilisez le score comme file de priorité. Traitez d'abord les meilleurs scores : ils remontent naturellement en haut de chaque section.
Un « sans suite » n'est jamais définitif. Vous pouvez toujours re-solliciter ou remettre un acquéreur en file de travail, notamment après une évolution du bien ou du prix.
Questions fréquentes
Pourquoi le badge de l'onglet ne compte-t-il pas tous mes acquéreurs rapprochés ? Le badge ne compte que les nouveaux rapprochements non encore traités. Les acquéreurs déjà proposés ou classés sans suite ne sont pas comptés : le badge reflète ce qu'il vous reste à faire.
Un acquéreur n'affiche pas de score, est-ce normal ? Cela arrive quand ses critères de recherche ont changé et qu'il n'est plus rapproché du bien, alors qu'il figure encore en Proposé ou en Sans suite. Aucun badge de score n'est alors affiché sur sa ligne.
Puis-je proposer le bien sans avoir publié d'annonce ? Uniquement par téléphone, qui se contente d'enregistrer l'échange. Pour l'email et le SMS, publiez au moins une annonce au préalable.
Le classement « sans suite » est-il réversible ? Oui. Depuis la section Rapprochements sans suite, l'action Remettre en nouveaux rapprochements ramène l'acquéreur en file de travail, et vous pouvez toujours lui reproposer le bien.
Puis-je agir sur des acquéreurs de deux sections en une seule fois ? Non. La sélection est propre à chaque section : ouvrir une autre section vide la sélection en cours.