No shows är både frustrerande och kostsamt. Andelen no shows och sena avbokningar ligger mellan 2-10% beroende på bransch.
En no show kan sällan fyllas upp med en ny kund och kostnaden blir därför i många fall dubbel. Dels utebliven betalning från kunden som inte dök upp och dels utebliven betalning från en annan kund som hade kunnat boka samma tid.
Enklaste sättet att minska eller helt undvika no shows är att ta betalt i samband med bokning. Om kunden inte dyker upp eller avbokar för sent kan du då välja att ta betalt för hela eller delar av besöket.
Glöm inte uppdatera era bokningsvillkor!
Det är viktigt att era bokningsvillkor tydligt anger att kunden behöver betala för en bokning som de avbokar för sent eller inte dyker upp till.
Ni behöver också skriva ut hur lång tid i förväg ett besök behöver avbokas, om ni tar betalt för sen avbokning.
Bokningsvillkor anger ni under Inställningar. Gå till Användare och välj användare. I den övre menyn väljer du Avancerade inställningar och hittar Bokningsvillkor längre ned.
I denna artikel går vi igenom hur ni kan:
Aktivera onlinebetalning
Om du inte redan har aktiverat onlinebetalning behöver du först göra det.
Gå till Admin, välj Betalningar och sedan Betalningsmetoder.
Om ni har flera företag på kontot, dubbelkolla att rätt företag är valt och klicka på Lägg till.
Kräv betalning vid onlinebokning för nya kunder
No shows och sena avbokningar är oftast vanligare bland nya kunder som inte har besökt er tidigare. Ni kan kräva nya kunder att betala online vid sin första bokning för att undvika det. Era stamkunder kommer fortfarande ha möjligheten att betala på plats.
Kunder vars e-postadress aldrig tidigare använts vid en bokning hos er kommer med denna inställning aktiverad inte ges möjlighet att betala på plats när de bokar online.
Om ni vill aktivera förbetalning för nya kunder gör du följande:
Aktivera krävande inloggning vid onlinebokning.
Det görs under Inställningar->Platser->Välj Plats->Onlinebokning.
Sedan behöver ni:
Aktivera förbetalning för alla nya kunder.
Det görs under Inställningar->Användare->Välj användare->Avancerade inställningar.
Eller om ni föredrar:
Aktivera förbetalning för nya kunder bara på specifika tjänster.
Det görs under Inställningar->Tjänster->Välj tjänst->Marknadsplats.
Kräv betalning vid onlinebokning av alla kunder
Om du upplever ett problem med no shows och inte vill kräva inloggning för att göra en bokning kan du aktivera förbetalning för alla kunder.
Detta går att göra för alla eller enskilda tjänster.
På alla tjänster: aktivera krävande förbetalning per användare.
Det görs under Inställningar->Användare->Välj användare->Avancerade inställningar.
På enskilda tjänster: aktivera krävande förbetalning per tjänst.
Det görs under Inställningar->Tjänster->Välj tjänst->Marknadsplats.
Fakturera uteblivna besök eller sena avbokningar
Om inte kunden betalar online så kan kunden utebli från besöket utan att du får betalt.
Du kan skicka en faktura, men du är fortfarande inte garanterad inkomst.
Vi rekommenderar alltid förbetalning (som finns beskrivet ovan).
För att kunna fakturera för uteblivet besök så går du till Admin och väljer Betalningar. Välj Betalningsmetoder, så kan du lägga till No show-fakturering i listan.
För att sedan faktuera ett uteblivet besök så väljer du Nej på Kom kunden och Sparar.
Nu kan du klicka upp bokningen igen och välja att Gå till kassan. No show-faktura finns bland betalsätten. Slutför köpet, så skickar vi fakturan till kunden via e-post.
Tänk på att du i regel enbart får ta betalt för de kostnader som det uteblivna besöket har orsakat dig. Inte eventuellt outnyttjat material.
Följ upp no show-fakturor
Uppföljning
Under Administration > Rapporter & export > Fakturor > No show-fakturor kan du sen följa ärendets utveckling. Eventuella meddelanden mellan oss och din kund, hur många mail som nått fram/öppnats, om behandlingen är betald etc.
Du kan även välja att dra tillbaka en faktura om ex. kunden betalar beloppet på plats hos dig. För att göra detta gör man ett vanligt felslag.
Det går att avboka tiden efter att no show-fakturan har skickats via kassan, ifall man t.ex. har fakturerat för sen avbokning. Tänk dock på att du då i regel ska dra tillbaka fakturan om du lyckas fylla tiden, då den sena avbokningen inte längre lett till en förlust.
Obs! Kom ihåg att det är upp till dig att kontrollera att beloppet som skall faktureras överensstämmer med dina bokningsregler. Använd med fördel Allmänna villkor-fältet under Inställningar>Personal>Ditt namn>Avancerade inställningar för att förtydliga för kund vilka regler som gäller. Vid användning av Allmäna villkor-fältet måste kunden bocka i en checkbox att de godkänner dina villkor innan deras bokning kan genomföras.
Villkor för tjänsten No show-fakturering:
Definitioner
Tjänsten: Den no-show faktureringstjänst som tillhandahålls av Bokadirekt i Stockholm AB (“Bokadirekt”), vilket möjliggör för Utövaren att fakturera slutkunder som uteblivit från bokade besök utan att avboka inom föreskriven tid.
