Toutes ces actions se trouvent sur la fiche du contact. Ouvrez la fiche, cliquez sur le bouton à trois points en haut de la fiche, puis sur Données personnelles. Le sous-menu regroupe : Mettre à jour le consentement, Exercer le droit d'opposition, Exporter les données, Statut du consentement, Anonymiser le contact, Supprimer le contact. Si une action apparaît grisée avec la mention Action réservée aux administrateurs, transmettez la demande à l'administrateur de votre agence en indiquant sa date et le canal par lequel elle vous est parvenue.

La fenêtre « Mettre à jour le consentement » affiche, pour chaque canal (« Démarchage commercial par email », « par téléphone », « par SMS »), son état enregistré, et vous propose l'action possible :

Le champ « Date du recueil du consentement » n'apparaît que si vous recueillez ou renouvelez au moins un canal, et n'accepte pas de date future. Les durées appliquées sont celles réglées par votre agence pour chaque canal.

Avant de valider, une case vous demande de reconnaître ce que vous enregistrez, en ne citant que les canaux modifiés : le recueil (« Je reconnais avoir recueilli le consentement explicite du contact [...] »), et le retrait s'il y en a un (« Je confirme que le contact a retiré son consentement au démarchage commercial pour : [...] »). Cette reconnaissance est enregistrée avec votre nom et apparaît dans le journal de la fiche.

Un recueil ou un renouvellement fait repartir de zéro le compteur du canal concerné et celui de conservation du contact. Un retrait prend effet immédiatement et ne touche pas la conservation. Le retrait du consentement email arrête les séquences Marketing en cours de ce contact.

Un refus exprimé pendant un appel se traite ici, en retirant le consentement du canal concerné.

Affiche l'état du consentement canal par canal (accordé ou non, depuis quand, jusqu'à quand). Pour les administrateurs de l'agence, la fenêtre affiche aussi le bloc Historique RGPD : le journal des actions enregistrées dans Avest pour ce contact, consentements, oppositions, suppressions, exports, avec leur date, et leur auteur lorsqu'elles ont été réalisées par un membre de votre équipe.

Avest vous prévient au moment où vous déclenchez une sollicitation. Ces signalements informent, ils ne bloquent jamais : vous restez libre de poursuivre votre geste, et rien n'est enregistré de votre décision.

Quand vous cliquez sur Appeler, Message, WhatsApp ou Email depuis la fiche d'un contact, la carte d'aperçu, le bloc Contact d'une fiche, la vue Qualification acquéreur ou la barre d'actions mobile, une fenêtre s'ouvre si le canal concerné n'a pas de consentement actif. Elle liste ce qui manque :

Elle rappelle ensuite : « Le consentement n'est requis que pour le démarchage commercial. Une sollicitation qui répond à une demande explicite du contact ou qui concerne un contrat en cours n'en relève pas. » Un bouton Mettre à jour le consentement vous permet d'enregistrer l'accord sans quitter le contexte ; l'action d'origine se poursuit ensuite. Le pied de fenêtre propose Annuler et Appeler (ou Continuer).

La fenêtre ne s'ouvre pas quand le canal a un consentement actif, quand le contact est rattaché à une fiche portant un contrat en cours, quand une demande entrante du contact est en cours de traitement, ou quand le contact s'est opposé : dans ce dernier cas, l'envoi est de toute façon bloqué. Un SMS et un message WhatsApp partagent le même canal.

Elle s'ouvre à chaque tentative tant que l'état du canal ne change pas.

Les appels de démarchage sont signalés hors plage du lundi au vendredi, hors jours fériés, en dehors des créneaux 10h00 à 13h00 et 14h00 à 20h00. Le calendrier des jours fériés suit le pays de votre agence.

Quatre repères, tous placés dans des éléments déjà présents à l'écran :

Une activité planifiée sans heure ne déclenche aucun signalement, et les séquences, qui ne portent que des délais en jours, n'en déclenchent pas non plus à la planification.

La fenêtre de confirmation d'envoi indique combien de destinataires n'ont pas de consentement actif sur le canal utilisé, et les retire par défaut de l'envoi. Pour les réintégrer, cliquez sur la ligne À de la fenêtre d'envoi : la liste des destinataires qui s'ouvre détaille les fiches écartées et leur motif, et propose l'interrupteur Inclure les n contacts sans consentement dans l'envoi. Le nombre de destinataires, le compteur du bouton d'envoi et le décompte des crédits SMS suivent votre choix ; un encart sous la ligne À, puis la fenêtre de confirmation, vous rappellent combien de destinataires sans consentement actif vous incluez. Les contacts rattachés à un contrat en cours ou à une demande entrante ne sont pas comptés parmi les destinataires sans consentement et restent dans l'envoi.

Avant d'utiliser cette action, vérifiez ce que la personne demande : les situations courantes n'appellent pas la même réponse.

Si elle vous demande de ne plus être démarchée tout en restant joignable sur ses dossiers en cours, retirez son consentement sur les canaux concernés, depuis « Mettre à jour le consentement » : la prospection s'arrête, le suivi de ses dossiers continue.

Si elle vous demande de ne plus recevoir aucun email, y compris sur ses dossiers en cours, mettez l'adresse concernée sur liste noire depuis sa fiche. Plus aucun email ne part vers cette adresse depuis Avest, ni par séquence ni à la main, tandis que les appels et ses autres coordonnées restent disponibles. Si c'est sa seule adresse email, votre suivi par email s'arrête également : convenez d'un autre canal avec elle. Ce blocage se retire depuis la fiche, par n'importe quel membre de votre équipe.

Si elle ne souhaite plus aucun contact, exercez le droit d'opposition. L'application vous le rappelle au moment de valider : le contact exerce son droit d'opposition, tous ses emails et téléphones seront bloqués pour toute communication, et cette action est enregistrée. Concrètement, les séquences email s'arrêtent, séquences transactionnelles comprises, et l'envoi manuel d'un email ou d'un SMS depuis Avest devient impossible. Les appels et les messages passés par votre équipe en dehors de l'application ne sont pas bloqués par Avest : informez les collaborateurs concernés.

À distinguer de deux situations voisines :

Si une personne qui s'était opposée revient vers vous pour demander à être de nouveau contactée, un administrateur peut lever son opposition depuis le menu Données personnelles, action Lever le droit d'opposition. L'application le rappelle au moment de l'action : la levée réautorise la communication avec ce contact, elle n'est à effectuer qu'avec l'accord explicite du contact, et elle est enregistrée.

L'application ne vérifie pas à votre place que la personne vous l'a redemandé : ne l'effectuez qu'après une demande explicite de sa part, et conservez-en la trace sur la fiche.

Cette levée ne rouvre que les coordonnées bloquées au titre de l'opposition. Une adresse désinscrite ou mise sur liste noire pour un autre motif reste bloquée. Tant qu'une coordonnée est bloquée par une opposition, elle ne peut pas être débloquée depuis le réglage de liste noire de la fiche : l'application vous renvoie vers le menu Données personnelles.

Enfin, si vous supprimez définitivement la fiche d'une personne opposée, vous n'aurez plus le moyen de reconnaître ses coordonnées si elles vous reviennent par un autre canal. Si la personne demande la suppression de ses données, sa demande prime.

Cette action remplace par des valeurs neutres, sur la fiche du contact, son nom, son prénom, sa raison sociale, son adresse postale, ses adresses email et ses numéros de téléphone. Les contenus sensibles des échanges rattachés à ce contact sont masqués dans la foulée. L'application vous le rappelle au moment de valider : l'action est immédiate et irréversible, les valeurs d'origine ne sont pas conservées et aucune restauration n'est proposée.

La fiche et les transactions liées restent en place, ce qui préserve vos statistiques d'activité.

Ce que cette action ne fait pas, et qu'il vous revient de vérifier avant de la lancer :

Selon le contenu du dossier, la fiche peut donc rester rattachable à une personne. L'anonymisation réduit les informations identifiantes conservées dans Avest ; il vous revient d'apprécier si elle répond à la demande que vous avez reçue, ou si une suppression du contact est nécessaire. Si des informations doivent également être retirées des transactions, des biens ou des documents liés, faites-le avant de lancer l'anonymisation.

La suppression passe par un délai de grâce de 30 jours, fixe et non paramétrable :

Ce que la suppression emporte. Elle ne porte pas seulement sur les coordonnées. Les transactions et les activités rattachées exclusivement à ce contact quittent vos vues en même temps que lui, et ses séquences sont supprimées. Si le contact est lié à un dossier que vous suivez ou que vous avez suivi, vous perdez l'accès à ce dossier dans Avest. Passé le délai de grâce, cette perte n'est plus réversible.

Avant de supprimer, ouvrez la fiche et regardez les dossiers rattachés. Une demande ne porte pas nécessairement sur tout ce que vous détenez, et certaines pièces liées à votre activité peuvent devoir être conservées indépendamment de cette demande. Une suppression dans Avest ne lève aucune de vos obligations par ailleurs. C'est à vous d'apprécier ce que vous pouvez supprimer et ce que vous avez à garder. En cas de doute, rapprochez-vous de votre conseil habituel ou de votre délégué à la protection des données. Si vous ne donnez pas suite à tout ou partie de la demande, indiquez-le à la personne et notez-le sur la fiche.

L'anonymisation comme alternative. Elle est à examiner lorsque vous ne pouvez pas faire disparaître le dossier lui-même : voir la section précédente, en tenant compte de ses limites.

