Was sind VeriFactu und TicketBai?
VeriFactu und TicketBAI sind Systeme zur Rechnungskonformität, die von den spanischen Steuerbehörden eingeführt wurden, um Rechnungen sicherer, nachvollziehbarer und fälschungssicher zu machen.
Der Hauptunterschied ist: VeriFactu gilt für den allgemeinen spanischen Steuerrahmen und wird von der nationalen Steuerbehörde (AEAT) verwaltet, während TicketBAI speziell für Unternehmen gilt, die den Steuerbehörden des Baskenlands unterliegen (Álava, Bizkaia und Gipuzkoa).
Beide Systeme sollen Steuerbetrug verhindern, indem sichergestellt wird, dass Rechnungen in einem konformen Format erstellt und übermittelt werden.
In diesem Leitfaden erklären wir dir, wie du die Integration mit VeriFactu oder TicketBai über Fiskaly aktivierst – unseren Fiskalpartner, mit dem du dein Rechnungssystem einfach, automatisch und sicher mit der spanischen Steuerbehörde verbindest.
Die Integration muss aktiviert werden. Wende dich bitte an deinen Account Manager, um sie zu aktivieren.
Einführung
Um deine Rechnungen signieren zu können, musst du alle folgenden Schritte und Voraussetzungen abschließen.
Rechnungen, die vor Abschluss dieser Schritte erstellt wurden, werden nicht automatisch gesendet. Du musst dies manuell erledigen.
Beachte, dass das System automatisch das richtige Formular (VeriFactu oder TicketBai) basierend auf der Firmenadresse in deinen Stripe-Informationen anzeigt.
Gemeinsame Schritte
Egal ob dein Unternehmen VeriFactu oder TicketBai unterliegt, du solltest zunächst diese ersten Schritte befolgen.
Um die Integration einzurichten, gehe zu Einstellungen > Abrechnung > Veri Factu/TicketBai.
Wenn du den folgenden Bildschirm siehst, bedeutet das, dass die Integration noch nicht aktiviert wurde. Wende dich an deinen Account Manager, um die Aktivierung anzufragen.
Sobald die Integration aktiviert ist, solltest du den folgenden Bildschirm sehen:
Für TicketBai wird der Abschnitt „Angaben zum Vertreter“ nicht angezeigt.
1. Richte dein bsport-Konto ein
Stelle zunächst sicher, dass du deine Stripe-Informationen korrekt eingerichtet und deine USt-IdNr. angegeben hast.
Gehe zu Einstellungen > Unternehmen.
Es kann etwas dauern, bis deine USt-IdNr. erkannt wird.
⚠️ Überprüfe deine USt-IdNr. sorgfältig, bevor du die Einrichtung abschließt.
Wenn du die Einrichtung abschließt, wird deine USt-IdNr. bei unserem Partner Fiskaly registriert. Diese Registrierung ist gesperrt: Auch wenn du deine USt-IdNr. später in bsport änderst, behält Fiskaly die bei der Einrichtung eingegebene Nummer bei.
Eine falsche USt-IdNr. führt dazu, dass jede Rechnungsübermittlung fehlschlägt. Wenn du nach der Einrichtung feststellst, dass die USt-IdNr. falsch ist, wende dich an deinen Account Manager.
2. Fortlaufende Nummerierung aktivieren
Falls dies nicht bereits während deines Onboardings erfolgt ist, musst du die fortlaufende Rechnungsnummerierung aktivieren. Folge dazu diesem Hilfeartikel.
Wichtig zu beachten:
Wenn deine fortlaufende Nummerierung heute beginnt, blockiert dich das System trotzdem, da die fortlaufende Nummerierung noch nicht aktiviert war. Du musst bis zum nächsten Tag warten, um fortzufahren.
Wenn deine fortlaufende Nummerierung im nächsten Monat beginnt, blockiert dich das System bis zum nächsten Monat, da die fortlaufende Nummerierung aktiv sein muss.
Spezifische Einrichtung
Je nach Firmenadresse musst du entweder die VeriFactu- oder die TicketBai-Schritte durchführen.
