Die Aufgabendetails erreichst du durch das Klicken auf eine Aufgabe. Je nachdem, in welcher Ansicht du dich befindest, navigierst du zu der Aufgabe. Sie öffnet sich in einem Fenster oder auf der rechten Seite des Screens.

In den Aufgabendetails kannst du die Aufgabe samt aller Infos und Fortschritt einsehen und direkt bearbeiten. Zum Bearbeiten musst du meist nur in das Feld selbst klicken.

Aufgabenname und Beschreibung

Der Aufgabenname ist schlichtweg die Aufgabe. Du kannst in awork auch sehr lange Aufgabennamen einfügen, aber beachte, dass man lange Namen meist nur in der Detailansicht ganz sehen kann.

In der Beschreibung kannst du ausführliche Briefings zu der Aufgabe schreiben, inkl. Formatierung und Datei-Anhänge. Lerne hier mehr über die Möglichkeiten des Editors für das Beschreibungsfeld.

Aufgabenstatus

Jede Aufgabe hat immer einen aktuellen Status. Der Status lässt sich über das runde Status-Symbol wechseln.

Für private Aufgaben gibt es ein Standardset an fünf Aufgabenstatus. Diese können nicht bearbeitet werden.

Für Projektaufgaben lassen sich die Status in jedem Projekt selbst definieren. Sie stellen gleichzeitig die Kanban-Board-Spalten in dem Projekt dar.

Farbliche Bedeutung der Aufgabenstatus

Graue Checkbox/ Blau (To-Do)

Aufgaben, an denen noch nicht aktiv gearbeitet wird

Gelb (In Arbeit)

Aufgaben, an denen aktiv gearbeitet wird

Rot (Geblockt)

Aufgaben, die aktuell nicht bearbeitet werden oder zurückgestellt werden

Lila (In Freigabe)

Aufgaben, die sich in einer Feedback oder Freigabeschleife befinden

Grün (Fertig)

Aufgaben, die abgeschlossen sind

👆Tipp: Bei dem To-Do-Status kannst du zwischen zwei Layout wählen: Entweder Aufgaben im To-Do-Status werden als graue Checkbox, wie z.B. in der Aufgabenliste dargestellt. Oder du kannst in den Status Einstellungen ein Icon mit blauem Hintergrund wählen!

Projekt & Aufgabenlisten

Eine Aufgabe, die sich in einem Projekt befindet, ist eine Projektaufgabe. Eine Aufgabe ohne Projekt ist eine private Aufgabe.

Das Projekt einer Aufgabe kannst du nur in dem Bearbeitungs-Fenster der Aufgabe anpassen, das du über den Aktions-Button > Bearbeiten erreichst.

Du kannst eine Aufgabe jederzeit auch in ein anderes Projekt verschieben oder privat machen.

Aufgabenlisten

Aufgabenlisten gibt es nur in Projekten. Die Felder zum Auswählen einer Liste sind deshalb nur für Projektaufgaben sichtbar.

Eine Aufgabe kann in keiner, einer oder mehreren Listen gleichzeitig sein. Es ist dennoch dieselbe Aufgabe. Wird sie also in einer Liste abgeschlossen, so wird sie überall abgeschlossen sein.

Verschiebst du eine Aufgabe von einer Liste in die andere, so wird sie aus der einen herausgenommen und der anderen Liste hinzugefügt. Über die kurz eingeblendete Aktion, kannst du die Aufgabe auch in beiden Listen halten.

Tätigkeit

Die Tätigkeit ist eine Kategorisierung von Aufgaben und Zeiten in awork. Sie helfen bei der Auswertung, Abrechnung sowie bei der Filterung von Aufgaben und Zeiten.

Eine Aufgabe muss immer genau einer Tätigkeit zugeordnet sein. Es wird immer die zuletzt verwendete/ausgewählte Tätigkeit vorausgewählt.

Lerne mehr über die Tätigkeiten.

Bearbeiter*innen

Du kannst Aufgaben den für dich sichtbaren Usern des Workspaces zuweisen.

Ist eine Aufgabe einem*einer User*in zugewiesen, so taucht diese Aufgabe in den jeweiligen Aufgabenfiltern des*der User*in auf.

Wird ein*e User*in einer Aufgabe zugewiesen, so werden die Benachrichtigungen für die Updates dieser Aufgabe für den*die User*in aktiviert.

