In den Zeitauswertungen kannst du die erfassten Zeiten umfangreich auswerten. Dabei sind verschiedene Filterungen, Gruppierungen und Summierungen möglich. Von hier aus lassen sich die Zeiten exportieren, Stundenzettel anfertigen, als abgerechnet markieren oder an Rechnungstools weiterleiten.

Du findest die Auswertungen im Hauptmenü unter Zeitauswertungen.

Die Übersichtsseite ist aufgeteilt in Meine Auswertungen und Freigegebene Auswertungen. Allerdings siehst du den Bereich Freigegebene Auswertungen nur, wenn es dort auch Auswertungen gibt.

Unter Meine Auswertungen findest du alle Auswertungen die du erstellt hast. Unter Freigegebene Auswertungen sind alle Auswertungen zu finden die andere Benutzer*innen mit dir geteilt haben.

Über den blauen Button + Auswertung kannst du eine neue Auswertung erstellen. Um eine bestehende Auswertung zu öffnen, kannst du einfach auf den Namen klicken.

In der Übersicht kannst du im Weiteren noch nach Auswertungen suchen oder sie löschen.

Wenn du eine neue Auswertung erstellt hast, kannst du oben einen Namen für die Auswertung festlegen und sie speichern. Gespeicherte Auswertungen kannst du dir auf dem Dashboard als Widget anzeigen lassen.

Wir haben kleine Verbesserungen an dem Bestätigungs-Pop-Up vorgenommen, um die Auswahl deutlicher zu machen, ob der Benutzer die Seite ohne Speichern oder erst speichern und dann verlassen möchte.

Zum Exportieren oder Erstellen von Rechnungen musst du deine Auswertung jedoch nicht speichern.

Über den Aktions-Button rechts kannst du die Auswertung wieder löschen oder mit deinem Team teilen. Wenn du eine Auswertung mit deinem Team geteilt hast, kann dieses deine gespeicherte Auswertung einsehen und verwenden. Natürlich können die Ergebnisse hier variieren, je nachdem welche Daten der*die User*in gemäß Rechtemanagement sehen darf.

☝️ Hinweis: Geteilte Auswertungen können nur vom Ersteller*in der Auswertung und vom Admin gelöscht werden.

Gespeicherte Zeitauswertungen können dupliziert werden. Duplizierte Zeitauswertungen werden automatisch gespeichert und erhalten dann den gleichen Namen, nur mit "Kopie" als Ergänzung. Jede*r User*in kann Zeitauswertungen, die ihm*ihr zur Verfügung stehen duplizieren. Es gibt zwei Möglichkeiten eine Zeitauswertung zu duplizieren:

Die Filter zum Erstellen von Auswertungen sind in drei Bereiche/Zeilen unterteilt:

Hier kannst du den Zeitbereich wählen, der in der Auswertung verwendet wird. awork unterscheidet zwischen relativen und absoluten Optionen. Wenn du einen konkreten Monat (z.B. August) auswählst, wird die Auswertung immer die Daten für den August zeigen. Natürlich kannst du dann trotzdem noch oben in der Auswertung manuell zwischen den Monaten wechseln. Wenn du aber einen relativen Zeitbereich wählst, z.B. Diesen Monat, dann wird immer der aktuelle Monat angezeigt.

Bei den Datenfiltern hast du verschiedene Optionen:

Alle Filter lassen sich in Kombination verwenden. Es wird immer eine Und-Operation durchgeführt, also z.B. alle abgerechneten Zeiteinträge und eine bestimmte Tätigkeit. Alle Filter werden erst angewendet, wenn der Aktualisieren-Button geklickt wird.

Filtern nach User*in

Hier kannst du eine*n oder mehrere User*innen auswählen und nach diesen filtern. Um wieder alle User*innen anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle User.

☝️Hinweis: Wenn du nach einem User suchst, dann erscheint der Switch, worüber du auswählen kannst, ob du die deaktivierten User*innen in der Suche mit einbeziehen möchtest. Wenn du diesen aktivierst, dann kannst du hier auch nach deaktivierten User*innen filtern.

☝️ Wichtig: Werden User*innen gelöscht, dann bleibt die erfasste Zeit der gelöschten User*innen bestehen. Die erfassten Zeiten werden dann lediglich ohne Zuordnung zu User*innen angezeigt.

Filtern nach Projekt

Hier hast du zwei Optionen. Du kannst direkt nach einem einzelnen Projekt filtern oder weitergehende Filter wie Kunde, Projekttyp und Projektstatus anwenden.

