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Durch das Weiterleiten von E-Mails können Aufgaben in awork erstellt werden. Jedes Projekt und jede*r User*in hat dafür eine spezielle, einzigartige E-Mailadresse.

Dadurch ist es möglich, Prozesse schlanker zu gestalten, wie z.B.:

  • Rechnungsfreigabe durch Weiterleitung von Rechnungen an ein zentrales Projekt

  • Abarbeiten von Kundenanfragen für bspw. regelmäßige Social-Media-Beiträge

  • Strukturiertes Bearbeiten von Bewerbern

  • Sammeln und Bearbeiten von Feedback & Bugs für Software-Produkte

  • uvm.

Aufgaben in Projekten erstellen

  • Beim Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail kann der Aufgabentyp nicht ausgewählt werden, sondern ist standardmäßig eingestellt.

  • Der Aufgabentyp ist standardmäßig auf den Aufgabentyp eingestellt, den der jeweilige Benutzer in dem Projekt, an das er die E-Mail sendet, zuletzt verwendet hat.

  • Wenn kein zuletzt verwendeter Aufgabentyp ermittelt werden kann, so wird automatisch der Aufgabentyp gewählt, der in der Liste der Aufgabentypen ganz oben steht.

  • Der Aufgabentyp kann jedoch bearbeitet werden, sobald die Aufgabe erstellt wurde.

Die E-Mailadresse eines Projekts findest du unter den Projekteinstellungen.

Private Aufgaben erstellen

Die E-Mailadresse zum Erstellen von private Aufgaben findest du in deinen Profil-Einstellungen.

☝️Wichtig: Da das Anlegen von Aufgaben über E-Mails anonym passiert, findet hier keine Berechtigungsprüfung statt. Auch ein*e User*in ohne Schreibrechte auf die Projektaufgaben kann somit eine Aufgabe in dem Projekt anlegen.

Übernommene Informationen der E-Mail-Aufgabe

E-Mail

awork

Empfänger

Bearbeiter*in

Betreff

Aufgabenname

E-Mail-Inhalt

Aufgabenbeschreibung

Anhänge

Aufgabenanhänge
(bis zu 30 MB pro E-Mail)

CC-Empfänger

Benachrichtigungen für die Aufgabe

Gibt es mehrere Empfänger*innen, so wird der erste neben der awork E-Mailadresse ausgewählt. Findet awork diese*n User*in, wird dieser als Bearbeiter*in der Aufgabe festgelegt. CC-Empfänger*innen erhalten zukünftig Benachrichtigungen für diese Aufgabe, wenn ein Matching über die E-Mailadresse in awork erfolgt ist.

Tags über den Betreff hinzufügen

Tags in dem Format #tag, die im Betreff stehen, werden als Aufgaben-Tags in awork übernommen.

Nutze die vCard für dein Adressbuch

Neben dem E-Mail-Feld kannst du dir eine vCard, also einen Adressbuchkontakt, herunterladen und abspeichern. Diesen Kontakt kannst du dir dann in deinem E-Mail-Client hinterlegen und schneller die E-Mails an die jeweilige Adresse weiterleiten, ohne die Adresse erneut nachschlagen zu müssen.

Aufgaben aus E-Mails in bestimmten Listen anlegen

Projektaufgaben können automatisch in bestimmten Aufgabenlisten angelegt werden. Dazu kannst du in den Projekteinstellungen die jeweilige Standard-Aufgabenliste auswählen.

E-Mail-Aufgaben automatisieren

In den Projekteinstellungen oder den Einstellungen des Projekttypen kannst du Automatisierungen für Aufgaben anlegen, die aus E-Mails erstellt wurden.

So können direkt weitere Aktionen mit den Aufgaben aus E-Mails durchgeführt werden, wie Bearbeiter*innen festlegen, Tags hinzufügen, den Status wechseln oder eine Deadline hinzufügen.

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