Zodra de registratie van een klant compleet is en het dossier klaar is om gemigreerd te worden naar de Client File, zult u in de meeste gevallen een moment van ondertekenen met de klant hebben. In dit artikel zullen wij uitleggen hoe de ondertekenmodule werkt binnen onze onboarding-tool.
Ondertekenverzoek âī¸
Het ondertekenverzoek kan onderin de pagina worden teruggevonden. Het ondertekenverzoek kan geopend worden door hier te klikken op "Bekijk":
Het onderstaande venster zal openen:
Contracten đ
Door te klikken op "Add contract" kunt u een contract toevoegen aan het ondertekenverzoek.
Klik op "Blader" om een document vanaf uw computer te uploaden. Geef het contract een naam en klik op "Upload" om het contract toe te voegen aan het ondertekenverzoek.
Ondertekening âī¸
Na het toevoegen van de contracten dienen er nog een aantal gegevens ingesteld te worden om de ondertekening te beginnen. Onderstaand zullen wij de overige configureerbare punten in de het ondertekenverzoek nader toelichten.
Ondertekenaars: Voeg ondertekenaars toe, of verwijder ondertekenaars. Voor een individuele of gezamenlijke rekening zijn de standaardondertekenaars de rekeninghouders. Voor een kind of zakelijke rekening is dit de wettelijke vertegenwoordiger.
Authenticatiemethode: kies met welke methode de klant moet ondertekenen; itsme, iDEAL, iDIN, Scribble & SMS. Het is mogelijk om meerdere methoden te selecteren. Houd er wel rekening dat de ondertekenaar in dit geval ook middels alle methoden moet ondertekenen.
Mede-ondertekenaars: Kies wie er namens jullie organisatie ondertekent.
Standaard contracten: Dit zijn standaard contracten die altijd ondertekend worden. Wanneer deze niet zijn ingesteld zal er hier niets zichtbaar zijn.
E-mail taal: Selecteer in welke taal de uitnodiging voor het ondertekenverzoek verstuurd wordt.
Begin ondertekening: Klik hier om de ondertekening te starten đ .
â Houd er rekening mee dat er maar ÊÊn ondertekenmoment plaatsvindt in de Onboarding. Nadat er is ondertekend kan het dossier naar de Client File gemigreerd worden. Indien gewenst kunnen er nog aanvullende ondertekenverzoeken vanuit de Client File gestart worden.
Status
Een ondertekenverzoek verloopt na 15 dagen. Het is dus belangrijk dat alle ondertekenaars de documenten binnen 15 dagen tekenen. Als het ondertekenverzoek is verlopen en een ondertekenaar nog niet heeft getekend, zal het ondertekenverzoek helaas opnieuw gestart moeten worden. Ook als een deel van de partijen wel al heeft ondertekend.
Zodra het ondertekenverzoek is gestart, kunt u de status van het verzoek inzien door terug te keren naar het ondertekenverzoek.
Door de klikken op het pijltje naast een ondertekenaar, zal het onderstaande venster tevoorschijn komen. Hier kunt u zien welke acties er zijn ondernomen door de ondertekenaar:
Acties:
Er zijn vier statussen die zichtbaar zijn onder "Acties":
(Nog) geen acties
Geopend
Document geopend
Ondertekend
Herinnering
Wanneer de klant en/of mede-ondertekenaar(s) nog niet getekend hebben is het mogelijk om een reminder te versturen naar alle ondertekenaars. Dit kunt u doen door te klikken op "Verstuur herinnering":
Klik op "Ja" om te bevestigen:
