Prérequis
Avoir identifié deux fiches ou plus correspondant au même acquéreur dans votre fichier
Marche à suivre
Étape 1 : identifier la fiche à conserver
Rendez-vous dans le Fichier acquéreurs.
Cliquez sur « Tous les filtres », dont le bouton affiche « X filtres actifs » si un filtre est déjà posé, puis recherchez l'acquéreur par son nom, son email ou son numéro de téléphone dans le champ « Filtrer par mot clé ».
Par défaut, le Fichier acquéreurs n'affiche que les fiches aux étapes « À qualifier » et « En recherche ». Pour retrouver tous les doublons, cochez toutes les étapes dans le filtre « Étapes », dont « En négociation », « Offre acceptée », « Achat signé » et « Archive ».
Si plusieurs fiches apparaissent, ouvrez chacune d'elles pour comparer :
L'historique des activités : quelle fiche est la plus complète ?
Les demandes et visites rattachées, dans les onglets « Demandes » et « Visites »
L'étape de chaque fiche : À qualifier, En recherche, En négociation, Offre acceptée, Achat signé ou Archive
Étape 2 : archiver la fiche en doublon
Identifiez la fiche la moins complète ou la moins récente.
Ouvrez cette fiche, cliquez sur « Archiver », puis confirmez. La fiche passe à l'étape « Archive » et sort de la vue active.
Attention : l'archivage classe automatiquement sans suite les demandes et visites en cours de cette fiche, sauf une offre acceptée. Si elles concernent encore l'acquéreur, pensez à les reporter sur la fiche conservée.
Important : il n'existe pas actuellement de fonctionnalité de fusion automatique entre deux fiches acquéreurs dans Avest. L'archivage de la fiche en doublon est la solution recommandée.
Étape 3 : vérifier la fiche conservée
Sur la fiche conservée, vérifiez que toutes les informations sont à jour : email, téléphone, critères de recherche.
Si des informations de la fiche archivée étaient pertinentes, reportez-les manuellement sur la fiche conservée.
Lorsque deux fiches correspondent au même acquéreur, archivez la moins complète pour ne garder qu'une seule fiche active.
Résultat
Votre fichier acquéreurs ne contient plus qu'une seule fiche active pour cet acquéreur. La fiche archivée reste accessible dans le Fichier acquéreurs, en cochant l'étape « Archive » dans le filtre « Étapes ». Le bouton « Désarchiver » de la fiche permet de la réactiver si besoin.
D'où viennent les doublons ?
Les doublons peuvent apparaître dans plusieurs cas :
Import depuis un ancien CRM : la déduplication automatique lors de l'import peut créer des regroupements inattendus ou laisser passer des doublons.
Création manuelle : Avest signale le doublon lorsque l'email ou le téléphone correspond à un contact existant (« Avest AI a détecté un doublon »), ou que le contact a déjà une fiche active (« Ce contact a des projets dans Avest »). Le doublon apparaît si l'alerte est ignorée, avec « Créer quand même » ou « Ajouter quand même », ou si la nouvelle fiche n'a ni email ni téléphone en commun avec l'ancienne.
Demandes portails : un acquéreur envoie plusieurs demandes depuis différents portails, avec des adresses email différentes et sans numéro de téléphone commun. Avest rattache automatiquement une demande à la fiche existante dès que l'email ou le téléphone correspond.
Nouvelle demande après une offre acceptée : si la fiche existante de l'acquéreur est à l'étape « Offre acceptée » ou « Achat signé », une nouvelle demande portail crée volontairement une nouvelle fiche. Vérifiez qu'il ne s'agit pas d'un nouveau projet d'achat avant d'archiver.
Réactivation d'une fiche archivée : si une nouvelle demande portail arrive avec les coordonnées d'une fiche archivée, et qu'aucune autre fiche active n'est rattachée à ce contact, la fiche archivée repasse automatiquement à l'étape « À qualifier ».