No shows är både frustrerande och kostsamt — andelen ligger mellan 2–10% beroende på bransch. En utebliven tid kan sällan fyllas med en ny kund, vilket innebär dubbel förlust: utebliven betalning från kunden som inte kom, och utebliven intäkt från en annan kund som hade kunnat boka.
Det enklaste sättet att minska no shows är att kräva betalning vid bokning. Om kunden inte dyker upp eller avbokar för sent kan du ta betalt för hela eller delar av besöket.
Glöm inte uppdatera era bokningsvillkor! Det är viktigt att tydligt ange att kunden kan debiteras vid sen avbokning eller uteblivet besök, och hur lång tid i förväg avbokning måste ske. Bokningsvillkor anger du under Inställningar > Användare > Avancerade inställningar > Bokningsvillkor.
Genvägar: Aktivera onlinebetalning · Kräv specifik kund att betala · Kräv nya kunder att betala · Kräv alla kunder att betala · Fakturera no show · Följ upp fakturor · Kreditera faktura · Inkasso · Villkor
Aktivera onlinebetalning
Om du inte redan har onlinebetalning aktiverat: gå till Admin > Betalningar > Betalningsmetoder. Dubbelkolla att rätt företag är valt och klicka på Lägg till.
Kräv en specifik kund att betala online
Har du en kund som ofta inte dyker upp? Du kan kräva att just den kunden betalar vid onlinebokning. Gå till Kunder → sök upp kunden → klicka in på kundkortet → Ändra info → aktivera Kräv förbetalning online.
Kräv nya kunder att betala online
No shows är vanligare bland nya kunder. Med den här inställningen måste nya kunder (vars e-postadress aldrig använts hos er) förbetala — era stamkunder kan fortfarande betala på plats.
Steg 1: Aktivera inloggning vid onlinebokning under Inställningar > Platser > Välj plats > Onlinebokning.
Steg 2, alternativ A — Alla tjänster: Aktivera förbetalning för nya kunder under Inställningar > Användare > Välj användare > Avancerade inställningar.
Steg 2, alternativ B — Specifika tjänster: Aktivera per tjänst under Inställningar > Tjänster > Välj tjänst > Marknadsplats.
Kräv alla kunder att betala online
Vill du kräva förbetalning av samtliga kunder, oavsett om de är nya eller inte?
Alla tjänster: Aktivera under Inställningar > Användare > Välj användare > Avancerade inställningar.
Enskilda tjänster: Aktivera per tjänst under Inställningar > Tjänster > Välj tjänst > Marknadsplats.
Fakturera uteblivna besök eller sena avbokningar
Vi rekommenderar alltid förbetalning — en faktura garanterar inte betalning. Fakturering är ett alternativ när kunden inte betalat online.
Aktivera no show-fakturering under Admin > Betalningar > Betalningsmetoder → lägg till No show-fakturering.
Så fakturerar du ett uteblivet besök:
Öppna bokningen och markera Nej på "Kom kunden?" → spara.
Klicka på bokningen igen och välj Gå till kassan.
Välj No show-faktura som betalsätt och slutför köpet — fakturan skickas till kunden via e-post.
Tänk på: du får i regel enbart ta betalt för förlorad arbetstid — inte för eventuellt outnyttjat material. Du kan fakturera no show upp till 30 dagar efter bokningen.
Följ upp no show-fakturor
Gå till Admin > Rapporter & Export > Fakturor > No show-fakturor för att se status, meddelanden mellan oss och kunden, och om fakturan är betald.
Det går att avboka tiden även efter att fakturan skickats — t.ex. om du fakturerat för sen avbokning. Tänk på att dra tillbaka fakturan om du lyckas fylla tiden, eftersom den sena avbokningen då inte längre medfört en faktisk förlust.
Kom ihåg: det är ditt ansvar att kontrollera att beloppet stämmer med dina bokningsregler. Ange alltid villkor tydligt under Inställningar > Användare > Avancerade inställningar > Bokningsvillkor — kunden måste godkänna dem vid bokning.
Kreditera no show-faktura
Vill du återkalla en faktura — t.ex. om kunden betalar på plats eller ni kommit överens om något? Gör ett felslag i kassan:
Gå till Kassa > Tidigare inslag.
Välj rätt datum om det gäller ett tidigare inslag.
Hitta inslaget, klicka på "..." och välj Felslag.
Du kan inte ändra en redan skickad faktura, men du kan göra ett felslag och sedan skapa en ny betalning om du vill.
Ta no show-faktura vidare till inkasso
Kontrollera först statusen på fakturan under Admin > Rapporter & Export > Fakturor > No-show. Står det "Samling" är fakturan redan skickad till inkasso. Eventuella meddelanden från kunden räknas som bestridande — har kunden bestridit kan vi inte ta den vidare.
För att skicka till inkasso: kontakta oss via chatten med kundens personnummer och adress (vi får inte hämta detta själva). Utan dessa uppgifter kan vi inte gå vidare.