Filtern nach Tätigkeit

Hier kannst du die verschieden Tätigkeitstypen wählen. Um wieder alle Tätigkeiten anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle Tätigkeiten.

Filtern nach Tags

Du kannst nach Aufgabentags, Projekttags und User*innen-Tags filtern. Um wieder alle Tags anzuzeigen, klicke einfach oben rechts auf Alle Tags.

Filtern nach Abrechnungsstatus

Über den Abrechnungsstatus lassen sich Zeiteinträge nach Abgerechnet, Abrechenbar, und Nicht Abrechenbar filtern.

Filtern nach Notiz der Zeiten
Hier kannst du einfach den Inhalt der Notiz, nach dem du filtern möchtest, eingeben. Um den Filter zu deaktivieren, kannst du einfach den Text aus dem Feld löschen.

☝️Hinweis: Es ist nicht möglich, nach pausierten Zeiten zu filtern.

Auch bei den Listenoptionen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Alle Listenoptionen werden erst angewendet, wenn der Aktualisieren-Button geklickt wird. Alle ausgewählten Optionen haben auch Auswirkungen auf die Druckoption / PDF-Export und den Excel-Export nach Gruppierung.

Gruppierung auswählen

Hier kannst du festlegen, wie die Daten in der Auswertung gruppiert werden sollen. Die Gruppen werden dann als Überschrift in der Liste angezeigt.

Summierung nach Feld wählen

Hier kannst du Summierungen für die Liste einstellen. Wenn du z.B. nach Aufgaben summierst, wird in der Liste für jede Aufgabe ein Eintrag angezeigt. Dieser kann dann aufgeklappt werden, um die Einträge darunter sichtbar zu machen.

Liste sortieren nach

Hier entscheidest du, nach welchem Feld die Liste aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll. Es kann auch nach Feldern sortiert werden, die du nicht in der Liste anzeigen lässt.

Hier kann nun auf einen Blick gesehen werden, ob die Sortierung ab- oder aufsteigend eingestellt ist. Je nachdem welche Sortierung ausgewählt ist, wird das Symbol für Ab- oder Aufsteigende Sortierung angezeigt.

Angezeigte Spalten wählen

Hier legst du fest, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Es können nur die Spalten angezeigt werden, die hier zur Auswahl stehen. Es ist nicht möglich, weitere Spalten anzulegen.

Rundungen festlegen

Hier kannst du festlegen, wie die Einträge gerundet werden. Dabei gibt es zwei Optionen:

Die Daten der Auswertung können auf zwei Arten exportiert werden.

Als Stundenzettel im PDF-Format

Drucke deine Auswertung oder speichere sie als PDF.

☝️Tipp: Du kannst unter Einstellungen > Allgemeines dein Logo hinterlegen, damit es auf dem PDF erscheint.

Um einen Auszug der gefilterten Werte als PDF zu erhalten und diese z.B. im Rechnungstool der Rechnung beizufügen, klickst du auf das Dokumenten-Icon. Es öffnet sich das Drucken-Fenster deines Browsers. Hier kannst du nun verschiedene Einstellungen (abhängig vom Browser) vornehmen und den Auszug drucken oder als PDF speichern. Hierbei werden die Gruppen, Summen und Spaltenfilter, die du ausgewählt hast, berücksichtigt.

☝️ Wichtig: Wenn z.B. unten ein Link auf dem PDF sichtbar ist, liegt das wahrscheinlich an deinen Druckeinstellungen. Hier müssen diese Informationen im Drucken-Fenster deaktiviert werden.

Als Tabelle im Excel-Format (.xlsx)

Exportiere die Rohdaten oder erstelle einen formatierten Export.

Über die Filteroptionen kannst du den Export (nur verfügbar für PDF-Format und den formatierten Export) nach deinen Wünschen formatieren, in dem du die Daten gruppierst, summierst oder sortierst. Lege außerdem die zu exportierenden Spalten fest oder entscheide wie die Daten gerundet werden sollen.

Weitere Informationen zum Thema Exporte findest du hier.

In der Zusammenfassung werden dir die Summe aller angezeigten Zeiten (Lila), der abrechenbare Wert (Gelb), der abgerechnete Wert (Grün) und der nicht abrechenbare Wert (Rot) angezeigt.

