לדלג לתוכן הראשי

שיבוץ קבוע ללקוח

המאמר מסביר כיצד לשבץ לקוח לשיעור קבוע מתוך היומן ולנהל את השיבוץ , כולל תנאים, דגשים והגדרות מתקדמות הקשורות לשיבוץ קבוע במערכת.

מערכת avatar
נכתב על ידי מערכת
עודכן השבוע

🔍 סקירה כללית

שיבוץ קבוע מאפשר לך לשייך לקוח לשיעור שבועי קבוע ביומן באותו יום ושעה, וללא צורך בהזנה חוזרת. מדובר בפתרון מצוין עבור לקוחות שמבקשים להשתלב בשגרה קבועה של פעילות.

השיבוץ מתבצע מתוך חלונית השיעור ביומן, ומרגע שבוצע ניתן לעקוב אחריו, לערוך או לבטל אותו מתוך כרטיס הלקוח. כדי שהשיבוץ יתבצע על הלקוח להיות משויך למנוי פעיל שתואם את סוג השיעור.


🚀 איך לבצע שיבוץ קבוע ולנהל אותו

כדי לבצע שיבוץ קבוע, היכנסו ליומן > לחצו על השיעור הרלוונטי > בחרו בכפתור "שיבוץ לקוח" בצד שמאל בתחתית החלונית > בחרו את הלקוח מתוך הרשימה.

במידה וללקוח יש מנויים פעילים שתואמים את השיעור, הם יוצגו בחרו את המנוי הרצוי.

בשלב הבא, בחרו באופציית שיבוץ "סדרה" > לאחר מכן, הגדירו את אופן השיבוץ: ללא הפסקה / לפי טווח תאריכים / לפי מספר מפגשים > לחצו על "שמור" לסיום.

בכדי לנהל שיבוץ קיים, היכנסו לכרטיס הלקוח > לשונית "שיבוץ קבוע".

שם תוכלו לראות את כל פרטי השיבוץ הפעיל: שם השיעור, היום והשעה, סוג המנוי אליו משויך השיבוץ, טווח התאריכים אם קיים, והאם מדובר בכרטיסיה עם יתרת כניסות או במנוי תקופתי.

מתוך אותו אזור תוכלו ללחוץ על "נהל שיבוץ" ולבצע שינויים: להסיר את השיבוץ לגמרי, לבטל שיעורים ספציפיים בטווח תאריכים מסוים, להחליף את המנוי המשויך במידה ויש ללקוח יותר ממנוי אחד פעיל, או להיכנס לחלונית השיעור לצפייה בפרטים נוספים.


⚙️ הגדרות מתקדמות ודגשים חשובים

תנאים לשיבוץ קבוע

על מנת לשבץ לקוח לשיבוץ קבוע עליו להיות משויך למנוי פעיל כלשהו, בין אם מדובר במנוי תקופתי, כרטיסיה, או הוראת קבע, ללא מנוי פעיל לא ניתן לבצע את השיבוץ.

התנהלות שוטפת

שיבוץ קבוע מתבצע בצורה מחזורית ואוטומטית - ללא הפסקות. לכן, כשמשייכים לקוח לכרטיסיה או למנוי תקופתי (שאינם מתחדשים אוטומטית), מומלץ לשבץ אותו לפי כמות מוגדרת של מפגשים כדי למנוע מצב בו תתבצע חריגה ממספר הכניסות המותרות.

במידה והמנוי מסתיים ולא מתבצעת חידוש, המערכת תמשיך לשבץ את הלקוח ותרשום חריגה עד להסרת השיבוץ או רכישת מנוי חדש.

משך שיבוץ והארכה אוטומטית

ברגע שהגדרת שיבוץ קבוע מסוג "סדרה", המערכת תשבץ את הלקוח לחצי שנה קדימה. בתום תקופה זו, השיבוץ יתחדש אוטומטית לעוד חצי שנה, וכן הלאה ללא צורך בהזנה מחודשת.

מעבר שיבוץ בעת חידוש מנוי

במקרים שבהם ללקוח יש מספר מנויים פעילים המערכת תאפשר לבחור בעת השיבוץ ביומן לאיזה מנוי לשייך את השיבוץ הקבוע. לאחר רכישת מנוי חדש שמתאים לאותו סוג שיעור, המערכת תעביר אוטומטית את השיבוץ למנוי החדש ללא צורך בביצוע פעולה נוספת.

שימו לב: עברת השיבוץ מהמנוי הנוכחי למנוי חדש מתבצעת באופן אוטומטי, במידה ובעל העסק מעוניין לשייך את השיבוץ למנוי אחר ניתן לעשות זאת מתוך כרטיס הלקוח> שיבוץ קבוע> נהל שיבוץ>נהל> בחירת המנוי ושמירה.

ביטולים ותחזוקה שוטפת

לקוח יכול לבטל שיעורים בודדים מהשיבוץ הקבוע דרך האפליקציה, אך לא להסיר את השיבוץ כולו.

רק בעל העסק, יכול לבטל לחלוטין את השיבוץ על ידי כניסה לכרטיס הלקוח > שיבוץ קבוע > נהל שיבוץ > הסר שיבוץ > ולאשר את ההסרה.

במידה ויש צורך לבטל שיעורים מסוימים בלבד ניתן להיכנס לכרטיס הלקוח > שיבוץ קבוע > נהל שיבוץ > נהל > לשנות את סטטוס השיבוץ ל"בוטל" > לבחור ביטול לפי טווח תאריכים או ביטול של שיעור בודד> ולשמור.

