Wat is het beste moment om de tijdelijke sluiting van je studio voor te bereiden?
Het beste moment om de sluiting van je studio voor te bereiden is zo vroeg mogelijk.
Het onderbreken van je abonnementen doe je het best de dag voor de sluiting.
In dit artikel zie je hoe je:
FACTURERING EN GELDIGHEIDSDATUMS VERSCHUIVEN
De geldigheidsdatums van je passen verlengen
De factuurdatum van je abonnementen verschuiven
GEPLANDE ACTIVITEITEN, WORKSHOPS EN AFSPRAKEN ANNULEREN
Activiteiten en workshops annuleren
Afspraken annuleren
Beschikbaarheden verwijderen
FACTURERING EN GELDIGHEIDSDATUMS VERSCHUIVEN
1. De geldigheidsdatums van je passen verlengen
> Ga naar "Producten" en vervolgens "Passen"
> Kies voor elke pas "VERLENG DE GELDIGHEID VOOR ALLE LEDEN".
> Datumbereik:
De vroegste datum: eerste dag van de studiosluiting
De laatste datum: sluitingsdag van de studio + duur van de sluiting
> Geef het aantal extra dagen op dat overeenkomt met de duur van de sluiting
> Voeg een opmerking toe die de sluiting toelicht
> Klik op "BEVESTIGEN" om op te slaan
Voorbeeld:
- Vakantie van 15/08/2022 tot 31/08/2022
- Datumbereik:
De vroegste datum: 15/08/2022
De laatste datum: 31/08/2022 + 17 dagen = 17/09/2022
- Aantal extra dagen: 17 dagen
2. De factuurdatum van abonnementen verschuiven
Om de factuurdatum van abonnementen te verschuiven, voeg je een pauze toe voor het aantal dagen van de sluiting:
> Ga naar "Producten" en vervolgens "Abonnementen"
> Kies voor elk contract "PAUZEER"
> Voeg de reden voor de sluiting toe
> Voer de datums van de studiosluiting in
startdatum (inbegrepen)
einddatum (inbegrepen)
> Klik op "CONTROLEER" om op te slaan
⚠️ LET OP - bijzondere gevallen:
Abonnementen waarvan de allereerste factuur binnen de datumperiode valt
Als een abonnement start binnen het opgegeven datumbereik, wordt de allereerste factuur verschoven naar het einde van de pauze.
Voorbeeld:
Als je je studio sluit van 15 december tot 1 januari en een abonnement begint op 20 december, wordt de startdatum van het abonnement verschoven naar 2 januari.
Abonnementen aangemaakt na het instellen van de pauze
Alle abonnementen die worden aangemaakt nadat de pauze is ingesteld, moeten handmatig worden gepauzeerd.
Om dit te voorkomen, raden we je aan om abonnementen "niet beschikbaar voor aankoop" te maken tussen het begin van de periode en het einde van je vakantie.
Voorbeeld:
Maak je abonnementen "niet beschikbaar voor aankoop" tussen 31/07/2022 en 31/08/2022.
Abonnementen met facturen die worden gefactureerd op de dag dat je de pauze instelt
In dit geval worden al die abonnementen niet meegenomen en wordt er geen pauze toegepast. De lijst wordt weergegeven bij het aanmaken van de pauze. Je moet de volgende dag elk abonnement handmatig pauzeren.
GEPLANDE ACTIVITEITEN, WORKSHOPS EN AFSPRAKEN ANNULEREN
Activiteiten en workshops annuleren
> Ga naar Agenda
> Klik op het tandwiel > Klik op "Groepsannulering"
> Kies het datumvak dat overeenkomt met de sluiting van je studio
⚠️ Waarschuwing: deze handeling is onomkeerbaar.
> Zet de weergave van geannuleerde sessies aan de klantzijde uit, en ook aan de managerszijde als je dat wenst. Ga naar "Instellingen" en vervolgens "Personalisatie" > "Agenda":
"Geannuleerde sessies weergeven in de agenda van je leden".
"Geannuleerde sessies weergeven in jouw agenda".
2. Afspraken annuleren
> Je moet alle afspraken handmatig annuleren, één voor één
3. Beschikbaarheden verwijderen
> Ga naar Rooster
> Selecteer voor elke dag de dag en kies "Beschikbaarheid verwijderen"
> Selecteer alle vestigingen en instructeurs
⚠️ TERUGKERENDE BOEKINGEN KUNNEN NOG STEEDS WORDEN AANGEMAAKT VOOR DEZE PERIODE
Als je na deze stappen terugkerende boekingen aanmaakt, kunnen deze nog steeds worden aangemaakt zonder beschikbaarheid. Verwijder handmatig alle terugkerende reserveringen die mogelijk zijn aangemaakt in de gesloten periode.
Activeer ook de optie in je afspraakinstelling: "De beschikbaarheden van alle correct geconfigureerde instructeurs en vestigingen worden automatisch beheerd":
