En esta lección aprenderás a imputar y generar las liquidaciones a los profesionales (incluyendo las prácticas que les fueron debitadas), una vez que la obra social pagó la factura correspondiente.
El proceso de "imputación de pago de la obra social" o "liquidación a profesionales" es el proceso mediante el cual se asignan montos de dinero a los profesionales, una vez que la obra social ya pagó una factura. La asignación depende de la cantidad y valores de las prestaciones hechas por cada profesional y facturadas en dicha factura.
La imputación de pago de obra social puede ser parcial. Sucede cuando la obra social debitó algunas prestaciones debido a errores administrativos. También, sucede cuando la factura se pagará en 2 veces.
Antes de continuar con la explicación del proceso de imputación, es necesario revisar el vocabulario que interviene aquí:
Imputación: es el proceso por el cual a un pago de la obra social es desglosado por profesional, discriminando lo pagado y lo debitado.
Liquidación a profesional: es el resultado de la imputación y consiste en un informe que determina que prácticas se le pagaron al profesional y cuales se le debitaron. Si tuvo alguna retención y de que monto finalmente quedó la operación de imputación.
Porcentaje de retención: es el porcentaje que se le descontará al profesional para cubrir gastos comunes de la institución. Como por ejemplo: gastos por gestión de cobro a la obra social, alquiler de instalaciones, gastos de mantenimiento, etc.
Monto disponible para imputar: es el monto que va quedando de resto, cada vez que se hace una liquidación. La primera vez que se inicia el proceso de imputación, es igual al monto pagado por la factura, excluyendo el IVA.
ATENCIÓN. Notar que "liquidación" se estará refiriendo a las 2 posibles: liquidación de OBRA SOCIAL o liquidación de PROFESIONAL.
El proceso de imputación de pago de obra social, o liquidación a profesionales, consta de los siguientes pasos:
Paso 1: Selección de la liquidación de obra social a imputar.
Paso 2: Actualización de montos de imputación.
Paso 3: Discriminación de los pagos.
Paso 4: Generar la liquidación.
Paso 1: Selección de la liquidación de obra social a imputar
Una vez registrado el pago de la obra social (Ver "Registro de pago de la obra social") se habilita el proceso de imputación a dicha liquidación de OS, que comienza al seleccionarla para imputar.
Para la selección de la liquidaciónd de OS, hay que ir al menú de la izquierda, en el menú "Profesionales" -> "Agregar liquidación de profesionales". Allí aparecerán todas las liquidaciones de obra social que tienen cargado algún pago y se encuentran sin imputar o fueron imputadas parcialmente.
Hacer click en "Imputar" de alguna de ellas que se encuentre en el estado "Lista para imputar" o "Parcialmente imputada". Éste último estado se refiere a cuando el proceso de liquidación anterior, quedó a mitad de realizado.
Selección de Liquidación de OBRA SOCIAL a Imputar
Las liquidaciones a obras sociales tienen los siguientes estados principales:
"Facturada". Indica que se hizo la factura a la obra social y se está esperando el ingreso en el sistema del pago correspondiente.
"Lista para imputar". Esto indica que se cargó un pago a esa factura, y está esperando ser imputada.
"Parcialmente imputada". Esa liquidación de obra social ya tiene liquidaciones de profesionales profesionales asociadas, aunque queda un monto de dinero pendiente sin imputar.
"Imputada". Esta liquidación de obras sociales ya fue imputada totalmente en liquidaciones a profesionales.
Paso 2: Actualización de montos de imputación.
Una vez elegida la liquidación de obra social a imputar, se pasa a la pantalla de "Imputar pago a profesionales".
Esta pantalla está dividida en 2 partes. La parte de arriba, muestra información relativa a los montos globales que se estan manejando en esa liquidación de Obra Social. Mientras que la parte de abajo muestra la imputación práctica por práctica para generar las liquidaciones a profesionales.
Comenzando por la primera parte de la pantalla, se notaran varios montos relativos al proceso:
Neto Facturado: el neto de la factura que se envió a la obra social. Se descarta el IVA por que son valores propios de la gestión entre las empresas y no incide en el pago al profesional.
Neto Débitos: el monto neto de los débitos cargados al registrar el pago de la obra social.
Neto Gastos administrativos: si la obra social cobró un cargo extra por la gestión de las prácticas presentadas.
