Allgemeines zur Zeiterfassung in awork
Für jede*n projektbasierte*n Dienstleister*in ist die Zeiterfassung ein essenzieller Bestandteil für die Abrechnung gegenüber Kunden. Deshalb ist es wichtig, dass jede*r Mitarbeitende, der*die an den Projekten arbeitet, seine*ihre Zeiten erfasst. Die Zeiterfassung ist häufig für den*die Mitarbeitende*n nur ein notwendiges Übel. Deshalb ist die Zeiterfassung in awork vollständig in das Task-Management integriert und so schnell, einfach und vielfältig, dass sie niemandem zur Last wird.
Was ist ein Zeiteintrag?
Ein Zeiteintrag enthält stets:
Datum
Dauer
Zugehörigkeit zu einer User*in
Optional lassen sich hinzufügen:
Start- und Endzeit
Projekt und Aufgabe
Notiz
Tätigkeitstyp
Abrechenbarkeit
Wer kann alles Zeiten erfassen?
Jede*r User*in kann in awork Zeit erfassen. Man kann allerdings nur auf die Projekte und Aufgaben Zeiten erfassen, die man auch sehen kann (gemäß Rechtemanagement).
☝️Hinweis: Ab dem Professional Plan haben Admins die Möglichkeit, die Zeiterfassung für alle User*innen zu deaktivieren.
Wie kann ich Zeiten erfassen?
Es gibt viele Wege und Orte, in awork Zeiten zu erfassen. Der maßgebliche Unterschied liegt in der nachträglichen Erfassung oder der Live-Erfassung mittels eines Start-Stop-Timers. Nachfolgend sind die verschiedenen Möglichkeiten genauer beschrieben.
Start-Stop-Timer
In awork läuft immer nur ein Timer gleichzeitig. Sobald du einen neuen startest, stoppt der vorherige automatisch. Der wichtigste Einstiegspunkt ist der globale Timer unten rechts im Bildschirm. Über das Stoppuhr-Symbol kannst du ihn steuern und zusätzliche Infos wie Projekt, Aufgabe oder Notizen ergänzen.
Du kannst einen Timer an verschiedenen Stellen starten:
direkt im globalen Timer
über das Play-Icon in der Aufgabenliste
in den Aufgabendetails oben rechts
in den Projektdetails oben rechts
im Aktionsmenü eines bestehenden Zeiteintrags (übernimmt alle Einstellungen außer Datum und Uhrzeit)
Zunächst kannst du über die Suchfunktion nach einem Projekt oder einer Aufgabe suchen und die Zeit darauf erfassen.
Während der Laufzeit hast du mehrere Optionen:
Pausieren: Der Timer blinkt blau und kann später fortgesetzt werden.
Löschen einer Pausierung: Wird die pausierte Zeit gelöscht, addiert sich die Dauer auf die Gesamterfassung.
Stoppen: Klick auf das Quadrat-Icon beendet den Timer.
Abbrechen: Über das Papierkorb-Symbol wird der gesamte Eintrag verworfen.
Zur Sicherheit stoppt awork den Timer auch automatisch: entweder nach 24 Stunden oder wenn das in den Einstellungen festgelegte Tageslimit (z. B. 10 Stunden) erreicht ist – unabhängig davon, ob der Timer zwischenzeitlich pausiert war.
Manuelle Zeiteingabe
Zeiten lassen sich auch manuell erfassen, etwa in den Zeit-Übersichten oder über den lila Action-Button oben rechts. Es öffnet sich ein Pop-up, in dem du die Dauer entweder über einen Regler oder per Eingabe festlegen kannst. Über „Details hinzufügen“ ergänzt du weitere Angaben wie Tätigkeit, Start- und Endzeit oder eine Notiz.
Besonders praktisch sind die Slash-Befehle:
Mit
/öffnest du Befehle wie das Suchen nach Projekten oder Aufgaben./jetztsetzt die Endzeit auf die aktuelle Uhrzeit und bei einer Standarddauer von 1 Stunde die Startzeit entsprechend eine Stunde zurück./8-jetzterstellt automatisch einen Eintrag von 08:00 Uhr bis jetzt.
Die Dauer und Startzeit passen sich bei Bedarf dynamisch an. Außerdem lassen sich im Notizfeld mit Shift + Enter Zeilenumbrüche für mehrzeilige Notizen einfügen.