VeriFactu
1. Spanisches elektronisches Zertifikat
Der erste Schritt dieser Integration ist der Erhalt deines spanischen elektronischen Zertifikats. Folge dazu den Schritten hier 💡
Bitte beachte:
Kosten: 24 € (ohne Steuern)
Kann durchgeführt werden:
Vollständig online (erfordert die Installation spezieller Software), oder
Persönlich in einer AEAT-Behörde: https://sede.agenciatributaria.gob.es/
Geschätzte Dauer:
Online: wenige Stunden
Termin vor Ort: in der Regel innerhalb von ~1 Woche
Gültigkeit
Dein Zertifikat ist 2 Jahre gültig
Warum ist das erforderlich?
Damit Fiskaly Rechnungen im Namen deines Unternehmens bei VeriFactu einreichen kann, muss eine Vereinbarung zur sozialen Zusammenarbeit zwischen dir und Fiskaly unterzeichnet werden.
Diese Vereinbarung kann nur mit dem spanischen elektronischen Zertifikat des Unternehmensvertreters unterzeichnet werden.
2. Angaben zum Studio-Vertreter
Unter Einstellungen > Abrechnung > VeriFactu > Angaben zum Vertreter
Folgende Informationen müssen angegeben werden und müssen genau mit den Daten des elektronischen Zertifikats übereinstimmen:
Vollständiger Name
DNI / NIE
Adresszeile
Gemeinde
Land
Hinweis: Die folgenden Angaben müssen genau mit den Daten des elektronischen Zertifikats übereinstimmen.
3. Vereinbarung zur sozialen Zusammenarbeit
Sobald alles ausgefüllt ist, klicke auf Vereinbarung erstellen. Das System lädt und du solltest folgende Seite sehen:
Klicke auf PDF herunterladen
Signiere das PDF mit deinem spanischen elektronischen Zertifikat
Erfahre hier, wie es funktioniert: Artikel
Lade das signierte Dokument über PDF hochladen hoch
Lass das System laden. Sobald das Dokument genehmigt wurde, solltest du folgenden Bildschirm sehen:
Fertig! VeriFactu wurde erfolgreich eingerichtet und auf deinem Konto aktiviert.
Zu beachten: Du kannst die Angaben zum Vertreter jederzeit ändern oder eine neue Vereinbarung erstellen, indem du auf Bearbeiten klickst und den vorherigen Ablauf erneut startest.
TicketBai
Unter Einstellungen > Abrechnung > TicketBai
Klicke auf TicketBai konfigurieren
Der Registrierungsprozess für das Gerätezertifikat hängt von der Provinz deines Unternehmens ab.
Araba und Bizkaia
In Araba und Bizkaia muss das Gerätezertifikat bei den Steuerbehörden registriert werden, bevor TicketBAI in bsport aktiviert wird.
Das bedeutet, dass Rechnungen nicht an TicketBAI gesendet werden, bis du die Registrierung abgeschlossen und in bsport auf Einrichtung abschließen geklickt hast.
Rufe die Seriennummer deines Gerätezertifikats in bsport ab.
Registriere das Zertifikat bei deiner Steuerbehörde:
Kehre zu bsport zurück, aktiviere das Kontrollkästchen Ich habe abgeschlossen... und klicke auf Einrichtung abschließen.
Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, beginnt bsport damit, deine Rechnungen an TicketBAI zu senden.
Gipuzkoa
In Gipuzkoa muss das Gerätezertifikat nach dem Versand der ersten Rechnung an TicketBAI akzeptiert werden.
Das bedeutet, dass Rechnungen versendet werden, sobald du in bsport auf Einrichtung abschließen klickst.
Klicke in bsport auf Einrichtung abschließen.
Deine ersten Rechnungen werden automatisch an TicketBAI gesendet.
Rufe die Seriennummer deines Gerätezertifikats in bsport ab.
Nach Ausstellung der ersten Rechnung validiere dein Gerätezertifikat bei der Steuerbehörde von Gipuzkoa.
Du hast bis zu 1 Monat Zeit, um das Zertifikat zu validieren. Während dieser Zeit bleiben deine Rechnungen rechtlich konform.
Rechnungsberechtigung für VeriFactu/TicketBai
Eine Rechnung kann nur dann an VeriFactu/TicketBai gesendet werden, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die Rechnung ist offen oder eine Rückerstattungsrechnung
Das heißt, die Rechnung hat ein PDF
Zum Beispiel haben Abonnements Entwurfsrechnungen (für zukünftige Rechnungen), diese sind keine offenen Rechnungen
Das bedeutet nicht, dass die Rechnung bezahlt wurde
Die Rechnung ist nicht storniert
Die Rechnung stammt nicht aus einer Migration
Die Rechnung enthält mindestens eine Rechnungsposition
Die Rechnung ist keine Teilrückerstattung eines Zahlungspakets
Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, wird die Rechnung nicht an VeriFactu/TicketBai gesendet.