Für die Grafik gibt es drei Einstellungen: Balkendiagramm, Matrix und Tortendiagramm. awork zeigt automatisch das Balkendiagramm an, wenn die Daten nicht gruppiert sind. Für gruppierte Daten wird automatisch die Matrix-Ansicht verwendet.

Ist die Auswertung nicht gruppiert, werden Balken in der Höhe der erfassten Zeiten für den jeweiligen Zeitbereich angezeigt. Durch Bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt.

Ist die Auswertung gruppiert, wird eine Matrix angezeigt. Die Zeilen entsprechen der jeweiligen Gruppe der Auswertung. In der Matrix selbst stehen die Einträge für die jeweilig betrachteten Einheiten, z.B. Tage, sowie am Ende die Gesamtsumme für die Gruppe. Durch Bewegen der Maus über den Eintrag wird das genaue Datum und der Wert der erfassten Stunden angezeigt.

☝️Wichtig: Zur besseren Lesbarkeit werden alle Werte auf Stundenbasis gerundet. Beim Bewegen der Maus über den Eintrag wird der genaue Wert angezeigt.

Wenn die Auswertung nicht gruppiert ist, wird hier das Verhältnis der nicht-abrechenbaren, der noch nicht abgerechneten und der bereits abgerechneten Zeiten angezeigt. Wird die Auswertung gruppiert, wird das Verhältnis der Gruppensummen angezeigt. Wenn die Maus über einen Eintrag bewegt wird, werden der Wert des Eintrags und der prozentuale Anteil angezeigt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Zeiten in der Auswertungsansicht zu bearbeiten.

Zum einen kannst du über den Aktions-Button einer Zeit das Bearbeitungsfenster öffnen, um den Eintrag zu bearbeiten.

Zum anderen kannst du nicht-aggregierte Zeiten in der Liste direkt bearbeiten, indem du auf die entsprechenden Felder klickst. Das ist möglich für die Felder Dauer und Datum.

Du kannst auch mehrere Zeiten gleichzeitig bearbeiten, z.B. um sie als abgerechnet zu markieren. Unter Berücksichtigung deiner Rechte (Rechtemanagement) kannst du für mehrere Zeiteinträge gleichzeitig die Tätigkeit, das Projekt, die Aufgabe, den*die User*in ändern oder auch Zeiteinträge löschen.

Wähle dazu über die Checkboxen links neben der Liste der Zeiten einzelne Zeiten oder ganze Gruppen aus. Die Checkboxen tauchen auf, wenn du mit der Maus über die Aufgabenzeilen oder die Gruppen gehst. Es erscheint ein Aktionsmenü am unteren Rand des Screens. Hier kannst du jetzt verschiedene Aktionen vornehmen oder die Selektion wieder aufheben.

☝️Hinweis: Aktuell können leider nicht alle Zeiteinträge per Klick markiert werden. Wenn du aber eine Gruppierung eingestellt hast, kannst du die Zeiteinträge pro Gruppierung per Klick markieren und musst nicht alle Zeiten einzeln anklicken.

Du kannst einfach alle Zeiten in deinem Report als abgerechnet markieren. Baue dir dazu deinen gewünschten Filter und klicke dann oben rechts auf das Dollar-Icon und wähle dort Auf abgerechnet setzen.

Wenn du nur einen Teil der Zeiten als abgerechnet markieren willst, dann mache das wie oben beschrieben über das gleichzeitige Bearbeiten von markierten Zeiten.

☝️Hinweis: Nur Zeiten, die noch nicht als abgerechnet markiert wurden, können zu Rechnungen übertragen werden.

Die Weiterberechnung der Zeiten erfolgt durch integrierte Rechnungstools. Klicke dazu auf das Dollar-Icon oben rechts und wähle Rechnung erzeugen.

☝️Hinweis: In Rechnung gestellte Zeiten können nicht mehr bearbeitet werden. Nur der Admin hat das Recht eine bereits als abgerechnet markierte Zeit wieder auf nicht abgerechnet zu setzen, wodurch die Zeit dann wieder bearbeitet werden kann.

Hier erfährst du mehr über das Abrechnen von Zeiten.

Pausierte Zeiten werden hier erstmal nicht angezeigt. Wenn du über den Aktionsbutton eines Zeiterfassungseintrags auf Bearbeiten klickst, kannst du die pausierte Zeit einsehen. Die pausierte Zeit kann nicht geändert, jedoch gelöscht werden. Die pausierte Zeit kann nur gelöscht werden, wenn der Zeiteintrag noch nicht auf "abgerechnet" steht. Weitere Informationen findest du hier.