רישום בפועל ונוכחות

השיבוץ הקבוע יופיע בריכוז השיעורים, אך ייכנס בפועל למנוי רק כאשר יתבצע סימון נוכחות על הלקוח, או שהשיעור יעבור לסטטוס "הושלם".

ממתין בשיבוץ קבוע

ניתן לשנות ללקוח את הסטטוס בשיבוץ הקבוע לסטטוס ממתין קבוע כך שהלקוח יהיה רשום להמתנה בשיעורים על ידי כניסה לכרטיס הלקוח> שיבוץ קבוע>ערוך שיבוץ קבוע>נהל שיבוץ קבוע> נהל שיבוץ ליד השיבוץ הקרוב ביותר>שינוי סטטוס לממתין/ה> עריכה כסדרה-כן ערוך את כל השיבוצים מחיוב זה והלאה> שמור.


ובמידה ומתפנה מקום בשיעור שנמצא בטווח התאריכים של המנוי הלקוח יקבל התראה על שיבוץ מרשימת ההמתנה ויוכל לבחור האם להשתבץ או לא, במידה והשיעור שהתפנה לא נמצא בטווח התאריכים של המנוי הנוכחי הלקוח ישובץ לשיעור בשיבוץ קבוע רגיל באופן אוטומטי ויוכל לבטל באופן עצמאי מאפליקציית המתאמנים במידת הצורך.


שאלות נפוצות

מה קורה אם לקוח עם שיבוץ קבוע לא מחדש מנוי?

במידה ולקוח משובץ לשיעור בשיבוץ קבוע אך לא מחדש את המנוי שהשיעור משוייך אליו השיבוץ ימשיך להתבצע, אך המערכת תסמן חריגה עד להסרת השיבוץ או חידוש המנוי.

האם אפשר לבחור לכמה זמן לבצע את השיבוץ?

כן, ניתן לבחור בין שיבוץ קבוע פתוח שלא מפסיק, שיבוץ בטווח תאריכים, או שיבוץ לפי מספר מפגשים.

מה ההבדל בין שיבוץ לסדרה לבין שיבוץ רגיל?

שיבוץ לסדרה יוצר מחזוריות קבועה של שיעורים, בעוד שיבוץ רגיל מתייחס למפגש בודד.

איך אפשר לדעת לאיזה מנוי משויך השיבוץ?

בכרטיס הלקוח> שיבוץ קבוע>ערוך שיבוץ קבוע> נהל שיבוץ,

יוצג שם המנוי יתרות ותוקף ניתן גם להחליף מנוי במידה וקיימים נוספים.

מה קורה אם לקוח מפסיק להגיע לשיעורים?

אם לקוח משובץ לשיעור קבוע אך מפסיק להגיע, השיבוץ עדיין יישאר פעיל. תוכלו לעקוב אחר הנוכחות דרך רשימת השיעורים, ולהחליט אם להסיר את השיבוץ, לבטל שיעורים עתידיים או לפנות ללקוח בהתאם למצב.

איך ניתן לראות את כל הלקוחות שיש להם שיבוץ קבוע לשיעור מסוים?

היכנסו לחלונית השיעור ביומן שם תוצג רשימת המשתתפים, כולל לקוחות עם שיבוץ קבוע לקוחות אלו יסומנו בהתאם עם אייקון של שני חצים כחולים, ותוכלו לזהות אותם בקלות.

מה לעשות אם לקוח מבקש לעבור לשיעור ביום אחר?

היכנסו לכרטיס הלקוח > שיבוץ קבוע > הסירו את השיבוץ הקיים > גשו לשיעור החדש ביומן > בצעו שיבוץ מחדש בהתאם למועד החדש.

מה המשמעות של הודעת "חריגה במנוי" בשיבוץ קבוע?

אם מופיעה הודעת חריגה, המשמעות היא שהשיבוץ בוצע למרות שאין ללקוח יתרה מתאימה במנוי תוכלו לבחור אם להסיר את השיבוץ או לעדכן את הלקוח על מנת שירכוש מנוי חדש.

האם ניתן לשבץ לקוח לשני שיעורים שונים באותו שבוע?

בהחלט, לא קיימת הגבלה על מספר השיבוצים הקבועים שיכולים להיות ללקוח אך יש לשים לב שכמות השיבוצים לא חורגת ממגבלות המנוי שברשותו.

האם הלקוחות מקבלים תזכורת גם על שיעורים קבועים?

כן השיבוץ הקבוע זהה להרשמה רגילה לשיעור והלקוחות יקבלו תזכורת לפי ערוץ ההתראה שנבחר (SMS, אפליקציה וכדומה).

מה קורה במקרה של שינוי בשעת השיעור?

אם תעבירו שיעור לשעה או יום אחר, השיבוצים הקבועים הקיימים יעודכנו אוטומטית לפי השינוי בשיעור עצמו.

איך מבטלים שיבוץ קבוע רק לתקופה מסוימת (למשל חגים או חופשה)?

היכנסו לכרטיס הלקוח > שיבוץ קבוע > נהל שיבוץ > בחרו "שינוי סטטוס" > סמנו "בוטל" > הגדירו טווח תאריכים מדויק > שמרו. כך תבטלו זמנית את השיבוץ מבלי למחוק אותו לגמרי.



👥 הרשאות וגישה

פעולה

הרשאה נדרשת

צפייה ביומן

יומן > הצגת יומן

שיבוץ מתאמן לשיעור

יומן >שיבוץ מתאמן

ניתן לעדכן את ההרשאות הרלוונטיות תחת צוות> ניהול משתמשים במערכת.


האם קיבלת תשובה לשאלתך?