🔍 סקירה כללית
הוראת קבע במערכת נועדה לאפשר גבייה חודשית אוטומטית מהלקוח על סמך מנוי קבוע שנקבע מראש במחירון, ברגע שמבצעים שיוך של הוראת קבע ללקוח, המערכת מחייבת אותו בתאריך קבוע בכל חודש, ויוצרת לו מנוי חדש בהתאמה. כך ניתן לוודא שהשירות נמשך מבלי שהלקוח צריך לחדש את המנוי בעצמו או על ידי הצוות, בנוסף ניתן להתאים את תאריך החיוב, להקפיא את המנוי, לעדכן את אמצעי התשלום, ולבצע זיכוי או ביטול מבלי לפגוע ברציפות השירות או בניהול הכספים.
🚀 איך לבצע את הפעולה
יצירת מנוי מסוג הוראת קבע במחירון
כדי שנוכל לשייך הוראת קבע ללקוח, קודם עלינו להגדיר את המנוי הרלוונטי במחירון, מנוי זה יקבע את הסכום לחיוב, תוקף המנוי, מגבלות השימוש וכל תנאי השירות שהמנוי יעניק.
מחירון > לחיצה על כפתור + בצד שמאל למטה > מנוי חדש > בחרו סוג מנוי: הוראת קבע > הגדירו את הסכום, התקופה, מגבלות השימוש ותוקף המנוי > שמור
הסכום שציינתם יהיה זה שיחוייב מדי חודש באופן אוטומטי, כל שינוי שתבצעו כאן ישפיע על המנויים שיבחרו בהמשך אך לא על המנויים הקיימים.
שיוך הוראת קבע ללקוח דרך כרטיס הלקוח
ניתן לשייך הוראת קבע ישירות מתוך כרטיס הלקוח, ובכך לאפשר גבייה מתוזמנת מראש עם פתיחת מנוי באופן אוטומטי.
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > הוסף הוראת קבע חדשה
בשלב זה יוצגו שלוש אפשרויות:
הוראת קבע מוגבלת בחזרות - מיועדת למסלולים עם סיום אוטומטי (למשל, חיוב ל־6 חודשים בלבד). מתאימה למי שמעוניין בגבייה חודשית אך לא במנוי במנוי מתחדש ללא הגבלת חזרות.
הוספת כרטיסייה בהוראת קבע - אם ברצונכם שמדי חודש תיפתח ללקוח כרטיסייה חדשה (למשל, 10 כניסות לחודש), ללא תוקף קבוע.
הוספת מנוי הוראת קבע (דרך הקופה) - מעביר לקופה, ושם בוחרים את המנוי שהוגדר מראש במחירון.
לאחר הבחירה, ממשיכים למילוי פרטים (תאריך התחלה, תנאים), והמערכת תבצע את החיוב הראשון.
חשוב לדעת: תאריך החיוב הראשון קובע את תאריך החיוב החודשי הקבוע (למשל: אם שויכה הוראת קבע ב־5 לחודש, החיוב יתבצע בכל 5 לחודש וכך גם תוקף המנוי מ5 לחודש ל5 של החודש שלאחריו וכן הלאה).
⚙️ הגדרות מתקדמות
שינוי תאריך חיוב עתידי של הוראת קבע
במידה ויש צורך לדחות או להקדים את מועד החיוב עקב הקפאה או העדפה אישית ניתן לעדכן את תאריך החיוב הבא וישירות להשפיע גם על החיובים הבאים.
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב (העליון בדרך כלל) > שינוי התאריך > בחר "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > כן > שמור
המערכת תעדכן את התאריך גם עבור כל המחזורים העתידיים של ההוראה.
הקפאת מנוי הוראת קבע ודחיית החיוב
אם הלקוח מבקש הפסקה זמנית יש לטפל הן במנוי עצמו והן בהוראת הקבע כדי לשמור על סנכרון ולא לגרום לפתיחת מנויים מיותרים או כפולים.
