Ce que fait Avest, ce qui relève de vous. Avest met à votre disposition les outils pour suivre, tracer et faire valoir le consentement de vos contacts : statut par canal, date d'échéance, journal des actions, enregistrement d'un consentement après un échange, opposition, export et suppression. Votre agence détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés sur ses contacts : elle en est responsable. Avest intervient comme sous-traitant, dans le cadre prévu par vos conditions contractuelles. Le choix des réglages de votre agence, l'appréciation du consentement de chaque personne et la décision de solliciter un contact relèvent de vous. Ces articles décrivent le fonctionnement de l'outil, ils ne constituent pas un conseil juridique : pour votre dispositif d'ensemble, nous vous recommandons d'en parler à votre conseil habituel ou à votre délégué à la protection des données.
Déclarer la finalité d'une séquence
Dans l'éditeur de séquence, le champ Finalité vous permet de déclarer la nature de la communication envoyée. Il apparaît sur les séquences qui comportent des destinataires email. Les séquences d'activité, qui ne comportent que des appels ou des tâches, n'affichent pas ce champ.
Transactionnel : une communication liée à une opération en cours ou qui répond à une demande précise du contact, par exemple la réponse à une demande de visite, la confirmation d'un projet d'achat ou le suivi d'un mandat.
Marketing : une communication de prospection, à l'initiative de votre agence, par exemple la qualification d'un lead vendeur, la réactivation d'un propriétaire ou la relance d'un projet d'achat en sommeil.
Les séquences de qualification vendeur et location livrées avec Avest sont en Marketing. Si vous en passez une en Transactionnel, ses emails partent sans vérification du consentement : cette décision relève de votre agence et de votre conseil.
Ce classement est un réglage de votre agence. Il est modifiable dans l'éditeur par les utilisateurs qui ont accès à la configuration des séquences. Nous vous recommandons de le fixer au niveau de l'agence et de ne le faire évoluer que sur décision explicite de votre direction.
La finalité Marketing commande un blocage réel des emails. Pour toutes les agences, et sans réglage à activer :
un email envoyé par une séquence Marketing ne part que si le contact dispose d'un consentement email actif, c'est-à-dire accordé et non arrivé à échéance ;
une séquence Marketing n'est pas lancée si ce consentement manque ; en cours de route, elle est arrêtée dès qu'une étape email ne peut plus partir, y compris parce que le consentement vient d'expirer, et une séquence arrêtée ne peut pas être reprise ;
le retrait du consentement email d'un contact arrête ses séquences Marketing en cours ;
ce blocage ne se contourne ni par un réglage de l'agence, ni par un utilisateur ;
les appels et les tâches créés par une séquence, ainsi que les séquences Transactionnel, ne sont pas soumis à ce contrôle.
Le journal de la fiche indique qu'une séquence n'a pas été lancée, ou a été arrêtée, « car le consentement email du contact est absent ou expiré ».
Vérifiez la finalité de chacune de vos séquences avant de les utiliser, et ajustez-la si nécessaire. Il vous appartient de vérifier que la finalité déclarée correspond à l'usage réel de chaque séquence et aux consentements dont vous disposez pour les contacts visés. Avant de lancer une séquence de prospection, vérifiez le statut de consentement des contacts concernés, depuis la colonne Consentement du Fichier contacts, ou fiche par fiche via Données personnelles, Statut du consentement. Pour votre dispositif de prospection dans son ensemble, nous vous recommandons d'en parler à votre conseil habituel.
Ce que l'application bloque à l'envoi d'un email
Certaines situations empêchent un envoi automatique, quelle que soit la finalité de la séquence. Les principales sont : le contact a exercé son droit d'opposition, l'adresse est sur liste noire pour un autre motif (ajout manuel, désinscription, échec de remise, signalement en spam), le contact n'a pas d'adresse email, ou l'adresse est marquée comme invalide. D'autres réglages de votre agence peuvent également empêcher un départ, comme la désactivation des séquences email sur un secteur ou le délai minimum entre deux envois à un même contact.
Le motif est indiqué au moment du lancement manuel de la séquence.
Pour une séquence Marketing, l'absence de consentement email actif s'ajoute à ces situations. Pour une séquence Transactionnel, elle n'empêche pas l'envoi.
Cet article décrit les fonctions disponibles dans Avest à la date de sa dernière mise à jour. Les fonctions évoluent : en cas de doute, l'application fait foi.