Monto total de imputación: Monto original que estaba disponible para imputar al registrar el pago de la obra social.
Monto DISPONIBLE de imputación: Resto que va quedando luego de imputaciones parciales a los profesionales.
Al ingresar la primera vez, podrá aparecer una advertencia que dice:"La liquidación a OS tiene montos de imputación vacío". Esto indica, que aún no se calculó el monto que le correspondería pagarle al profesional según el CONVENIO DE PROFESIONALES cargado.
Para continuar, hacer click en "Actualizar Montos de Imputación". Al hacerlo, la columna de "Monto a Pagar al profesional" mostrará los valores que le corresponderían al profesional. Esto, previo a la carga de débitos.
Actualización de montos de imputación
NOTA: Una de las características de la imputación, es que puede realizarse para uno o para todos los profesionales al mismo tiempo. Para realizar liquidaciones a profesionales parciales, usar el filtro de "Profesionales" que aparece previo a la grilla de desglose de prácticas. El monto disponible para imputar se irá reduciendo con cada liquidación parcial que se realice.
Trasladar los gastos administrativos
Para trasladar el gasto administrativo de la obra social (o gerenciadora) a los profesionales, sugerimos agregar un convenio de profesional exclusivo para esa obra social que contenga un porcentaje superior al habitual. Consultanos en el soporte :)
Cálculo del porcentaje de retención
El porcentaje de retención es el porcentaje que se le descontará al profesional para cubrir gastos comunes de la institución. Como por ejemplo: gastos por gestión de cobro a la obra social, alquiler de instalaciones, gastos de mantenimiento, etc.
Es común que ese porcentaje englobe varios ítems para descontarle al profesional:
Porcentaje que cobra la institución por tareas administrativas. Por ej 17%
Porcentaje de pago de ingresos brutos. Por ej, 3,5%
Porcentaje de pago de los gastos administrativos facturados por la obra social (común en las centralizadoras) por gestionar el pago. Por ej, 4.5%
Para calcular el porcentaje a aplicar, solo se debe sumar todos los porcentajes. Para el ejemplo anterior, el porcentaje de retención sería 25% que surge de 17% + 3.5% + 4.5%.
Ese 17% es el porcentaje que deberá tener el profesional cargado en los "Convenio por profesional".
Paso 3: Discriminación de los pagos
Siguiendo con la parte de abajo de la pantalla de "imputación y liquidación de factura", se muestra la imputación práctica por práctica para generar la liquidación.
La información que se muestra de cada prestación es:
Profesional: que la realizó.
Nro. de Orden: orden interna asociada.
Práctica: realizada en esa prestación.
Paciente: que se hizo la prestación.
Autorización: número otorgado por la obra social.
Monto facturado: valor de la prestación que se facturó a la obra social.
Monto de débito [EDITABLE]: valor que debitó la obra social. Puede ser un débito total o parcial. Si es total, el monto cargado acá deberá ser igual al monto facturado.
Monto pagado pro la obra social: monto neto que pagó la obra social por esa prestación. Por lo general, sin mediar débito alguno, es el valor facturado. Se compone de MONTO FACTURADO - MONTO DE DEBITO = MONTO PAGADO
Monto a pagar al profesional: valor que se le pagará al profesional basado en los convenios de profesional cargados.
Estado [EDITABLE]: si esa prestación fue pagada, debitada o pagada parcialmente al profesional.
Comentario [EDITABLE]: explicación adicional para el profesional que recibirá la liquidación de lo que sucedió con esa prestación. Es Obligatorio cargarla cuando se trata de débitos.
Discriminación de los pagos
Casos comunes de imputación
Al recibir el desglose de lo que pagó la obra social, puede suceder una de las siguientes situaciones con cada prestación facturada:
La obra social pagó la práctica. Que es la situación normal.
La obra social debitó la práctica y puede ser refacturada. Casos en donde faltó la firma del paciente o el diagnóstico del profesional.
La obra social debitó la práctica y NO puede ser refacturada. Cuando se hizo la práctica y no estaba convenida, o la autorización fue rechazada.
La obra social pagó parcialmente la práctica o debitó una parte del monto. Casos en los que se facturó a la obra social más de lo convenido.
La obra social no pagó ni debitó la práctica. Quedó como un pago pendiente para el futuro.
