Allgemeines zur Zeiterfassung in awork

Für jede*n projektbasierte*n Dienstleister*in ist die Zeiterfassung ein essentieller Bestandteil für die Abrechnung gegenüber Kunden. Deshalb ist es wichtig, dass jede*r Mitarbeitende, der*die an den Projekten arbeitet, seine*ihre Zeiten erfasst. Die Zeiterfassung ist häufig für den*die Mitarbeitende*n nur ein notwendiges Übel. Deshalb ist die Zeiterfassung in awork vollständig in das Task-Management integriert und so schnell, einfach und vielfältig, dass sie niemandem zur Last wird.

Was ist eine Zeit in awork?

Eine Zeit ist in awork ein Eintrag mit

  • einem Datum

  • einer Dauer

  • und einem Bezug zu einem*einer User*in.

Zusätzlich können noch weitere Informationen ergänzt werden, wie:

  • die Start- und Endzeit

  • ein Projekt und eine Aufgabe

  • ein Kommentar

  • die Art der Tätigkeit

  • die Info, ob die Zeit abrechenbar ist

Wer kann alles Zeiten erfassen?

Jede*r User*in kann in awork Zeit erfassen. Man kann allerdings nur auf die Projekte und Aufgaben Zeiten erfassen, die man auch sehen kann.

Wie kann ich Zeiten erfassen?

Es gibt viele Wege und Orte, in awork Zeiten zu erfassen. Der maßgebliche Unterschied liegt in der nachträglichen Erfassung oder der Live-Erfassung mittels eines Start-Stop-Timers. Nachfolgend sind die verschiedenen Möglichkeiten genauer beschrieben.

Zeiterfassung mittels Start-Stop-Timer

Es kann immer nur ein Timer zur Zeit laufen. Startest du einen neuen Timer, z.B. an einer anderen Aufgabe, wird die vorherige Zeit automatisch gestoppt.

Globaler Timer unten rechts im Screen

Du kannst den globalen Timer von überall aus awork heraus bedienen. Klicke einfach auf die Stoppuhr, um ihn zu starten, zu stoppen oder zu bearbeiten.

Der Timer ist besonders hilfreich, wenn du spontan eine Zeiterfassung starten musst und später weitere Details ergänzt, z.B. wenn du einen Anruf annimmst.

Durch einen Klick auf die hochzählende Zeit öffnen sich die Details und du kannst hier Projekt, Aufgaben, etc. ergänzen.

Timer an Aufgaben starten

In der Aufgabenliste findest du den Timer in den Aktionen, wenn du mit der Maus über eine Aufgabenzeile gehst. Klicke auf das Play-Icon, um den Timer zu starten.

Der Timer kann auch aus den Aufgabendetails heraus gestartet werden. Du findest ihn oben rechts über den Aufgabendetails, sofern die Aufgabe nicht abgeschlossen ist.

Timer an Projekten starten

In den Projektdetails findest du ebenfalls oben rechts den Timer, sofern das Projekt noch nicht abgeschlossen ist.

Timer an Zeiten, Projekten und Aufgaben über das Aktionsmenü starten

Überall dort, wo du das Aktionsmenü von Aufgaben, Projekten oder Zeiten erreichst, kannst du den Timer starten.

Startest du einen Timer an einer bereits erfassten Zeit, übernimmt der neue Timer alle Einstellungen der bestehenden Zeit außer Datum und Uhrzeit.

Timer ausblenden

Benutzt du die Zeiterfassung mit den Start- & Stop-Buttons nicht, kannst du sie einfach in deinen Profileinstellungen ausblenden.

☝️Wichtig: Hiermit werden nur die Timer ausgeblendet - die Zeiterfassung wird jedoch nicht abgeschaltet.

Können mehrere Timer gleichzeitig laufen?

Nein, es kann nur ein Timer zur Zeit laufen.

Kann ich den Timer auch pausieren?

Nein, jede Zeit kann nur eine Start- und Endzeit haben, deshalb kann eine Zeit nicht pausiert werden. Du kannst aber eine Zeit stoppen und an dem Zeiteintrag, z.B. auf dem in dem Dashboard-Widget für die Zeiterfassung, über das Aktionsmenü eine Zeit mit denselben Einstellungen neu starten.

Zeiterfassung via Eingabe

In allen Zeit-Übersichten und auch dem lila Action-Button oben rechts in der App-Kopfzeile kannst du eine neue Zeit anlegen.

Es öffnet sich dabei ein Popup zum Erfassen der Zeit, in dem du alle Informationen einpflegen kannst.

Über den Regler kannst du schnell und einfach die gewünschte Dauer auswählen. Du kannst sie aber auch manuell eingeben, in dem du auf die Stunden unten links im Popup klickst und der Wert bearbeitest.

Über den Details hinzufügen Button kannst du weitere Informationen hinzufügen und z.B. ein Projekt und/oder eine Aufgabe auswählen.

Noch einfacher geht das über die Slash-befehle. Tippe einfach "/" um sie zu starten und wähle oder tippe die Aktion aus, die du ausführen willst. Du kannst z.B. direkt nach dem Projekt oder der Aufgabe suchen.

Mit Shift + Enter kannst du in dem Textfeld auch mehrzeilige Beschreibungen deiner Zeit hinzufügen.

Zeiterfassung in Tages- und Wochenansicht

In dem Menüpunkt Meine Zeiten findest du verschiedene Ansichten mit einer Übersicht über deine erfassten Zeiten.

In der Tagesansicht kannst über Click & Drag Zeiten erfassen. Die ausgewählte Start- und Endzeit sind in dem Fenster vorausgewählt.

In der Wochenansicht kannst du tageweise Zeiten erfassen, indem du auf die gestrichelten Boxen in den Wochentagen klickst.

Hier findest du mehr Informationen zu dem Bereich Meine Zeiten.

Zeiten duplizieren

Über einen Klick auf das Aktionsmenü können Zeiteinträge dupliziert werden. Dabei öffnet sich das Duplikat und kann ggf. noch angepasst werden.

Kann ich Zeiten für andere Benutzer erfassen?

Es ist nicht möglich, für andere Benutzer Zeiten zu erfassen.

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