Eine*n oder mehrere Berarbeiter*innen

Für den gesamten awork Workspace kannst du einstellen, ob Aufgaben nur eine*n Bearbeiter*in oder mehrere haben dürfen. Gehe dazu zu den Aufgabeneinstellungen unter Einstellungen > Allgemeines > Aufgabeneinstellungen.

Nur eine*n Bearbeiter*in

Möchtest du eindeutige Aufgabenverantwortlichkeiten in awork darstellen, kannst du die Option für mehrere Bearbeiter*innen einfach deaktivieren.

Ist nur die einfache Zuweisung eingestellt kannst du auch lediglich nur eine*n User*in einer Aufgabe zuweisen. Die erneute Zuweisung ersetzt dann die vorherige Auswahl.

Mehrere Bearbeiter*innen

Ist die Einstellung mehrere User*innen einer Aufgabe zuzuweisen aktiv, kannst du diese nacheinander auswählen und einzeln entfernen.

Über das Personen-Icon in der User*innen-Auswahl kannst du alle Bearbeiter*innen durch eine*n User ersetzen.

☝️Hinweis: Eine Multi-Zuweisung von Bearbeiter*innen ist für private Aufgaben nicht möglich. Mehr zu privaten Aufgaben erfährst du hier.

Startdatum & Deadline

Eine Aufgabe kann ein Start- und ein Enddatum haben – oder nur eines von beiden. Sind beide Datumfelder gefüllt, so würde die Aufgabe in der Projekt-Timeline im Zeitstrahl angezeigt werden.

Das Enddatum gilt als die Deadline der Aufgabe. Dieses Feld wird in den Listen und Übersichten angezeigt und auch genutzt, um bald fällige Aufgaben anzuzeigen.

Start- und Endzeit

Neben des Datums können auch Uhrzeiten für Start und Ende gesetzt werden. awork setzt automatisch 8:00 Uhr für das Startdatum und 18:00 Uhr für das Enddatum.

Unteraufgaben

Jede Aufgabe kann beliebig viele Unteraufgaben haben. Eine Unteraufgabe hat nur die zwei Status offen und abgeschlossen. Der Name der Unteraufgabe kann dabei beliebig lang und mehrzeilig sein.

Die Unteraufgaben kannst du per Drag & Drop in der Reihenfolge ändern.

Du kannst den Fortschritt der Unteraufgaben auch in der Listenansicht der Aufgabe einsehen.

Unteraufgaben in Listenansicht

Kann ich für Unteraufgaben Deadlines und Bearbeiter*innen festlegen?

Nein, das ist aktuell leider nicht möglich. Unteraufgaben haben nur einen Namen.

Planaufwand, Fortschritt & erfasste Zeiten

Geplanter Aufwand (geplant)

Für jede Aufgabe kann ein geplanter Aufwand festgelegt werden. Aufwand ist hier der zeitliche Aufwand. In das Feld kannst du recht frei verschiedene Formate eingeben.

Der geplante Aufwand muss eingegeben werden, wenn die Aufgabe für die Teamplanung und damit für die Kapazitätsplanung der User*innen genutzt werden soll.

Erfasste Zeit (angefallen)

In den Aufgabendetails und in den Listen siehst du die Summe aller Zeiten, die auf die Aufgabe erfasst wurden.

Erwarteter Restaufwand

In dem Bearbeitungsfenster der Aufgabe (Aktions-Button > Bearbeiten) gibt es das Feld Erwarteter Restaufwand. Hier wird automatisch der Wert aus dem geplanten Aufwand - der erfassten Zeit berechnet.

Fortschritt

Das Feld Fortschritt zeigt den prozentualen Fortschritt der Bearbeitung der Aufgabe an. Er berechnet sich anhand der geplanten und der bereits erfassten Zeit.

Dateien und Anhänge

Jeder Aufgabe können beliebig viele Dateien anhängt werden, z.B. mit Bildern, PDFs, usw. Um eine Datei hochzuladen, klicke einfach auf den entsprechenden Button oder ziehe die Datei per Drag & Drop auf die Aufgabe.

Du kannst Dateien auch aus einem Google Drive oder OneDrive verknüpfen. Hier werden die Dateien nur verknüpft. Wenn andere Personen die Dateien öffnen wollen, brauchen sie die entsprechenden Rechte in dem Google Drive oder OneDrive. Eine Beschreibung, wie genau du Dateien aus Google Drive oder OneDrive verknüpfen kannst, findest du hier.

