Als selbstständiger Fahrer bekommst du kein Gehalt sondern du stellst Rechnungen. Bahn Express stellt dir eine fertige Vorlage zur Verfügung, sodass du nur noch die Felder ausfüllen musst. Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, sonst ist sie steuerlich ungültig.
Was enthält die Bahn Express Rechnungsvorlage?
Die Vorlage ist bereits vorausgefüllt mit den Daten von Bahn Express als Rechnungsempfänger:
Rechnungsempfänger: Bahn Express GmbH Regina-Jonas-Str. 41/43 10999 Berlin, Deutschland USt-IdNr.: DE454296826
Diese Felder füllst du selbst aus:
Deine Lieferantendaten:
Firmenname (dein Name als Unternehmer)
Adresse
Stadt und Land
Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnungskopf:
Rechnungsdatum
Leistungsdatum: das Datum, an dem du die Fahrt durchgeführt hast
Positionen (für jede Fahrt eine eigene Zeile):
Beschreibung (z. B. „Fahrzeugüberführung Berlin–München, 580 km")
Menge
Einheit (z. B. „Fahrt" oder „km")
Einzelpreis netto (€)
Gesamt (€)
Summen:
Zwischensumme (netto)
MwSt. 19 % (oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung)
Gesamtbetrag
Warum ist das Leistungsdatum wichtig?
Das Leistungsdatum ist das Datum, an dem du die Fahrt tatsächlich durchgeführt hast, nicht das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. Trage es immer korrekt ein.
Schritt für Schritt: So füllst du die Rechnung aus
Öffne die Bahn Express Rechnungsvorlage
Trage deine Lieferantendaten oben links ein
Trage das heutige Datum als Rechnungsdatum ein
Trage das Datum der Fahrt als Leistungsdatum ein
Fülle die Positionstabelle aus, eine Zeile pro Fahrt oder Kostenposition
Berechne Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag
Speichere die Rechnung als PDF
Schicke die PDF per E-Mail an: invoice@bahnexpress.de
Lege eine Kopie für deine Unterlagen ab
Kleinunternehmerregelung: Was steht statt MwSt. auf der Rechnung?
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, lässt du das MwSt.-Feld leer und fügst stattdessen folgenden Hinweis ein:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Tankquittungen und sonstige Belege
Lege alle Tankquittungen und sonstigen erstattungsfähigen Belege der Rechnung bei. Bahn Express erstattet diese Kosten zusammen mit der Auszahlung.
Was du unbedingt vermeiden solltest
Fehlendes Leistungsdatum – Pflichtangabe, darf nicht fehlen
Fehlende Steuernummer – ohne sie ist die Rechnung ungültig
Rechnung nicht als PDF – schicke immer eine PDF, keine Word-Datei
Wann bekommst du das Geld?
Die Auszahlung erfolgt innerhalb von 1 bis 3 Tagen nach Rechnungseingang, spätestens nach 14 Tagen.