Met deze functie beheer je alle instructeurs die een vervanger nodig hebben. Met de vervangingstool kunnen afwezige instructeurs hun lessen aanbieden aan andere instructeurs, die zich dan als vervanger kunnen aanmelden. Zo beheer je de afwezigheid van je instructeurs eenvoudiger.
ℹ️ Dit is een add-on-functie. Neem contact op met je accountmanager om deze te activeren.
Stap 1: activeer de instructeur-weergave
Om deze functie te kunnen gebruiken, hebben je instructeurs toegang tot het instructeursgebied nodig.
Je kunt deze toegang standaard activeren voor al je nieuwe instructeurs via Instellingen > Instructeursgebied
Of je kunt dit per instructeur beheren, op het profiel van elke instructeur. Ga naar Instructeurs, kies je instructeur en activeer de schakelaar Instructeur-weergave
Stap 2: toegang tot vervangingsaanvragen
Bij Mijn Studio > Vervanging zie je alle vervangingsaanvragen
Je kunt aanvragen filteren op:
De instructeur, de vestiging, de activiteit, de categorie, de locatie (indien add-on)
Status van de aanvraag: laat, op tijd
Status van aanvragen: open of gesloten
De datum van de les
De informatie geeft aan:
Of de aanvraag op tijd of laat is gedaan
Of aanmeldingen open of gesloten zijn, en hoeveel instructeurs zich voor deze aanvraag hebben aangemeld
Stap 3: geef aan welke lessen je instructeurs kunnen geven
Vanuit het tabblad Instructeur:
Geef op het profiel van je instructeur, in de sectie Vervanging, aan welke activiteiten, workshops of categorieën je instructeur kan geven, en bij welke vestigingen.
Je kunt ervoor kiezen om de instructeur aan een disciplinegroep toe te wijzen (dan volgt deze de regels van die groep) of een aangepaste regel voor deze instructeur aan te maken.
Vanuit het tabblad Vervanging:
Op het tabblad Disciplinegroepen kun je groepen van instructeurs aanmaken, zodat je dit niet per instructeur hoeft in te stellen. Klik op Groep toevoegen
Kies een naam voor de groep, de lessen en categorieën die de instructeurs in deze groep kunnen geven, en de vestigingen waar ze kunnen lesgeven. Wijs instructeurs aan deze groep toe.
Wanneer een instructeur geschikt is bevonden voor een les, ontvangt deze een email, kan deze de bijbehorende vervangingsaanvragen bekijken en erop reageren.
Er is ook een overzicht beschikbaar van beschikbare instructeurs per discipline.
Stap 4: beheer de gedane aanvragen
Bekijk de details van de aanvraag en wijs een instructeur toe:
Klik op de pijl in de kolom Actie om de aanvraaginformatie te bekijken
De lijst met instructeurs die zich als vervanger voor de les hebben aangemeld, verschijnt. Klik op Toewijzen om een instructeur toe te wijzen. De gekozen instructeur wordt toegewezen aan de betreffende les
Aanvraag weigeren: je kunt een aanvraag weigeren met het kruisje in de kolom Actie
Let op: als je deze actie uitvoert, kan deze instructeur geen nieuwe vervangingsaanvraag meer indienen voor deze les.
Vervangingsgeschiedenis bekijken:
In de sectie Vervangingsgeschiedenis vind je alle lessen waarvoor de vervangingsaanvraag is afgerond.
Stap 5: beheer late aanvragen
Bij Instellingen > Instructeur-weergave > Vervangingsinstellingen
Bepaal het aantal dagen voor de start van de les waarbinnen een aanvraag als laat wordt beschouwd.
Stel een limiet in voor late aanvragen:
Activeer de schakelaar "Limiet voor late aanvragen" en geef aan hoeveel late aanvragen een instructeur maximaal mag doen. Geef ook de frequentie van deze limiet aan. Als de limiet wordt overschreden, kan de instructeur geen late vervangingsaanvragen meer indienen. De instructeur kan wel nog op tijd vervangingsaanvragen indienen.
Geef een sluitingsdatum voor aanmeldingen op, zodat je tijd hebt om te kiezen welke instructeur je aan de les toewijst. Bepaal het aantal dagen voor de start van de les waarin instructeurs zich niet meer kunnen aanmelden voor een vervangingsaanvraag
Sla je wijzigingen op.
Stap 6: verzet de sluitingsdatum voor aanmeldingen
Wanneer er een late aanvraag wordt gedaan, is de sluitingsdatum meestal al verstreken. Je kunt de sluitingsdatum voor deze specifieke les verlengen, zodat je instructeurs meer tijd hebben om zich aan te melden.
Ga naar Mijn Club > Klik op het klokicoon in de kolom Sluitingsdatum. Kies de nieuwe sluitingsdatum
Voor meer informatie over onze functies, bekijk deze sectie!