🔍 סקירה כללית
הוראת קבע במערכת נועדה לאפשר גבייה חודשית אוטומטית מהלקוח על בסיס מנוי קבוע שהוגדר מראש במחירון.
ברגע שמשייכים הוראת קבע ללקוח, המערכת מחייבת אותו בתאריך קבוע בכל חודש ויוצרת לו מנוי חדש בהתאמה — מבלי שהלקוח או הצוות נדרשים לחדש אותו ידנית.
ניתן להתאים את תאריך החיוב, להקפיא את המנוי, לעדכן אמצעי תשלום, ולבצע זיכוי או ביטול מבלי לפגוע ברציפות השירות.
שיוך הוראת קבע ללקוח
ניתן לשייך הוראת קבע ישירות מכרטיס הלקוח.
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > הוסף הוראת קבע חדשה.
יוצגו שלוש אפשרויות:
הוראת קבע מוגבלת בחזרות - לחיוב חודשי עם סיום אוטומטי לאחר מספר חזרות מוגדר. מתאימה למסלולים קצובים (לדוגמה: 6 חודשים בלבד).
הוספת כרטיסייה בהוראת קבע - מדי חודש תיפתח ללקוח כרטיסייה חדשה.
(לדוגמה: 10 כניסות לחודש) ללא תוקף קבוע.
הוספת מנוי הוראת קבע (דרך הקופה) - מעביר לקופה לבחירת המנוי שהוגדר מראש במחירון.
לאחר הבחירה, מלאו את פרטי ההתחלה והמערכת תבצע את החיוב הראשון.
חשוב: תאריך החיוב הראשון קובע את תאריך החיוב החודשי הקבוע.
לדוגמה — שיוך ב-5 לחודש יגרור חיוב בכל 5 לחודש, ותוקף המנוי יהיה מה-5 ועד ה-5 של החודש הבא.
עבור החיוב הראשון בהו״ק - לא ניתן לערוך את השדות הבאים -
• תאריך חיוב
• מנוי מקושר לחיוב הראשון
מכוון שבהוראת קבע המנוי הראשון נפתח בהתאם באופן מיידי , ולכן כל עריכה שמתבצעת לאחר מכן לחיוב הראשון לא תקפה עבור המנוי שכבר נפתח.
לכן במקרה הנ"ל יש לבטל את הוראת הקבע ולהקים מחדש בהתאם.
שינוי תאריך חיוב עתידי
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב > שינוי התאריך > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > כן > שמרו.
המערכת תעדכן את התאריך גם עבור כל המחזורים העתידיים.
הקפאת מנוי הוראת קבע
בהקפאה יש לטפל גם במנוי וגם בהוראת הקבע — כדי למנוע יצירת מנויים כפולים או מיותרים.
שלב 1 — הקפאת המנוי:
כרטיס לקוח > מנויי לקוח > לחיצה על מנוי הוראת הקבע > הקפאה > בחירת טווח תאריכים > שמרו.
טווח ההקפאה ניתן להגדרה קדימה בלבד — לא ניתן לבצע הקפאה רטרואקטיבית.
שלב 2 — דחיית החיוב הקרוב:
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב בשורה הראשונה > שינוי תאריך החיוב > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > כן > שמרו.
כך ייווצר סנכרון בין סיום ההקפאה לפתיחת המנוי הבא.
שינוי כרטיס אשראי בהוראת קבע קיימת
שלב 1 — הצפנת הכרטיס החדש:
כרטיס לקוח > חיובים > שמירת כרטיס אשראי > הצפן כרטיס אשראי > מילוי פרטים > שמרו.
שלב 2 — עדכון אמצעי התשלום בהוראה:
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע >
נהל חיוב בשורה הראשונה > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > כן >
הצג הגדרות מתקדמות > אשראי > בחירת הכרטיס החדש > שמרו.
הכרטיס החדש ייכנס לתוקף כבר מהחיוב הקרוב.
החלפת מנוי באמצע תקופה
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > כן > הצג הגדרות מתקדמות > משויך לפריט > בחירת המנוי החדש > שמרו.
אם קיים הפרש מחירים — וודאו שהמחיר עודכן בהתאם תחת רובריקת מחיר.
החל מהחיוב הקרוב ייפתח ללקוח מנוי לפי המנוי הנבחר.
ביטול חיוב או הוראת קבע
ביטול חיוב בודד או כל ההוראה:
כרטיס לקוח > חיובים > ניהול הוראות קבע > עריכת הוראת קבע > נהל חיוב > סטטוס חיוב: בוטל > "האם לערוך את כל החיובים מחיוב זה והלאה?" > לפי הצורך > שמרו.
ביטול מנוי פעיל שנוצר מהוראת קבע:
כרטיס לקוח > מנויי לקוח > לחיצה על שם המנוי > ביטול מנוי > ציון סיבה > שמרו.
ביצוע זיכוי\החזר כספי:
כרטיס לקוח > הנה"ח > מסמכים > לחיצה על מספר מסמך החיוב > שלוש נקודות > החזר כספי > מעבר לקופה > הזנת סכום (חלקי אם נדרש) > בחירת אמצעי תשלום > הפקת חשבונית זיכוי > שליחה.
👥 הרשאות וגישה
פעולה | הרשאה נדרשת |
צפייה בכרטיס הלקוח | לקוחות > פרטי לקוח / כרטיס לקוח |
ניהול ועריכת הוראות קבע | לקוחות > ניהול הוראות קבע לקוח מכרטיס לקוח |
ניתן לעדכן הרשאות תחת צוות > ניהול משתמשים במערכת.
❓ שאלות נפוצות
מה ההבדל בין הוראת קבע רגילה למוגבלת בחזרות?
הוראה רגילה נמשכת עד לביטול ידני.
הוראה מוגבלת מסתיימת אוטומטית לאחר מספר החיובים שהוגדר מראש.
איך מוודאים שלא ייפתחו מנויים כפולים בהקפאה?
יש להקפיא גם את המנוי וגם לדחות את החיוב הקרוב, כך שמועד החידוש יתאים לסיום ההקפאה.
אם משנים מנוי באמצע חודש - מה קורה לחיוב הנוכחי?
החיוב הנוכחי אינו משתנה.
המנוי החדש ייפתח החל מהחיוב הבא בלבד.