Utövaren: Den juridiska eller fysiska person som använder tjänsten för att fakturera slutkunder för uteblivna besök. Utövaren åtar sig att följa Bokadirekts allmänna villkor samt de kompletterande villkoren för no-show fakturering.
Slutkund: Den person som har bokat en tjänst hos Utövaren och som är föremål för no-show fakturering om denne uteblir från bokat besök utan att avboka inom föreskriven tid.
Bokadirekt: Bokadirekt i Stockholm AB, det företag som utvecklat och tillhandahåller Tjänsten, inklusive administration och support för no-show fakturering via sina plattformar.
Allmänt
Betalningsvillkor: Slutkunder har 15 dagar på sig att betala fakturan. Tre påminnelser skickas automatiskt: den första 7 dagar efter förfallodagen, och de följande två med 5 dagars mellanrum. Om betalning uteblir efter den sista påminnelsen kan ärendet gå vidare till inkasso.
Meddelanden: Eventuella meddelanden från slutkunder visas under No show-fakturor i Administration och Rapporter & Export.
Utövarens åtaganden
Bokningsregler: Utövaren ansvarar för att tydligt kommunicera bokningsregler och no-show-avgifter på hemsidan, bokningssidan och bokningsbekräftelsen.
Kontakt: Utövaren måste svara på kontakt från Bokadirekt inom 10 arbetsdagar, annars kan fakturan krediteras.
Tvist: Tjänsten bör användas i tydliga fall av uteblivna besök. Bokadirekt kan avsluta fakturaärenden vid tvist om de strider mot uppförandekod.
Missbruk av Tjänsten: Upprepade utskick av felaktiga fakturor kan leda till att tillgång till no show-fakturering tas bort.
Kontaktuppgifter: Utövaren ansvarar för att hålla e-postadressen korrekt i inställningarna.
Underlag: Utövaren måste uppfylla vissa villkor för att skicka en faktura, inklusive att slutkunden uteblev från ett bokat besök och inte har betalat avgiften eller avbokat tiden. Slutkunden måste också vara myndig och inte företrädas av en god man eller förvaltare.
Belopp: Utövaren ansvarar för att ange korrekt belopp som ska faktureras, vilket ska stämma överens med avbokningsreglerna och endast täcka förlorad arbetstid.
Beställning: No-show avgiften faktureras genom att markera bokningen som “Kom ej”, klicka på “Ta betalt” och slutföra köpet med “No-show faktura”.
Kontonummer: Utövaren ska ange kontonummer för utbetalningar under Admin -> Betalningar -> Utbetalningskonto.
Bestridande av Faktura: Om slutkund inkommer med korrekta underlag där de kan bestrida en utebliven faktura, har utövaren endast 5 dagar att besvara bestridandet. Om utövaren inte återkommer inom denna tid har Bokadirekt rätt att kreditera fakturan och debitera utövaren för den felaktiga fakturan enligt villkoren.
Bokadirekts åtaganden
Distribution: Distribuerar fakturan för no-show avgiften via samarbetspartnern Billogram.
Påminnelser: Skickar upp till tre betalningspåminnelser till slutkund om fakturan inte betalas.
Status på ärenden: uppdaterar löpande status på no-show-ärenden och eventuella slutkundmeddelanden i No-Show-listan under Administration -> Rapporter -> No-show.
Utbetalningar: Göra utbetalning av nettobeloppet till angivet konto efter betalning från slutkund, en gång i veckan på måndagar.
Avgifter och kostnader
Rörlig avgift / success fee: 30% av fakturerat belopp. Avgiften utgår endast i de fall slutkund betalar fakturan
No show-fakturor via e-post: Ingen kostnad
No show via brev: 15 kronor.
No show via sms: 5 kronor.
Återkallande: 50 kronor.
Inkassoavgift: 200 kronor fast avgift samt eventuella avgifter som tillkommer vid inkassoåtgärder.
Bokadirekts rätt, åtagande och ansvar
Kreditera fakturan om svar uteblir från utövare efter 10 arbetsdagar.
Avsluta fakturaärenden vid tvist om de strider mot uppförandekod.
Ta bort tillgång till no show-fakturering vid missbruk.
Kreditera felaktigt utskickade fakturor och debitera merchant 50 kronor för felaktig no-show.
Utövarens åtagande och ansvar
Tydligt kommunicera bokningsregler och no-show-avgifter.
Svara på kontakt från Bokadirekt inom 10 arbetsdagar.
Inkommer det ett underlag så gäller det 5 arbetsdagar för återkoppling.
Använd tjänsten endast i tydliga fall av uteblivna besök.
Undvika missbruk av tjänsten (till exempel felaktiga fakturor).
Hålla e-postadressen korrekt i inställningarna.
Uppfylla villkoren för att skicka faktura (kund uteblev, ej redan betalt, ej avbokat, myndig och utan god man eller förvaltare).
Ange korrekt belopp för fakturering, endast för förlorad arbetstid.
Fakturera no show-avgiften korrekt genom Bokadirekts system.
Ange korrekt kontonummer för utbetalningar.
Utövare får inte ersätta den missade bokningen med en ny bokning i samma tidslucka.