🟢 Das Wichtigste zuerst
Für eine vollständige Übergabe brauchst du in der Regel drei Dokumente aus Beautinda – nicht eines:
Kassenbuch (DATEV) – für alles, was du vor Ort abgerechnet hast (bar und Karte). Menü → Finanzen & Abrechnung → Abrechnungs-Export, Bericht „Kassenbuch (DATEV)"
Online-Zahlungen (Stripe) – für die Online-Seite (Online-Buchungen, Kartenzahlungen über die App, Zahlungslinks). Menü → Finanzen & Abrechnung → Abrechnungs-Export, Bericht „Online-Zahlungen (Stripe)"
Gebührenrechnung – als Beleg über die Transaktionsgebühren, die Beautinda dir berechnet hat. Menü → Finanzen & Abrechnung → Gebührenrechnung
Die ersten beiden ergeben zusammen deine vollständige Umsatzübersicht. Wer nur einen davon exportiert, übergibt unvollständige Daten – das ist ein häufiger Fehler.
⚠️ Doppelverbuchung vermeiden: „Kartenzahlung (App)" ist sowohl im DATEV-Export (Kassenbuch) als auch im Abrechnungs-Export „Online-Zahlungen (Stripe)" enthalten. Wenn du beide Dateien an deine Steuerberatung gibst, weise darauf hin – sonst wird der Terminal-Umsatz doppelt gebucht. Sprich mit deiner Steuerberatung, welche Datei sie als Grundlage nutzt.
Dieser Artikel ist für dich, wenn deine Steuerberatung Unterlagen aus Beautinda braucht und du wissen willst, welche Exporte dafür nötig sind und wo du sie findest.
Warum Kasse und Online getrennt sind
Viele gehen davon aus, dass der DATEV-Export bereits alle Zahlungen enthält. Das ist nicht der Fall.
Online-Zahlungen laufen über Stripe und sind technisch und buchhalterisch getrennt vom Kassensystem. Deshalb gibt es dafür zwei separate Berichte – das ist kein Umweg, sondern buchhalterisch so gewollt.
Buchungs- vs. Leistungsdatum
Bei Online-Zahlungen fallen Buchungsdatum (Zahlung) und Leistungsdatum (Behandlung) oft auseinander:
Beispiel: Eine Kundin bucht und bezahlt am 01. März, die Behandlung findet aber erst am 20. März statt.
Buchungsdatum = 01.03.
Leistungsdatum = 20.03.
Buchhalterisch darf die Einnahme erst am Leistungsdatum verbucht werden. Genau deshalb werden Online-Zahlungen separat ausgewiesen – damit deine Steuerberatung die Zuordnung sauber machen kann.
Kartenzahlung (App) steht in beiden Dateien
⚠️ Zahlungen mit Kartenzahlung (App) – also Tap to Pay oder Kartenlesegerät – werden in der Kasse abgerechnet und über Stripe abgewickelt. Deshalb stehen sie sowohl im Bericht „Kassenbuch (DATEV)" als auch im Bericht „Online-Zahlungen (Stripe)". Wer beide Dateien einliest, ohne das zu wissen, bucht den Terminal-Umsatz doppelt.
👉 Gib deiner Steuerberatung beide Dateien mit dem Hinweis, dass die Kartenzahlungen aus der App in beiden enthalten sind, und sprich ab, welche Datei sie als Grundlage nutzt.
So bekommst du die Dokumente
Voraussetzung: Die Kasse und damit der DATEV-Export sind Teil des VIP-Pakets. Wer die Exporte sehen darf, steht im Artikel Rollen und Rechte an der Kasse.
1. Kassenbuch (DATEV) – bar & Karte vor Ort
Den DATEV-Export ziehst du nicht im Kassenbereich, sondern unter Menü → Finanzen & Abrechnung → Abrechnungs-Export. Wähle dort den Bericht „Kassenbuch (DATEV)" und den Monat. Den genauen Weg inklusive Buchungskonten findest du im Artikel DATEV Export für den Steuerberater. Im Kassenbereich selbst liegt nur der DSFinV-K-Export für die Betriebsprüfung.
💡 Hinweis zur Banküberweisung: Die Zahlungsart Banküberweisung wird im Kassenprozess sofort als bezahlt verbucht. Beautinda prüft nicht, ob das Geld tatsächlich auf deinem Bankkonto eingegangen ist. Für deine Buchhaltung heißt das: Den Zahlungseingang gleichst du selbst mit deinen Kontoauszügen ab.
