Buchhaltung klingt kompliziert, ist es aber nicht, wenn du von Anfang an ein einfaches System einrichtest. Als Bahn Express Fahrer hast du überschaubare Einnahmen und Ausgaben. Du brauchst keine komplizierte Software, aber du brauchst Ordnung.
Was ist Buchhaltung?
Buchhaltung bedeutet: Du dokumentierst alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Das brauchst du für:
Deine Steuererklärung
Den Überblick über deinen Gewinn
Nachweise gegenüber dem Finanzamt
Was musst du dokumentieren?
Einnahmen:
Alle Zahlungen von Bahn Express (jede einzelne Auszahlung)
Den Bruttoauftragswert jeder Fahrt
Ausgaben:
Öffi-Tickets für An- und Rückfahrt
Tankquittungen (werden von Bahn Express erstattet, aber trotzdem aufbewahren)
Kosten für Steuerberater oder Buchhaltungssoftware
Büromaterial
Telefon- und Internetkosten (anteilig, wenn beruflich genutzt)
Gewerbeanmeldung und Behördengebühren
Kfz-Steuer für rote Kennzeichen
So richtest du ein einfaches System ein
Schritt 1: Lege einen Ordner an Erstelle einen digitalen Ordner (z. B. in Google Drive, iCloud oder Dropbox) mit folgender Struktur:
2026/ ├── Rechnungen/
├── Tankquittungen/
├── Öffi-Tickets/
├── Sonstige Ausgaben/
└── Steuerunterlagen/
Schritt 2: Dokumentiere direkt nach jeder Fahrt
Fotografiere alle Quittungen sofort mit dem Handy
Benenne die Datei eindeutig: z. B. „2026-05-12_Tank_Berlin.jpg"
Lade sie in den richtigen Ordner hoch
Schritt 3: Führe eine einfache Tabelle Erstelle eine Excel- oder Google-Sheets-Tabelle mit diesen Spalten:
Datum | Beschreibung | Einnahme | Ausgabe | Beleg |
12.05.2026 | Fahrt Berlin–München | 297,50 € |
| RE-2026-001 |
12.05.2026 | Öffi-Ticket Berlin |
| 12,50 € | Foto_001 |
Schritt 4: Aktualisiere die Tabelle regelmäßig Am besten nach jeder Fahrt, nicht erst am Ende des Jahres.
Welche Tools können helfen?
Tool | Kosten | Geeignet für |
Google Sheets / Excel | Kostenlos | Einfache Buchhaltung |
Lexoffice | Ab ca. 7 €/Monat | Rechnungen + Buchhaltung |
sevDesk | Ab ca. 8 €/Monat | Rechnungen + Buchhaltung |
Sorted (App) | Kostenlos / günstig | Belegerfassung unterwegs |
Für den Anfang reicht eine einfache Tabelle vollkommen aus.