I Bookingboard er underkonti beregnet til situationer, hvor en konto skal betales eller administreres af en anden person end medlemmet selv.
Det mest almindelige eksempel er en familieopsætning: En forælder (den primære konto) har brug for at administrere sit barns profil (underkontoen) for at kunne tilmelde dem hold, tjekke dem ind samt se og betale deres fakturaer.
Denne guide gennemgår, hvordan primære konti og underkonti fungerer sammen, herunder faktureringslogik, kommunikationsregler og hvordan du sætter dem op.
App-oplevelse og administration
Når en primær konto har en eller flere underkonti tilknyttet, får den primære bruger delegeret adgang til disse.
I Bookingboard-app'en har den primære konto mulighed for nemt at skifte mellem sin egen profil og sine tilknyttede underkonti. Når der er skiftet profil i app'en, kan forælderen foretage præcis de samme handlinger – såsom at booke, tjekke ind og betale fakturaer – som hvis de var logget direkte ind på selve underkontoen.
Fakturerings- og betalingslogik
For at bibeholde nøjagtig bogføring og sporbar dokumentation følger Bookingboard specifikke regler for fakturering og betalingsindkrævning, når der er underkonti involveret.
Fakturaejerskab: Selvom det er den primære konto, der betaler, vil fakturaer for underkontoens medlemskab altid blive udstedt i underkonto-holderens navn (f.eks. barnets navn). Dette sikrer en tydelig og sporbar dokumentation af, hvem købet reelt er foretaget af.
Betalingshåndtering: Når systemet forsøger at indkræve en betaling for en underkonto, følger det et fast hierarki:
Betingelse | Kort der trækkes fra |
Den primære konto har et tilknyttet betalingskort | Den primære kontos betalingskort |
Den primære konto har INTET tilknyttet betalingskort | Underkontoens betalingskort (såfremt et er tilknyttet) |
E-mails og systemkommunikation
En konto skal have en unik e-mailadresse for at kunne blive oprettet i Bookingboard. Systemet har dog indbyggede løsninger til børn, der ikke har deres egen e-mail, samt regler for at sikre, at forældrene modtager vigtig information.
Generering af e-mail
Online salgsside: Hvis en forælder opretter sit barn som en underkonto på centerets salgsside og ikke oplyser en e-mailadresse, vil Bookingboard automatisk generere en fiktiv e-mailadresse til kontoen.
Admin Dashboard: Ved manuel oprettelse af en underkonto i dashboardet er det muligt at generere en fiktiv e-mailadresse direkte i oprettelsesformularen, efter man har sat kryds ved, at det er en underkonto.
Kommunikationsregler
For at sikre, at betaleren eller administratoren altid er informeret, videresender Bookingboard specifikke e-mails til den primære konto:
Økonomisk kommunikation: Al økonomisk kommunikation til en underkonto vil også blive sendt til den primære konto. Dette inkluderer fakturaer, kreditnotaer, betalingskvitteringer og betalingspåmindelser.
Nyhedsbreve: Markedsføring og nyhedsbreve tiltænkt underkontoen vil også blive sendt til den primære konto, såfremt medlemmet (på underkontoen) er under 18 år.
Sådan opretter du en underkonto
Når du skal opsætte en familie eller tilføje en underkonto, skal du oprette underkontiene individuelt og tilknytte dem til hovedprofilen.
Gå til Nyt Medlem:
Fra hoveddashboardet, gå til Members → Memberships → New Member.
Indtast personlige oplysninger:
Udfyld kontakt- og personoplysninger for personen på underkontoen (f.eks. barnet).
Aktivér underkonto-status:
Rul ned til sektionen med kontoindstillinger og sæt kryds i boksen "Is Sub-Account".
Generer en e-mail:Hvis medlemmet ikke har sin egen e-mailadresse.
Brug funktionen i formularen til at generere en e-mailadresse til profilen.
Tilknyt til den primære konto:
Vælg den udpegede hovedkonto (f.eks. forælderen) fra rullelisten Main Account.
Gem:
Klik på Save. Gentag denne proces for hver ekstra underkonto, der skal tilknyttes den pågældende hovedkonto.