2. Online-Zahlungen (Stripe) – Online-Seite
Öffne Menü → Finanzen & Abrechnung → Abrechnungs-Export.
Wähle den Bericht „Online-Zahlungen (Stripe)".
Wähle Jahr und Monat – der Export läuft monatsweise, es gibt keinen Quartalsexport. Der laufende Monat ist für diesen Bericht gesperrt; er lässt sich erst nach Monatsende exportieren.
Wähle das Format (CSV oder XLSX) und starte den Export. Die Datei kommt als Download-Link per E-Mail.
Der Bericht enthält neben deinen Umsätzen auch Zeilen, die kein Umsatz sind – zum Beispiel SMS-Gebühren, Chargeback-Gebühren, Empfehlungs-Gutschriften oder online bezahlte manuell angelegte Termine. Weise deine Steuerberatung darauf hin, damit sie diese Zeilen richtig einordnen kann.
3. Gebührenrechnung – Beleg über die Gebühren
Die Gebührenrechnung wird automatisch zu Beginn jedes Monats für den Vormonat erstellt – du musst nichts anfordern. Unter Menü → Finanzen & Abrechnung → Gebührenrechnung lädst du den gewünschten Monat als PDF herunter. In der Regel ist sie ab dem 3. des Folgemonats verfügbar.
Für Monate ohne Zahlungsaktivität wird keine Rechnung erstellt – das ist kein Fehler.
So übergibst du an deine Steuerberatung
Exportiere den Bericht „Kassenbuch (DATEV)" für den jeweiligen Monat.
Exportiere den Bericht „Online-Zahlungen (Stripe)" für denselben Monat.
Lade die Gebührenrechnung für denselben Monat herunter.
Versende alle Dokumente zusammen – per E-Mail oder über das Mandantenportal deiner Steuerberatung – und weise darauf hin, dass Kartenzahlung (App) in beiden Exporten enthalten ist.
Wenn du bar oder mit Karte vor Ort abrechnest, lege auch deine TSE-Nummer bei.
Welche Unterlagen deine Steuerberatung genau möchte und welche Datei sie als Grundlage nutzt, klärst du am besten einmal kurz ab – dann läuft es jeden Monat gleich.
Häufige Fragen
Was, wenn ich nur Online-Zahlungen habe (keine Kasse)?
Dann brauchst du den Bericht „Online-Zahlungen (Stripe)" und die Gebührenrechnung. Der DATEV-Export entfällt.
Was, wenn ich nur bar und mit Karte vor Ort abrechne (keine Online-Zahlungen)?
Das gilt nur, wenn du ausschließlich die Zahlungsarten Barzahlung, EC-Karte (extern), Kreditkarte (extern), Banküberweisung und Gutschein nutzt – das sind reine Kassenvorgänge ohne Stripe-Bezug. Dann reicht der Bericht „Kassenbuch (DATEV)".
Sobald du Kartenzahlung (App) nutzt, läuft die Zahlung über Beautinda, es entstehen Transaktionsgebühren – und du brauchst zusätzlich den Bericht „Online-Zahlungen (Stripe)" und die Gebührenrechnung. Beachte dabei die Doppelverbuchungs-Warnung oben.
Reicht die Gebührenrechnung allein?
Nein. Sie belegt die Gebühren, die Beautinda dir berechnet hat – nicht deine einzelnen Umsätze. Dafür brauchst du die beiden Exporte.
Warum steht meine Kartenzahlung aus der App in beiden Exporten?
Weil sie in der Kasse abgerechnet und gleichzeitig über Stripe abgewickelt wird. Das ist kein Fehler – deine Steuerberatung muss es nur wissen und eine Datei als Grundlage wählen.
Wie oft sollte ich exportieren?
Wir empfehlen monatlich, am besten direkt nach Monatsende. So bleibt deine Buchhaltung aktuell.
Wer hat Zugriff darauf?
Du als Account-Inhaber. Im Salon läuft die Abrechnung über das Konto des Inhabers; Mitarbeiter mit Zugriff auf den Bereich sehen dessen Unterlagen.
Brauche ich zusätzlich den DSFinV-K-Export?
Nicht für die laufende Buchhaltung. Der DSFinV-K-Export ist für die Betriebsprüfung gedacht – mehr dazu im Artikel Daten für die Betriebsprüfung: der DSFinV-K-Export.
💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.