Signaturabläufe für Rechnungen
Bevor eine Rechnung an die Steuerbehörden gesendet wird, stellen wir zunächst sicher, dass sie die richtigen Informationen enthält. Rechnungen mit falschen Informationen werden von den Steuerbehörden abgelehnt und können nicht erneut gesendet werden. Deshalb führen wir vor dem Versand der Rechnungen eine erste Prüfung durch.
Hinweis: Alle Rechnungen, die vor Abschluss der vollständigen Integration erstellt wurden, werden nicht an die spanische Steuerbehörde gesendet.
Sobald das Onboarding abgeschlossen ist, werden berechtigte Rechnungen bei der Finalisierung automatisch an VeriFactu oder TicketBai gesendet.
Der Versand einer Rechnung kann:
Erfolgreich sein, oder
Fehlschlagen (bevor VeriFactu sie verarbeitet)
Dieser Status spiegelt die Fähigkeit wider, die Rechnung zu senden, nicht das endgültige Registrierungsergebnis.
Fehlgeschlagener Rechnungsversand
Für Rechnungen ≥ 400 € (inkl. Steuern) benötigen VeriFactu oder TicketBai Informationen zum Rechnungsempfänger (dem Mitglied).
Fehlende Angaben zum Empfänger sind die häufigste Fehlerursache. Folgende Informationen werden benötigt:
Land des Empfängers
Stadt
Postleitzahl
Bei spanischem Empfänger: NIF
Bei nicht-spanischem Empfänger: offizielles Ausweisdokument
Wenn Informationen fehlen:
Die Rechnung kann nicht gesendet werden
Du musst die fehlenden Informationen ergänzen
Gehe zurück zur Rechnung und klicke auf „Erneut versuchen“, um die Übermittlung erneut zu starten
⚠️ Wichtig: Wenn der erneute Versuch erfolgreich ist, aber falsche Daten angegeben wurden, kann die Rechnung von VeriFactu oder TicketBai abgelehnt werden und kann nicht erneut gesendet werden.
Erfolgreicher Rechnungsversand
Sobald eine Rechnung erfolgreich gesendet wurde, kann sie sich in einem der folgenden Zustände befinden:
Ausstehend
Die Verarbeitung durch VeriFactu kann bis zu 3 Minuten dauern
Der Status aktualisiert sich automatisch nach dem Neuladen
Registriert
Die Rechnung wurde korrekt bei den spanischen Steuerbehörden registriert
Abgelehnt
Die Rechnung wurde von VeriFactu nicht akzeptiert.
Häufige Gründe
Ungültiger Steuersatz
Ungültige spanische NIF (bei Rechnungen ≥ 400 €)
In diesem Fall ist es nicht möglich, die Rechnung erneut zu senden. Du solltest die fehlenden Informationen korrigieren, die betreffende Rechnung stornieren/erstatten und eine neue erstellen.
In allen Fällen
In allen drei Fällen:
Werden ein QR-Code und eine VeriFactu/TicketBai-URL zum Rechnungs-PDF hinzugefügt
Dies gewährleistet Nachvollziehbarkeit und Konformität
Rechnungen, die vor Abschluss des Onboardings finalisiert wurden
Rechnungen, die vor dem VeriFactu/TicketBai-Onboarding finalisiert wurden, werden nicht automatisch gesendet. Du kannst berechtigte Rechnungen manuell über die Rechnungsdetailseite senden.
Jede Rechnung muss einzeln gesendet werden
Ein automatischer Massenversand ist nicht verfügbar
Storno-(Rückerstattungs-)Rechnungen
Storno-Rechnungen folgen genau denselben VeriFactu/TicketBai-Abläufen wie reguläre Rechnungen. Eine Storno-Rechnung kann nur an VeriFactu/TicketBai gesendet werden, wenn:
Die Ursprungsrechnung selbst an VeriFactu gesendet wurde (auch wenn sie abgelehnt wurde)
Wenn die Ursprungsrechnung nie gesendet wurde:
Kann die Storno-Rechnung dennoch manuell über die Rechnungsdetailseite gesendet werden