Tages- und Wochenansichten
Im Bereich „Zeiten“ stehen dir verschiedene Ansichten zur Verfügung. In der Tagesansicht kannst du Einträge direkt per Drag & Click erfassen. Das Fenster öffnet sich automatisch mit vorgeschlagenen Start- und Endzeiten. In der Wochenansicht legst du Zeiten tageweise an, indem du auf die gestrichelten Felder klickst. So lässt sich die gesamte Woche schnell und übersichtlich planen.
Hier findest du mehr Informationen zu dem Bereich Meine erfassten Zeiten.
Zeiteinträge duplizieren
Bestehende Zeiteinträge lassen sich ganz einfach über das Aktionsmenü duplizieren. Dabei wird eine Kopie erstellt, die du nach Bedarf anpassen kannst, ohne alles erneut eingeben zu müssen.
Zeiten für andere Nutzer*innen erfassen
Wenn du über Schreibrechte für ein Projekt verfügst, kannst du auch Zeiten für andere Teammitglieder erfassen. Beim Anlegen eines Eintrags wählst du dafür einfach die betreffende Person aus.
Solltest du eine Zeit in ein Projekt verschieben, für das du keine Schreibrechte hast, wird der Eintrag automatisch deinem eigenen Profil zugeordnet.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich die Startzeit im Timer bearbeiten?
Kann ich die Startzeit im Timer bearbeiten?
Auch wenn der Timer noch läuft, kannst du währenddessen die Timer Startzeit bearbeiten und anpassen. Die erfasste Zeit passt sich dann entsprechend an. Ist der Zeiteintrag abgeschlossen kannst du unter Zeiten die Startzeit auch nachträglich anpassen, sofern die Workspace Einstellungen dies erlauben.
Kann ich den Timer pausieren?
Kann ich den Timer pausieren?
Du kannst den Timer jederzeit pausieren. Wenn der Timer pausiert ist, wird dieser blau hinterlegt und blinkt auf, damit man nicht vergisst, diesen wieder zu starten. Durch Klick auf den pausierten Timer öffnet sich dieser wieder und dann kann die Zeiterfassung über das Play-Icon fortgeführt werden
Wenn du in dem Zeiteintrag über den Aktionsbutton auf Bearbeiten gehst, siehst du dann, für wie lange die erfasste Zeit pausiert war. Durch Klick auf das "x" kannst du die pausierte Zeit auf wieder löschen und die pausiert Zeit wird dann auf die gesamte erfasste Zeit addiert.
Kann ich den Timer abbrechen?
Kann ich den Timer abbrechen?
Wenn du auf den laufenden Timer klickst und dann auf das Icon mit dem Papierkorb gehst, dann kannst du die Zeiterfassung abbrechen und löschen. Diese taucht dann nirgendwo in awork auf.
Kann ich den Timer ausblenden?
Kann ich den Timer ausblenden?
Ja, ab dem Professional Plan können Admins den Timer unter Einstellungen > Allgemein für den gesamten Workspace ausblenden. Zeiten können trotzdem erfasst werden.
Kann ich die Zeiterfassung deaktivieren?
Kann ich die Zeiterfassung deaktivieren?
Ja, ab dem Professional Plan können Admins Zeiterfassung unter Einstellungen > Allgemein für den gesamten Workspace deaktivieren.
Können mehrere Timer gleichzeitig laufen?
Können mehrere Timer gleichzeitig laufen?
Nein, es kann nur ein Timer zu einer Zeit laufen.
Wird der Timer automatisch gestoppt?
Wird der Timer automatisch gestoppt?
Der Timer läuft bis zu max. 24 Stunden weiter (auch wenn der Browser bereits geschlossen wurde). Nach 24 Stunden wird der Timer dann automatisch gestoppt, es sei denn, du hast in den Zeiterfassungs-Einstellungen die maximale Zeiterfassung von 10 Stunden pro Tag aktiviert. Dann wird der Timer natürlich nach den 10 Stunden automatisch gestoppt.
Können externe Nutzer*innen Zeiten erfassen?
Können externe Nutzer*innen Zeiten erfassen?
Auch externe User*innen die über awork Connect auf ein Projekt besetzt sind können Zeiten erfassen. Diese werden normal auf das Projekt gebucht und können über die Zeitauswertungen eingesehen werden. Sie sind für die externen User*innen ebenfalls im eigenen Workspace unter Meine Zeiten sichtbar.