Si la personne revient par un formulaire ou par une source connectée pendant le délai de grâce, sa fiche est reprise et la suppression annulée, afin de ne pas créer de doublon. Un appel ou une saisie manuelle n'ont pas cet effet, et une fiche déjà anonymisée n'est jamais reprise.

Cette action génère un fichier au format JSON regroupant ce qu'Avest enregistre sur le contact : sa fiche, les transactions auxquelles il est lié, les activités rattachées et le journal de ses consentements. L'export est lui-même tracé dans le journal de la fiche, sous l'intitulé Données exportées.

C'est un outil de travail pour préparer votre réponse quand une personne vous demande une copie de ses données, ce n'est pas la réponse elle-même. Le fichier est un export technique : il ne reprend que ce qui est enregistré dans Avest, à l'exclusion de ce que vous détenez par ailleurs sur cette personne, et il ne contient pas les informations que vous communiquez habituellement aux personnes concernées (finalités, destinataires, durées, origine des données, droits dont elles disposent), que vous retrouvez par exemple dans votre politique de confidentialité. Pour le contenu et la forme de votre réponse, votre conseil habituel ou votre délégué à la protection des données reste votre interlocuteur.

Avant de transmettre quoi que ce soit :

Ces demandes arrivent le plus souvent par téléphone ou par email, et certaines des actions ci-dessous ne se rattrapent pas : un export transmis ne se reprend pas, une anonymisation ne s'annule pas. Trois réflexes avant d'agir.

Assurez-vous de parler à la bonne personne. Vous êtes responsable des données de vos contacts : c'est à vous d'apprécier si la personne qui vous appelle ou vous écrit est bien celle dont vous détenez la fiche, et de lui demander des éléments complémentaires en cas de doute. Une demande qui arrive d'une coordonnée absente de la fiche, une personne que vous ne retrouvez pas dans le Fichier contacts, deux fiches proches sans certitude sur celle qui est visée, ou une demande formulée pour le compte de quelqu'un d'autre (conjoint, héritier, professionnel mandaté) : dans ces situations, n'exécutez rien et faites remonter en interne. Pour définir la façon dont votre agence sécurise ces vérifications, votre conseil habituel ou votre délégué à la protection des données est le bon interlocuteur.

Gardez la trace de la demande elle-même. Le journal de la fiche enregistre les actions réalisées dans Avest, pas la demande qui les a motivées. Ajoutez une note sur la fiche avec la date, le canal et l'objet exact de la demande, et conservez le message s'il est écrit. N'y déposez pas de copie de pièce d'identité.

Ne tranchez pas seul. En cas de doute sur l'identité du demandeur, sur la portée de sa demande ou sur les conséquences de l'action, faites le point avec votre administrateur avant d'agir. Les actions les plus lourdes, anonymisation, suppression et export, lui sont d'ailleurs réservées.

Ce tableau indique l'action Avest correspondant aux demandes les plus courantes. Il ne recense pas l'ensemble des droits qu'une personne peut exercer. Une demande de gel temporaire du traitement, par exemple, ne dispose pas d'action dédiée : la conduite à tenir relève de vous, par exemple en suspendant vos sollicitations sans exploiter les données. Lorsque les coordonnées d'une personne vous parviennent sans qu'elle se soit adressée directement à vous, il vous revient également de l'informer de l'usage que vous faites de ses données.

Répondez à la personne dans le délai prévu par la réglementation, même si vous ne pouvez pas donner suite à tout ou partie de sa demande. Indiquez-lui alors ce que vous avez fait, ce que vous ne pouvez pas faire et pourquoi, et rappelez-lui qu'elle peut saisir l'autorité de contrôle. Le délai de grâce qui précède la suppression définitive est un garde-fou interne à votre agence : il ne se confond pas avec le délai dans lequel vous devez répondre.

Depuis le Fichier contacts, cochez des contacts, 500 au plus : une barre d'action apparaît et propose « Mettre à jour le consentement », « Anonymiser » et « Supprimer ».

« Mettre à jour le consentement » s'applique à tous les contacts cochés, sans condition d'administration. Cette fenêtre n'enregistre qu'un recueil : elle ne lit pas l'état des contacts sélectionnés et ne permet pas de retirer un consentement. En la validant, vous attestez avoir recueilli le consentement explicite de chacune des personnes sélectionnées, pour les canaux cochés. Ne l'utilisez que pour des contacts dont vous pouvez démontrer l'accord un par un.

« Anonymiser » et « Supprimer » sont réservées aux administrateurs et ne portent que sur les contacts de votre périmètre d'administration : les autres contacts de la sélection sont ignorés, et leur nombre vous est indiqué avant validation. Vérifiez ce nombre, une sélection large ne traite pas forcément tout ce que vous avez coché. Aucune autre exclusion n'est appliquée : il vous revient de retirer de la sélection les contacts liés à un mandat, une offre, une promesse ou une location, en cours ou passés.