Kostnader vid inkasso
Inkassoavgift: 200 kr. Om kunden betalar återfår du 180 kr som rabatt på nästa faktura — 20 kr behålls som administrationsavgift.
Bokadirekt drar 30% av det inkasserade beloppet vid utbetalning.
Extra avgifter kan tillkomma: adminavgift, efterbevakningsavgift, eller om kunden bestrider och ärendet går till domstol (kostnader du bär själv).
Rekommenderas ej för fakturor under 1 000 kr — ökade kostnader kan innebära att du nettomässigt går back.
Bokadirekt kan inte garantera att inkassobolaget driver in pengarna omedelbart. Om kunden saknar inkomst kan ärendet läggas på efterbevakning. Så fort kunden betalat hela skulden gör Bokadirekt utbetalning till dig.
Villkor för no show-fakturering
Definitioner
Tjänsten: Den no-show faktureringstjänst som tillhandahålls av Bokadirekt i Stockholm AB ("Bokadirekt"), vilket möjliggör för Utövaren att fakturera slutkunder som uteblivit från bokade besök utan att avboka inom föreskriven tid.
Utövaren: Den juridiska eller fysiska person som använder tjänsten. Utövaren åtar sig att följa Bokadirekts allmänna villkor samt kompletterande villkor för no show-fakturering.
Slutkund: Den person som har bokat en tjänst hos Utövaren och som är föremål för no-show fakturering om denne uteblir från bokat besök utan att avboka inom föreskriven tid.
Bokadirekt: Bokadirekt i Stockholm AB, det företag som utvecklat och tillhandahåller Tjänsten, inklusive administration och support för no-show fakturering via sina plattformar.
Allmänt
Betalningsvillkor: Kunden har 15 dagar på sig att betala. Tre påminnelser skickas automatiskt: 7 dagar efter förfallodagen, sedan med 5 dagars mellanrum. Sista påminnelsen skickas 32 dagar efter att fakturan skapades. Om betalning uteblir kan ärendet gå till inkasso.
Meddelanden: Eventuella meddelanden från slutkunden visas under No show-fakturor i Administration och Rapporter & Export.
Utövarens åtaganden
Tydligt kommunicera bokningsregler och no show-avgifter på hemsida, bokningssida och i bokningsbekräftelsen.
Använda tjänsten enbart i tydliga fall av uteblivna besök — undvika felaktiga fakturor, upprepade sådana kan leda till att tillgången tas bort.
Hålla e-postadressen för kontakt korrekt i inställningarna.
Fakturera korrekt belopp — enbart förlorad arbetstid, inte material.
Fakturera no show-avgiften via Bokadirekts system (markera bokningen som "Kom ej" → Ta betalt → No show-faktura).
Ange kontonummer för utbetalningar under Admin > Betalningar > Utbetalningskonto.
Villkor för att skicka faktura: kunden uteblev, har inte betalat avgiften, har inte avbokat, och är myndig utan god man eller förvaltare.
Utövaren får inte ersätta den missade bokningen med en ny i samma tidslucka.
Svara på kontakt från Bokadirekt inom 10 arbetsdagar — annars kan fakturan krediteras.
Bestridande av faktura: Om slutkund inkommer med korrekta underlag där de bestrider en faktura, har utövaren endast 5 arbetsdagar att besvara bestridandet.
Om utövaren inte återkommer inom denna tid har Bokadirekt rätt att kreditera fakturan och debitera utövaren för den felaktiga fakturan enligt villkoren.
Bokadirekts åtaganden
Distribuera fakturan via samarbetspartnern Billogram.
Skicka upp till tre betalningspåminnelser till kunden.
Uppdatera status löpande under Administration > Rapporter > No-show.
Betala ut nettobeloppet till angivet konto en gång i veckan på måndagar, efter att slutkunden har betalat.
Avgifter och kostnader
Rörlig avgift (success fee): 30% av fakturerat belopp — utgår bara när slutkunden betalat hela fakturan.
No show via e-post: Ingen extra kostnad.
No show via brev: 15 kr.
No show via SMS: 5 kr.
Återkallande: 50 kr.
Inkassoavgift: 200 kr. Vid betalning återfår du 180 kr som rabatt på nästa faktura; 20 kr behålls som administrationsavgift.
Standard leveranssätt är e-post. Önskas annat, meddela supporten efter att fakturan skapats.
Bokadirekts rätt och ansvar
Kreditera fakturan om svar uteblir från utövare efter 10 arbetsdagar.
Avsluta fakturaärenden vid tvist som strider mot uppförandekoden.
Ta bort tillgång till no show-fakturering vid missbruk.
Kreditera felaktiga fakturor och debitera utövaren 50 kr per felaktig no show.
Avgifter och Villkor gällande för inkasso från 2018-10-01. Äldre villkor (t.o.m. 2018-09-30).