Naarmate de relatie met uw klant verder vordert zult u ongetwijfeld meer informatie en documenten vanuit de klant willen verzamelen. Uiteraard is het handig dergelijke documenten in het dossier van de betreffende klant op te kunnen slaan. Dit kunnen bijvoorbeeld notulen zijn van besprekingen met uw klant, of vernieuwde bedrijfsstatuten. In de Client File hebben wij gelukkig een makkelijke manier om dit te doen.
Allereerst gaat u naar het overzicht in de Client File, dit kan op natuurlijk persoon, zakelijk of product-niveau. Selecteer hier de klant of het product waarvoor u bestanden wilt uploaden.
Hier ziet u de details van uw klant/product. Klik hier in het linker-menu op "Documenten":
Documenten zoals een paspoort-kopie, trouwcertificaat of de uitkomst van een PEP en Sanctielijst screening zijn documenten die worden opgeslagen op het niveau van een partij/relatie, terwijl een contract wordt opgeslagen op niveau van het product.
In de meeste gevallen zullen bestanden worden geupload op niveau van het product. In de onderstaande uitleg zullen wij hier dan ook op focussen, hoewel dit proces vrijwel hetzelfde is op relatie-niveau.
Om een product te openen vanuit het party dashboard, klikt u eerst op "Ga naar het product":
Klik onder product op "Documenten" en "Upload document" zoals onderstaand laten zien:
Hier kunnen één of meerdere documenten geupload worden vanaf een folder op uw computer. Ook is het mogelijk bestanden te slepen naar dit venster.
Voordat u klikt op "Upload" dient u aan te geven of het document wel of niet zichtbaar is voor uw klant in het klantenportaal. Wanneer deze op "Ja" gezet wordt, zal deze voor de klant zichbaar zijn in de documenten-tabblad van hun eigen portaal.
Indien u een hoop documenten bij meerdere klanten moet uploaden, dan hebben wij ook nog de "Bulk file upload" beschikbaar. Mocht u vragen hebben over hoe u deze kunt gebruiken, aarzel dan niet contact met ons op te nemen.