Die Vorschau der Google Drive oder OneDrive Dateien ist innerhalb von awork aktuell leider nicht möglich.

Dateien in Kommentaren

Es können auch Dateien in den Kommentaren einer Aufgabe hochgeladen oder bestehende Dateien erwähnt werden. Zum erwähnen tippe "@" in dem Kommentarfeld. Es können nur Dateien erwähnt werden, die auch zur Aufgabe gehören.

Zum Hochladen kannst du entweder auf das Anhangs-Icon klicken oder ziehst die Datei(en) per Drag & Drop in das Kommentarfeld.

Dateien, die du als Anhang an ein Kommentar anhängst, tauchen automatisch in der Aufgabe als Anhang auf.

☝️Hinweis: Außerdem wird die angehängte Datei an der Aufgabe nicht direkt mitgelöscht, wenn du einen Kommentar löschst. Wird jedoch die Datei aus der Aufgabe gelöscht, so ist sie auch in dem Kommentar nicht mehr erreichbar.

Größenbegrenzung für Dateien

Eine einzelne Datei darf eine Größe von maximal 100 MB haben. Für größere Dateien bietet es sich an, ein Cloud-Drive zu verwenden und die Datei zu verknüpfen.

Dateien in Projekten

Die Dateien, die Aufgaben angehängt werden, können in dem Projekt unter dem Tab Dateien eingesehen werden. Dort wird auch immer die jeweilige Aufgabe mit angezeigt, in der die Datei liegt.

Mehr über die Projektdateien lernen.

Tags

Aufgaben können getagged werden. Du kannst jederzeit neue Tags erzeugen oder welche der bereits genutzten Tags im Tag Pool wählen. Tags von Projektaufgaben und die Tags, die du für deine privaten Aufgaben nutzt, haben unterschiedliche Pools. Es werden dir somit unterschiedliche Tags vorgeschlagen je nachdem, ob es sich um eine private Aufgabe oder Projektaufgabe handelt.

Lerne mehr über die Tags in awork.

☝️Tipp: Wenn eine Aufgabe getaggt wurde, kannst du diese einfach in der Suche über die Tags finden.

Prio-Markierung

Über das Flaggen-Icon kannst du eine Aufgabe als Prio markieren. Diese Markierung siehst du in den Aufgabendetails, den Übersichten und kannst nach ihnen Filtern oder Automatisierungen bauen.

Aktivitätslog & Kommentare

In dem Aktivitätslog unterhalb der Aufgabendetails kannst du alle Veränderungen und Kommentare zu der Aufgabe verfolgen.

Du kannst hier auch neue Kommentare schreiben, um gemeinsam mit deinem Team an Themen zu arbeiten.

☝️Hinweis: Je nach den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen wird der*die Benutzer*in von awork automatisch über deinen Kommentar informiert.

Benachrichtigungen & Beobachter*innen

Über das Glocken-Icon oben rechts in den Aufgabendetails kannst du dir die Benachrichtigungen für eine Aufgabe aktivieren oder deaktivieren. So bleibst du up-to-date über Statuswechsel, neue Kommentare, etc.

Lerne, welche Benachrichtigungen es gibt und wie du sie dir einstellen kannst.

Als Beobachter*in werden die User*innen in awork bezeichnet, die Benachrichtigungen für eine Aufgabe erhalten. Sie werden unter weiteren Aufgabendetails aufgelistet.

Die Benachrichtigungen für eine Aufgabe werden für eine*n User*in automatisch aktiviert, wenn z.B.

  • diese*r User*in die Aufgabe erstellt hat

  • ein*e User*in auf die Aufgabe besetzt wird

  • ein*e User*in in einem Kommentar der Aufgabe erwähnt wurde

Durch das Deaktivieren der Benachrichtigungen für eine Aufgabe wird ein*e User*in aus der Liste der Beteiligten entfernt und erhält keine Updates mehr für diese Aufgabe. Jede*r User*in kann nur sich selbst aus der Liste der Beteiligten entfernen.

☝️Wichtig: Der*die User*n, der*die gleichzeitig Bearbeiter*in der Aufgabe ist, wird nicht erneut unter den Beobachtenden angezeigt, obwohl diese*r ebenfalls Benachrichtigen erhält.

Wiederkehrende Aufgaben

Du kannst Aufgaben über das Icon mit dem Kreispfeil als wiederkehrend markieren.

Lerne hier mehr über die wiederkehrenden Aufgaben.

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