Die Teamplanung ermöglicht eine projektübergreifende Planung von Projekten und User*innen.

Je nachdem, ob primär Projekte oder User*innen geplant werden sollen, kann zwischen den zwei Ansichten Projekt und User gewechselt werden.

In der Projektansicht ist der Fokus auf den Projekten und allen Aufgaben eines Projekts. Die angezeigte Dauer der Projekte ergibt sich aus dem Start der ersten Aufgabe und dem Ende der letzten Aufgabe.

In der Team-Ansicht werden alle Aufgaben der User*innen angezeigt. Diese Ansicht ist ideal, um z.B. die wöchentliche Teamplanung durchzuführen.

Projekte & Aufgaben auf User verteilen

Zu zeigende Projekte auswählen

Im ersten Schritt wirst du dazu aufgefordert, die Projekte, die in der Teamplanung angezeigt werden sollen, auszuwählen. Diese Auswahl kann über die Filter (rechts) jederzeit angepasst werden. Außerdem können dort die User gewählt werden, die innerhalb der Projekte angezeigt werden.

Den Filter kannst du nun schließen, um mehr Platz für die Projekte zu haben. Du kannst ihn jederzeit über den Filter-Button rechts wieder öffnen und bearbeiten.

In der Timeline werden nun alle gewählten Projekte angezeigt. Der lila Balken zeigt die Dauer des Projekts vom Start der ersten Aufgabe bis zum Ende der letzten Aufgabe an. Außerdem werden Projekt-Deadline, sowie alle Meilensteine angezeigt.

Ein Projekt ausklappen um Aufgaben und Meilensteine zu sehen

Klappst du ein Projekt links in der Spalte aus, so öffnet sich das Projekt und es werden alle User angezeigt, die an dem Projekt arbeiten oder Mitglieder sind. Für jeden User werden in seiner Zeile alle Projektaufgaben angezeigt.

In der letzten Zeile werden uneingeteilten Aufgaben angezeigt. Die Reihenfolge der Aufgaben in der Timeline (von oben nach unten) wird automatisch von awork festgelegt und kann nicht verändert werden. Das ist hier anders als in der Timeline im Projekt.

Abhängigkeiten werden in dieser Ansicht nicht angezeigt.

Zum Projekt navigieren

Über einen Klick auf den Projektnamen navigierst du zu den Projektdetails.

Die Auslastung von Usern managen

Zu zeigende User auswählen

Im ersten Schritt wählst du die User, die du in der Timeline, samt ihrer Auslastung sehen willst. Diese Auswahl kannst über den Filter (rechts) jederzeit anpassen. In dem Filter kannst du dann noch Projekt an- oder abwählen, die du beim Ausklappen der User sehen oder nicht sehen willst.

Den Filter kannst du nun schließen, um mehr Platz für die User*innen zu haben. Du kannst ihn jederzeit über den Filter-Button rechts wieder öffnen und bearbeiten.

Der Auslastungs-Graph

In der Timeline werden nun alle gewählten User angezeigt. Der Graph zeigt dir die Auslastung eines*einer User*in in dem angezeigten Zeitraum an. Folgendes sagt dir die Farbe des Graphen:

  • Blau: In dem Zeitbereich ist der*die User*in noch nicht an seiner*ihrer Kapazitätsgrenze

  • Lila bis rot: Die Grenze der Kapazität des*der User*in ist in dem Zeitbereich erreicht bis überschritten.

Die Auslastung berechnet sich aus dem geplanten Aufwand von allen Aufgaben, die einem*einer User*in in dem entsprechendem Zeitraum zugewiesen sind.

Der Aufwand wird dabei gleichmäßig über den kompletten Zeitraum verteilt. Der Aufwand für abgeschlossene Aufgaben beträgt immer null, d.h. diese werden aus der Aufwandsbetrachtung herausgenommen.

Beispiel: Eine Aufgabe startet Montag und endet Freitag (fünf Tage), mit einem geplanten Aufwand von 10h. Nun werden für jeden Wochentag 2h als Aufwand berechnet.

Mehrere Bearbeiter*innen pro Aufgabe

Wenn du Aufgaben hast, denen mehrere User*innen zugeordnet sind, wird der geplante Aufwand gleichmäßig auf alle User*innen aufgeteilt.

Beispiel: Wenn eine Aufgabe zwei Bearbeiter*innen hat und der geplante Aufwand 10 Stunden beträgt, werden für jede*n User*in nur 5 Stunden für den Zeitraum der Aufgabe berechnet.

Wochenkapazität eines Users ändern

Standardmäßig liegt die Wochenarbeitszeit eines*einer User*in bei 40h/Woche. Jede*r User*in kann seine*ihre Kapazität in seinem*ihrem Profil anpassen.

In der Linken Spalte wo die User*innen angezeigt werden, befindet sich ein kleines graues Textfeld, in dem die Wochenkapazität für die ausgewählten User*innen angezeigt wird.

Durch ein Klicken in das Feld kannst du den Wert anpassen. Die neue Kapazität wird direkt auf den Graphen angewandt.

Lerne hier mehr über die Kapazität.

Abwesenheiten eintragen (Urlaub, Krankheit, etc.)

Die schraffierten Tage in der Timeline zeigen dir Abwesenheiten von User*innen an. Abwesenheiten in awork unterscheiden nicht nach Urlaub, Krankheit, usw. und können universell eingesetzt werden. Ist ein*e User*ing abwesend so reduziert sich die verfügbare Arbeitszeit an den Tagen und der geplante Aufwand von Aufgaben wird nicht auf diese verteilt.

Klappst du eine*n User*in links in der Spalte aus, so öffnen sich dessen Details. In der obersten Zeile sind die Abwesenheiten vermerkt. Neue Abwesenheiten können einfach per Click & Drag hier in der Timeline erstellt werden.

Du entfernst sie wieder durch ein Klicken auf das Kreuz-Icon.

Abwesenheiten können nur für komplette Tage hinterlegt werden.

Aufgaben in der Timeline

Neue Aufgaben erstellen

Neue Aufgaben können einfach per Click & Drag in der Zeile für den*die jeweilige*n User*in erstellt.

Aufgaben Usern zuweisen

Aufgaben können per Drag & Drop von einem*einer User*in auf eine*n anderen verschoben werden.

Alternativ kannst du einfach auf das Bildchen des*der User*in klicken und eine*n andere*n User*in zuweisen.

Aufgaben verschieben

Aufgaben können per Drag & Drop zeitlich verschoben werden. Durch ziehen an den "Griffen" an Start oder Ende der Aufgabe kannst du die Dauer bzw. Deadline einer Aufgabe ändern.

Aufgabendetails öffnen

Mit einem Klick auf den Aufgabennamen öffnen sich die Aufgabendetails in einem Fenster. Hier kannst du Aufgaben auch wie gewohnt bearbeiten und z.B. Unteraufgaben und Kommentare einsehen.

War diese Antwort hilfreich für dich?