Binnen de KYC Suite gebruiken we taken en workflows om processen bij te kunnen monitoren. Deze pagina legt uit wat een taak is en hou u deze kunt gebruiken.
Takenlijst
Elke gebruiker kan een taak aan hen toegewezen krijgen. Wanneer een taak aan een gebruiker wordt toegewezen, ontvangt deze gebruiker hier een e-mail van.
De takenlijst kan gebruikt worden om alle taken te bekijken, ook kan hier gefilterd worden op de taken die aan uzelf zijn toegewezen of die nog aan niemand zijn toegewezen:
Wanneer u klikt op een taak wordt u naar de pagina geleid waar de betreffende taak uitgevoerd dient te worden.
Workflows
Elke taal heeft een eigen achterliggende workflow. Een workflow is een combinatie van statussen en afrondingen die als leidraad dienen voor het voltooien van een taak. Een ander woord voor een workflow kan ook een proces zijn.
Voorbeeld: Risk Review
Een voorbeeld hiervan is de risk review workflow. Deze workflow bestaat uit de volgende statussen:
Elke status geeft een ander stadium van de taak aan. Een Risk Review taak die als "Open" gemarkeerd staat is bijvoorbeeld nog niet opgepakt. Maar een Risk Review taak met de status "Review" is op dat moment nog in behandeling bij een collega of uzelf om te beoordelen of de gekozen risicoclassificatie passend is.
Om een taak op "Afgerond" te kunnen zetten heeft u bepaalde rechten nodig die aan een gebruiker kan worden toegewezen. Hiermee is er een duidelijker onderscheid in verschillende rollen. Rechten kunnen worden beheerd door een van de administrators in uw omgeving.
Het staat gebruikers uiteraard vrij workflows te gebruiken op een manier die hun eigen proces het beste ondersteund. In de meeste gevallen zal een workflow dan ook niet een bepaalde volgorde van voltooing afdwingen.
Activiteiten log
Voor elke taak loggen wij de status-wijzigingen. We refereren ook naar de activiteiten log als taakgeschiedenis of audit trail. Voor elke wijziging wordt de volgende informatie gelogd:
Status
Dit is de laatste status van de taak op dat moment.Behandelaar
Dit is de gebruiker die de taak op het moment van de taak-update in behandeling heeft.Bijgewerkt
De tijd en datum dat het product is bijgewerkt.User
De gebruiker die de status het laatst heeft bijgewerkt.Optional: Commentaar
Er kan commentaar worden toegevoegd, dit is niet verplicht.Workflow afhankelijk: Aanvullende informatie
Sommige taken bevatten andere specifieke data of informatie. Bij de Risk Review is bijvoorbeeld de nieuwe risicoclassificatie een aanvullend veld.
Administratie
Gebruikers met administratie rechten kunnen een lijst met alle bestaande workflows in de KYC Suite inzien. Gebruik deze lijst om inzicht te krijgen in de verschillende workflows en hoe deze het beste kunnen worden toegepast binnen jullie organisatie.
Deze lijst is te vinden onder Instellingen -> Workflows:
