ניהול טפסים במערכת

רובריקת ניהול הטפסים במערכת מרכזת את כל סוגי הטפסים שבעלי עסקים עשויים להציג ללקוחות: הצהרת בריאות, תקנון, וטפסים דינאמיים בהתאמה אישית. כל אחד מהטפסים משרת מטרה אחרת החל בהצהרת כשירות לפעילות גופנית ועד לאיסוף אישורים נוספים בהתאם לצרכים הספציפיים של העסק. ניתן ליצור, לערוך ולשלוח טפסים אלו בקלות מתוך המערכת, ולעקוב אחר החתימות באופן מסודר.

הצהרת הבריאות מוצגת ללקוח בעת התחברות ראשונית לאפליקציית המתאמנים, ומטרתה לקבל את אישורו כי הוא כשיר לפעילות גופנית. קיימת גרסת ברירת מחדל שניתנת לעריכה, וכן ניתן ליצור גרסה חדשה שתיכנס לתוקף לכלל הלקוחות גם אלו שכבר חתמו בעבר.

כדי להקים גרסה חדשה יש להיכנס ל: הגדרות > ניהול טפסים > הצהרת בריאות > צור טופס חדש > הזנת הטקסט ושמירה.
​

התקנון הוא טופס חובה שמוצג ללקוח בכניסתו הראשונה לאפליקציה, ומכיל את כללי ההתנהלות בעסק כמו מדיניות ביטולים, גבולות התנהגות ועוד. בניגוד להצהרת הבריאות, התקנון לא מגיע עם תבנית מוכנה ויש ליצור אותו מהתחלה.

יצירת תקנון חדש מתבצעת דרך: הגדרות > ניהול טפסים > טפסים דינאמיים > תקנון > צור טופס חדש > כתיבת התקנון ושמירה.

אם רוצים לחייב את כלל הלקוחות לחתום מחדש על גרסה חדשה, יש ללחוץ על גלגל השיניים ליד שם התקנון > לסמן את האפשרות "חייב את כל הלקוחות לחתום מחדש" ולהגדיר אותה ככן.
​

טפסים דינאמיים מאפשרים ליצור טפסים מותאמים אישית עבור שימושים שונים כמו אישורי הורים, טפסי הסכמה משפטיים, והצהרות למיניהן. הם אינם מוצגים אוטומטית ללקוח, ויש לשלוח אותם ידנית.

יצירת טופס דינאמי נעשית באופן הבא: הגדרות > ניהול טפסים > טפסים דינאמיים > לחיצה על + בתחתית המסך > מילוי כותרת ותוכן הטופס > שמירה.

לאחר השמירה יופיע ליד שם הטופס אייקון של שתי לולאות. לחיצה עליו תציג את רשימת הלקוחות, ובצד כל שם לקוח יופיע כפתור קישור, בלחיצה עליו מועתק הקישור לשליחה ללקוח דרך כל ערוץ שתרצו. לאחר מילוי הטופס על ידי הלקוח הוא ישוייך אוטומטית ללשונית טפסים בכרטיס הלקוח במערכת.

חובת חתימה מחודשת:

בהצהרת הבריאות ובתקנון ניתן להחיל את החתימה החדשה על כלל הלקוחות, גם אם כבר חתמו בעבר. ההגדרה מופיעה בעת שמירת הטופס בסימון "האם לחייב את כל הלקוחות לחתום מחדש".

התראות על תשובות רגישות:

ניתן להגדיר שאלות רגישות עם מענה שיגרור התראה במערכת לבעל העסק, כך שיוכל לטפל בהתאמה במקרים חשובים.
​

הוספת שאלה עם התראה לבעל העסק:

אם רוצים לקבל התראה כאשר לקוח עונה תשובה מסוימת (למשל: "האם אובחנת בעבר עם בעיות לב?"), יש להיכנס ל: הגדרות > ניהול טפסים > הצהרת בריאות > צור טופס חדש או עריכת גרסה קיימת > + שאלה חדשה > הזנת השאלה > בחירת סוג תשובה "בחירה אחת" > הזנת התשובות האפשריות > סימון "נימוק" ו"להתריע" ליד התשובה שרוצים לקבל עליה התראה > שמירה.
​

בכל אחד מסוגי הטפסים ניתן לערוך את הגרסה הנוכחית או ליצור גרסאות חדשות. בטפסים הקבועים הצהרת בריאות ותקנון תהליך העריכה נעשה מתוך המסך הייעודי ומתעדכן בצורה אוטומטית אצל כלל הלקוחות שיחתמו עליו מרגע העדכון, ובטפסים הדינאמיים ניתן לערוך את תוכן הטופס ולשלוח אותו מחדש לכל לקוח רלוונטי לפי הצורך.

איך אפשר לבדוק מי מהלקוחות עדיין לא חתם על טופס מסוים?

האם ניתן לשנות טופס אחרי שלקוחות כבר חתמו עליו?

מה קורה אם לקוח עונה על שאלה שדורשת התראה?

האם ניתן לשייך טופס מסוים לקבוצת לקוחות בלבד?

האם הלקוח יכול למלא טופס יותר מפעם אחת?

מה ההבדל בין גרסה חדשה לעריכה של טופס קיים?

האם ניתן לבטל תוקף של טופס קודם לאחר עדכון?

האם אפשר לשכפל טופס דינאמי ולהשתמש בו כבסיס לטופס חדש?

האם ניתן להוסיף תמונה או קובץ לטופס?

ניתן לעדכן את ההרשאות הרלוונטיות תחת צוות> ניהול משתמשים במערכת.