כרטיס לקוח > מנויי לקוח > לחיצה על מנוי הוראת הקבע > פעולה לביצוע: הקפאה > בחירת טווח תאריכים > שמירה
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב הקרוב > שינוי תאריך החיוב בהתאם (למשל דחייה ב־10 ימים) > האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה? > כן > שמור
כך יווצר סנכרון בין סיום ההקפאה לבין פתיחת המנוי הבא.
שינוי כרטיס אשראי בהוראת קבע קיימת
במידה והלקוח מעוניין לעדכן את אמצעי התשלום, נדרש להצפין כרטיס חדש ולשייך אותו להוראת הקבע.
על מנת להצפין נכנס לכרטיס לקוח > חיובים > שמירת כרטיס אשראי > הצפן כרטיס אשראי > מילוי פרטי כרטיס > שמירה
לאחר מכן על מנת לעדכן את אמצעי התשלום נכנס לכרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > כן > הצג הגדרות מתקדמות > אשראי > בחירת כרטיס חדש > שמירה
הכרטיס החדש ייכנס לתוקף כבר מהחיוב הקרוב.
החלפת מנוי במהלך החודש
אם לקוח מעוניין לעבור למסלול אחר באמצע תקופה, ניתן לעדכן את ההוראה הקיימת למנוי חדש יש לוודא שהשינוי נעשה ברמת "הוראת הקבע" כדי שהמערכת תחייב לפי המחיר החדש.
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב >האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה- כן> הצג הגדרות מתקדמות > משויך לפריט > בחירת המנוי החדש > שמור
שימו לב: במידה וקיים הפרש מחירים יש לוודא שהמחיר שונה בהתאם תחת רובריקת מחיר.
החל מהחיוב הקרוב יפתח ללקוח מנוי לפי המנוי הנבחר.
🔁 ניהול ועדכון תוכן קיים
ביטול חיוב או הוראת קבע מלאה
במידה ורוצים לבטל רק חיוב אחד (חד פעמי), או את כל ההוראה אפשר לקבוע את סטטוס החיוב כ"בוטל", ולבחור אם להחיל את הפעולה על כל התשלומים הבאים.
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב הקרוב > סטטוס חיוב: בוטל > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > לפי הצורך > שמור
ביטול מנוי פעיל שנוצר מהוראת קבע
כרטיס לקוח > רכישות לקוח > לחיצה על המנוי הרצוי > פעולה לביצוע: ביטול מנוי > ציון סיבה > שמירה
ביצוע זיכוי
ניתן לזכות לקוח על עסקה שבוצעה דרך הוראת קבע, גם באופן חלקי. תהליך הזיכוי כולל מעבר להנה"ח והחזר כספי.
כרטיס לקוח > הנה"ח > מסמכים > לחיצה על מסמך לחיוב> לחיצה על שלוש נקודות > החזר כספי > מעבר לקופה > הזנת סכום חלקי (אם צריך) > בחירת אמצעי תשלום (במידה ותבחרו זיכוי באשראי הפעולה מתבצעת מיידית) > הפקת חשבונית זיכוי > שליחה.
❓ שאלות נפוצות
מה ההבדל בין הוראת קבע רגילה למוגבלת בחזרות?
הוראה רגילה נמשכת עד שמבצעים לה ביטול הוראה מוגבלת מסתיימת אוטומטית לאחר מספר חיובים שהוגדר מראש.
איך ניתן לוודא שלא ייפתחו מנויים כפולים ללקוח בהקפאה?
יש להקפיא גם את המנוי וגם לדחות את החיוב הבא, כך שמועד החידוש יתבצע לאחר סיום ההקפאה.
אם מבצעים שינוי מנוי באמצע חודש, מה קורה לחיוב הנוכחי?
החיוב לא משתנה, אך המנוי הבא שייפתח יהיה כבר לפי המחיר והתנאים החדשים.
👥 הרשאות וגישה
פעולה | הרשאה נדרשת |
צפייה בכרטיס הלקוח | לקוחות> פרטי לקוח/כרטיס לקוח |
ניהול ועריכת הוראות קבע | לקוחות> ניהול הוראות קבע לקוח מכרטיס לקוח
|
ניתן לעדכן את ההרשאות הרלוונטיות תחת צוות> ניהול משתמשים במערכת.