Caso 1: La obra social pagó la práctica
Este es el caso normal, donde la obra social pagó el monto que se le facturó por esa prestación.
Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:
Que el "monto debitado" es igual a cero. ,
el "estado" está en el modo "pagado".
Por defecto, el sistema muestra esta situación normal para todas las prestaciones, así se cargan solo las excepciones (débitos) y se acelera el tiempo de imputación.
Caso 2: La obra social debitó la práctica y puede ser refacturada
Esta situación se da cuando faltó algunos de los siguientes datos: la firma del paciente en la orden, la firma del profesional, el diagnóstico, el número de autorización, algún dato afiliatorio del paciente.
La obra social espera que esa prestación sea corregida con los datos faltantes y sea presentada nuevamente. Por lo general, se hace una factura exclusiva que contiene solo las prestaciones debitadas y corregidas.
Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:
El "monto debitado" debe ser igual al "monto facturado",
el "estado" está en el modo "debitado", y
está cargado el motivo del débito en el campo "comentario".
Luego de haber generado esta liquidación, la prestación queda marcada en el sistema como "debitada".
Para poder refacturar esta prestación (ya habiendo corregido la orden con las firmas faltantes), hay que marcar en el sistema para poder ser refacturada. Para ello:
Ir al menú de FACTURACION -> "Editar orden".
Ingresar el número de orden de la prestación que fue debitada y presionar buscar.
Editar el estado de la orden a "Refacturar a la obra social".
Recordar que en la pantalla de "Agregar liquidación de obra social" , se puede filtrar por el ESTADO de la orden "A Refacturar" para hacer una factura solo con las prestaciones debitadas en su momento.
Caso 3: la obra social debitó la práctica y NO puede ser refacturada
Esta situación sucede cuando:
Se hizo la práctica y no estaba convenida con la obra social, o
nunca se pidió a autorización para hacer la práctica, o salió rechazada.
Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:
El "monto debitado" debe ser igual al "monto facturado",
el "estado" está en el modo "debitado", y
está cargado el motivo del débito en el campo "comentario".
Luego de haber generado esta liquidación, la prestación queda marcada en el sistema como "debitada".
Para marcar que esa prestación no podrá cobrarse:
Ir al menú de FACTURACION -> "Editar orden".
Ingresar el número de orden de la prestación que fue debitada y presionar buscar.
Editar el estado de la orden a "Debitada permanentemente".
Caso 4: La obra social pagó parcialmente la práctica o debitó una parte del monto
Esta situación se da cuando:
Se facturó a la obra social más de lo convenido.
Se facturó con un código de prestación diferente, aunque relacionados.
El convenio estaba desactualizado al momento de hacer la facturación.
Se entiende que en estos casos, el monto pagado es definitivo y no se puede reclamar el faltante.
Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:
Que el "monto debitado" sea distinto de cero y menor al "monto facturado",
el "estado" está en el modo "debitado parcialmente", y
está cargada el motivo del débito parcial en el cambpo "comentario".
Caso 5: La obra social no pagó ni debitó la práctica
Esta situación se da cuando la obra no pagó la factura completa, y dejó para una segunda oportunidad el pago de otras prestaciones facturadas.
Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:
El "estado" está en el modo "pago pendiente".
Cuando se genere la liquidación, esta prestación no aparecerá. Solo aparecerá cuando la prestación haya sido pagada, debitada parcialmente o debitada.
Paso 4: Generar la liquidación
Finalmente, una vez detallada las prestaciones y las acciones a tomar, se pocederá a generar la liquidación.
Simplemente hace falta corroborar los datos ingresados y presionar el botón de "Generar liquidaciones".
Para VER e IMPRIMIR las liquidaciones generadas:.
Ir al menú de PROFESIONALES -> LIQUIDACIONES DE PROFESIONAL
Buscar la liquidación a imprimir y hacer click en "IMPRIMIR".
Anulación de la liquidación
A veces es necesario anular alguna de las liquidaciones realizadas. Para ello, hay que:
Ir al menú de PROFESIONALES -> LIQUIDACIONES DE PROFESIONAL
Buscar la liquidación a anular y hacer click en "Ver".
En la pantalla de Vista e Impresión de la liquidación, aparecerá la opción "Anular" arriba. Al hacer click, pedirá la confirmación.
Las liquidaciones que se pueden anular son aquellas que aún no fueron rendidas al profesional (orden de pago).